Afspraken beheren
De agenda is waar je het grootste deel van je tijd in Salonnare doorbrengt. Sinds 21 april 2026 kun je in een afspraak meerdere behandelingen achter elkaar plannen -- handig voor klanten die bijvoorbeeld eerst knippen en daarna kleuren bij dezelfde of een andere medewerker.
Je agenda bekijken
Open Afspraken in de zijbalk. Bovenin kun je wisselen tussen weergaven:
- Dag -- alle afspraken van een dag, met per medewerker een kolom.
- Week -- het bredere overzicht voor je hele week.
- Maand -- een globaal overzicht, handig om drukke dagen in een oogopslag te spotten.
- Kamers -- verschijnt alleen wanneer je behandelkamers hebt ingesteld; toont een kolom per kamer.
Met de pijltjes bovenin spring je vooruit of terug. Rechts van de datum staat een knop die je in één klik terugbrengt naar nu -- het label past zich aan de weergave aan: Vandaag in dagweergave, Deze week in weekweergave en Deze maand in maandweergave. Sta je al in die periode, dan is de knop grijs en doet hij niets.
Een afspraak aanmaken
- Klik op een leeg slot of op de knop Nieuwe afspraak.
- Kies de klant -- typen volstaat om te zoeken.
- Voeg een of meerdere behandelingen toe. De eerste is het hoofdverhaal; daaronder kun je extra behandelingen plakken met + Behandeling toevoegen.
- Per behandeling kies je de medewerker (kan per behandeling verschillen).
- Bevestig datum en starttijd. De eindtijd wordt automatisch berekend op basis van de duur per behandeling.
- Wijs eventueel een behandelkamer toe (alleen zichtbaar wanneer je kamers hebt ingesteld).
- Voeg eventueel notities of interne notities toe (zie hieronder).
- Klik op Opslaan.
De afspraak landt direct in de agenda en je klant ontvangt automatisch een bevestigingsmail.
Terwijl je tijd, medewerker, kamer of behandelingen invult, controleert Salonnare op de achtergrond op conflicten -- bijvoorbeeld een dubbelboeking van een medewerker of een bezette behandelkamer. Je ziet dan een waarschuwingsstrook nog voordat je opslaat.
Heeft een klant een waarschuwingsnotitie -- bijvoorbeeld een allergie of een medische opmerking -- dan zie je een oranje balk in de editor. Zo blijft je team gewaarschuwd bij elke nieuwe afspraak.
Behandelduur aanpassen
Duurt een behandeling bij een bepaalde klant standaard net iets langer of korter dan de duur uit je dienstencatalogus -- bijvoorbeeld dik haar dat meer tijd kost, of een klant die juist sneller klaar is? Pas de duur dan per behandeling aan.
- Voeg in de afspraak-editor een behandeling toe (of open een bestaande afspraak).
- Naast de behandeling zie je een veld Duur (minuten) met de standaardduur van de dienst. Wijzig dit getal om de duur voor deze ene afspraak te overschrijven.
- De eindtijd van de afspraak wordt automatisch herberekend op basis van de aangepaste duur.
Elke behandeling in de afspraak heeft zijn eigen duurveld -- handig bij meerdere behandelingen achter elkaar (zie Meerdere behandelingen in één afspraak). De duur is begrensd op de Maximale blok-duur uit Instellingen > Agenda > Meerdere behandelingen (standaard 240 minuten).
Duur onthouden per klant
Wil je dat Salonnare deze aangepaste duur ook bij de volgende afspraak van dezelfde klant vast voorstelt?
- Zet eerst de instelling Onthoud behandelduur per klant aan onder Klantinstellingen -- deze staat standaard uit.
- Vink in de afspraak-editor, naast het duurveld, Standaard voor deze klant aan. Dit vinkje verschijnt alleen wanneer de instelling aanstaat en er een klant gekozen is.
- Klik op Opslaan.
Bij de volgende afspraak van deze klant voor dezelfde behandeling vult Salonnare de onthouden duur automatisch in zodra je de behandeling kiest -- je kunt die daarna nog steeds handmatig overschrijven. Dit geldt niet alleen wanneer jij de afspraak inplant, maar ook wanneer de klant zelf online boekt.
