Klanten beheren

Je klanten staan centraal in alles wat je doet. Salonnare bewaart hun gegevens, hun bezoekgeschiedenis en voorkeuren op een plek -- zodat je altijd weet wie er in je stoel zit. Sinds 24 april 2026 is er een aparte versleutelde gezondheidsvault voor medische gegevens (zie hieronder).

Een klant zoeken

1. Ga naar Klanten in de zijbalk.
2. Begin met typen in de zoekbalk bovenaan.
3. Zoek op naam, e-mailadres of telefoonnummer.

Resultaten verschijnen terwijl je typt, waardoor je snel vindt wie je zoekt.

Een nieuwe klant toevoegen

1. Ga naar Klanten.
2. Klik op Klant toevoegen.
3. Vul de gegevens in:
   • Naam -- Voor- en achternaam.
   • E-mail -- Voor boekingsbevestigingen, bonnen en marketing.
   • Telefoon -- Een mobiel nummer voor contact.
   • Geboortedatum -- Optioneel, maar handig voor verjaardagsberichten.
   • Adres -- Optioneel.
4. Klik op Opslaan.

Dat is alles -- de klant staat in je systeem en is klaar om te boeken.

Een klantprofiel bekijken

Klik op een klant om het volledige profiel te openen. Het detailpaneel bundelt alles over deze klant:

• Contactgegevens -- naam, e-mail, telefoon, eventueel factuurnaam, labels en de loyalty-tier-badge.
• Auto-segmenten -- automatisch berekende badges (zoals slaper of hoge besteder), zie Loyalty-tiers en klantsegmenten.
• No-show-risico -- een indicator op basis van het no-show-patroon van de klant.
• Reminders-pauze -- zet alle geautomatiseerde booking-reminders voor deze klant aan of uit.
• Marketing-voorkeuren -- opt-in/opt-out per kanaal (sinds de Fase B compliance-update van 27 april 2026).
• Bezoekgeschiedenis -- de laatste bezoeken met datum en bedrag.
• Bonnen -- recente kassabonnen van deze klant.
• Formulieren -- ingevulde intake-formulieren (zie Formulieren).
• Foto-historie -- portfolio-foto's die aan deze klant zijn gekoppeld.
• Kleurformules -- vastgelegde kleur-recepten per klant.
• Gezondheidsvault -- aparte versleutelde sectie voor medische gegevens (zie verderop).
• Statistieken -- aantal bezoeken, totaal besteed en laatste bezoek.
• Winkelkrediet -- het tegoed-saldo en de tegoed-historie (alleen wanneer winkelkrediet is ingeschakeld).
• Cadeaubonnen -- cadeaubonnen op naam van deze klant met resterend saldo en vervaldatum.
• Notities -- interne notities, zichtbaar voor je hele team.

Onderaan het paneel staan de knoppen Bewerken, Exporteren en Klant verwijderen.

Notities toevoegen

Notities zijn een geweldige manier om klantvoorkeuren, eerdere gesprekken of behandeldetails te onthouden.

1. Open het klantprofiel.
2. Ga naar het onderdeel Notities.
3. Typ je notitie en klik op Opslaan.

Notities zijn zichtbaar voor je hele team, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Waarschuwingsnotities -- belangrijke meldingen

Sommige informatie is te belangrijk om te missen. Als een klant een allergie, medische aandoening of speciale vereiste heeft, kun je een waarschuwingsnotitie instellen.

1. Open het klantprofiel.
2. Zoek het veld Waarschuwingsnotitie.
3. Typ de waarschuwing (bijvoorbeeld "Allergisch voor latex handschoenen" of "Gevoelige hoofdhuid").
4. Sla op.

Waarschuwingsnotities verschijnen in felloranje wanneer iemand een boeking aanmaakt of bewerkt voor die klant. Ze zijn niet te missen.

Gezondheidsvault -- AVG artikel 9

Allergieen, medicatie, huidaandoeningen en andere gezondheidsgegevens zijn volgens AVG artikel 9 bijzondere persoonsgegevens. Salonnare bewaart die strikt gescheiden van je gewone klantnotities in een per-tenant versleutelde vault (AES-256-GCM met envelope-encryption per salon).

Werkwijze:

1. Open het klantprofiel.
2. Zoek de sectie Gezondheidsgegevens.
3. Eerste keer: de klant moet expliciet toestemming geven (consent-flow). Zonder consent kun je niets noteren.
4. Vraag de klant om uitdrukkelijk te bevestigen welke gegevens je mag vastleggen.
5. Tik op Notitie toevoegen -- geef onderwerp, datum en details.
6. Bijlagen (bv. foto van een patchtest) worden zelf ook versleuteld opgeslagen en zijn niet via een gewone URL bereikbaar.

Wie toegang heeft: alleen medewerkers met de rol-permissie gezondheidsnotities bekijken (in te stellen door de eigenaar). Platform-impersonatie kan deze data NIET inzien.

Bewaartermijn: standaard 12 maanden na de laatste afspraak, plus 30 dagen respijt. Daarna worden de notities geautomatiseerd verwijderd.

Zie Privacy en AVG voor de juridische context.

Labels

Labels helpen je om klanten in een oogopslag te organiseren en te herkennen. Je kunt labels maken zoals:

• "VIP"
• "Zwanger"
• "Nieuwe klant"
• "Jarig deze maand"

Voeg labels toe vanuit het klantprofiel. Ze verschijnen als gekleurde badges in de klantenlijst, waardoor het makkelijk is om belangrijke groepen te herkennen. Labels zijn bovendien het enige klant-kenmerk waarop je een campagne kunt filteren.

Klantgegevens bewerken

1. Open het klantprofiel.
2. Klik op Bewerken.
3. Pas aan wat je nodig hebt.
4. Klik op Opslaan.

Wijzigingen gaan direct in.

Een klant verwijderen

Als een klant vraagt om uit je systeem te worden verwijderd:

1. Open het profiel.
2. Klik op Klant verwijderen.
3. Bevestig.

De klant wordt direct uit je lijsten verborgen, maar de gegevens krijgen een respijttermijn van 30 dagen voordat ze definitief worden verwijderd. Dit geeft je tijd om het ongedaan te maken als het een vergissing was. Zie Privacy en AVG voor meer details.

Klantgegevens exporteren

Vraagt een klant om een kopie van al zijn gegevens (AVG-inzageverzoek)? Vanuit het klant-detailpaneel exporteer je alle gegevens van die ene klant:

1. Open het klantprofiel.
2. Klik onderaan op Exporteren.
3. Er wordt een bestand gedownload met alle gegevens van deze klant.

Dit is bedoeld voor inzage- en dataportabiliteitsverzoeken. Zie Privacy en AVG voor de volledige context rond exports en verwijderingen.