Snel je beschikbaarheid regelen
Naast een nieuwe afspraak kun je een leeg tijdslot in de agenda ook gebruiken voor snelle rooster-acties.
- Desktop -- klik met de rechtermuisknop op een leeg tijdslot.
- Mobiel -- houd een leeg tijdslot ingedrukt.
Het menu Snelle acties verschijnt met vier opties:
- Nieuwe boeking -- opent de afspraak-editor voor dit tijdslot.
- Beschikbaar maken -- markeert het tijdslot als ingeroosterd.
- Onbeschikbaar maken -- markeert het tijdslot als niet-ingeroosterd.
- Pauze inplannen -- maakt een pauzeblok met een eigen naam (standaard "Pauze", bijvoorbeeld te wijzigen in "Lunch" of "Overleg").
Elke actie opent een venster met een voorgevulde, aanpasbare begin- en eindtijd. De actie geldt voor de medewerker waarop de agenda op dat moment gefilterd staat -- staat de agenda op alle medewerkers, dan vraagt Salonnare je eerst een medewerker te kiezen via het filter.
Beschikbaar of onbeschikbaar maken past het rooster direct aan -- de achtergrond van de agenda verandert mee: ingeroosterde tijd krijgt een lichte achtergrond, niet-ingeroosterde tijd een grijze.
Automatische pauzes (zie Medewerkers) en handmatig ingeplande pauzes blokkeren allebei ook online boekingen. Wil je het rooster van een collega aanpassen in plaats van je eigen rooster? Daarvoor heb je het recht Rooster van iedereen beheren nodig (zie Medewerkers).
Notities en interne notities
In de editor staan twee tekstvelden:
- Notities -- algemene opmerkingen over de afspraak (bijvoorbeeld "wil bijknippen, geen laagjes").
- Interne notities -- alleen zichtbaar voor medewerkers, nooit voor de klant. Dit veld heeft een gestreepte rand zodat het visueel verschilt van het gewone notitieveld.
Medische details, allergieen of huidaandoeningen horen niet in een van deze notitievelden. Daar bestaat een aparte versleutelde gezondheidsvault voor (zie Klanten). De notitievelden zijn voor styling-voorkeuren en algemene praktische opmerkingen.
Behandelkamers
Heb je behandelkamers ingesteld, dan kun je per afspraak een behandelkamer kiezen in de editor. In de agenda kun je dan filteren op kamer, en de Kamers-weergave toont een kolom per kamer. Afspraken zonder kamer-toewijzing vind je terug onder "Geen kamer".
De klantkaart openen vanuit een afspraak
Klik in de detailweergave van een afspraak op de naam van de klant. De klantkaart opent er bovenop, met bezoekgeschiedenis, notities, voorkeuren en cadeaubonnen. Sluit je die kaart, dan sta je meteen weer in de afspraak. Ook als je de klant vanuit die kaart bewerkt en opslaat, kom je terug in de afspraak -- je hoeft de agenda dus niet te verlaten om iets over een klant op te zoeken of te wijzigen.
Een afspraak bewerken
- Klik op een afspraak in de agenda.
- Pas aan wat nodig is: tijd, behandelingen, medewerkers, kamer of notities.
- Klik op Opslaan.
Wijzigingen worden automatisch naar de klant gemaild.
Een afspraak kopiëren
Wil je snel een vergelijkbare afspraak inplannen -- bijvoorbeeld een vervolgafspraak voor dezelfde klant, of dezelfde combinatie van behandelingen voor iemand anders op een ander moment? Gebruik dan Kopiëren in plaats van alles opnieuw in te typen.
- Klik op de afspraak om de detailweergave te openen.
- Klik onderaan op Kopiëren.
- Salonnare opent de afspraak-editor, vooringevuld met dezelfde klant, behandeling(en) (inclusief een eventueel aangepaste duur) en medewerker.
- Datum en tijd blijven leeg -- die kies je zelf voor de nieuwe afspraak.
- Pas aan wat nodig is en klik op Opslaan.
Kopiëren is ideaal voor losse vervolgbezoeken die niet periodiek genoeg zijn voor een herhalende afspraak -- je hoeft niet elke keer opnieuw de klant en behandelingen op te zoeken.
Een afspraak verplaatsen
Verplaatsen gaat over datum en tijd. Wil je ook de medewerker wijzigen, doe dat dan in de editor.
Slepen (op een computer)
Pak de afspraak en sleep hem naar een ander moment; loslaten verplaatst hem meteen.
De sprongen tellen vanaf de starttijd van de afspraak zelf, in stappen van de slotgrootte die je onder Instellingen hebt gekozen. Een afspraak van 15:05 gaat dus naar 15:20 en 15:35, niet naar 15:15. Passeer je de rand van iets anders -- een andere afspraak, een pauze, of het begin of einde van de werkdag -- dan sluit hij daar eerst tegenaan. Vanaf dat punt telt het interval opnieuw.
Na het loslaten verschijnt de melding Verplaatst naar ... met een knop Ongedaan maken. Ctrl+Z werkt ook.
Een moment aanwijzen
- Kies Verplaatsen in het actiemenu van de afspraak -- rechtsklik in de agenda, of onderin de detailweergave.
- Bovenin verschijnt een balk met de naam van de klant, en de afspraak wordt gedimd zodat je blijft zien waar hij vandaan komt.
- Blader gerust naar een andere dag of week; de modus blijft actief tot je hem sluit met het kruisje.
- Klik of tik op het moment waar de afspraak naartoe moet. Tik je op een bestaande afspraak, dan neemt hij diens begintijd over -- zo sluiten de twee op elkaar aan.
- Er opent een venster met datum en tijd, allebei aanpasbaar. Klik op Verplaatsen.
Op een telefoon is slepen uitgeschakeld, zodat je bij het scrollen door de agenda niet per ongeluk een afspraak meeneemt. Verplaatsen gaat daar altijd via het actiemenu.
Staat er op de nieuwe plek al iets voor die medewerker, of is de behandelkamer bezet, dan vraagt Salonnare eerst om bevestiging. Kies Alsnog verplaatsen als je bewust dubbel wilt plannen.
Pauzes en afwezigheidsblokken verplaats je op precies dezelfde manier.
Een afspraak annuleren
- Klik op de afspraak.
- Zet de status op Geannuleerd.
- Bevestig.
Je klant ontvangt automatisch een annuleringsmail. De afspraak blijft bewaard in je administratie en wordt enkel als geannuleerd gemarkeerd.
Afspraakstatussen
Elke afspraak heeft een status:
- Bevestigd -- bevestigd en ingepland (de standaardstatus van een nieuwe afspraak).
- Onder voorbehoud -- wacht op jouw goedkeuring (bij boeking-op-verzoek).
- Voltooid -- de behandeling is afgerond.
- Geannuleerd -- de afspraak is afgezegd.
- No-show -- de klant is niet verschenen.
Wijzig een status via de dropdown in de editor (bij het bewerken van een afspraak) of via de snel-acties in het meldingscentrum.
Een afspraak die nog Bevestigd staat terwijl de eindtijd al voorbij is, telt als "verlopen & onafgehandeld". Met de chip bovenin de agenda filter je deze afspraken in een klik, zodat je ze alsnog kunt afronden of op no-show kunt zetten.
No-shows afhandelen
- Open de afspraak.
- Zet de status op No-show.
- Heb je no-show kosten aanstaan, dan vraagt Salonnare of je direct een betaalverzoek wilt versturen.
Zie No-show kosten voor de instellingen.
Tips voor een soepele agenda
- Buffertijd -- voeg in Instellingen automatische pauzes toe tussen afspraken voor opruimen of klant-overdracht.
- Kleurcode -- kleur afspraken op dienstcategorie of op medewerker -- wat ook helpt om de agenda snel te scannen.
- Begin met het dashboard -- check elke ochtend even het Dashboard voor de dag-overzichten.
Wil je afspraken automatisch laten herhalen? Lees Herhalende afspraken.