Overstappen van andere software
Stap je over vanuit een andere salonsoftware? De migratiewizard neemt je klanten, diensten, producten, afspraken en afwezigheden in één keer mee, met een herkenning per bestand, een koppeling die je altijd zelf mag aanpassen, en een verplichte proefrun voordat er iets wordt opgeslagen.
Waar vind je de wizard?
- Ga naar Instellingen.
- Open de sectie Importeren.
- Kies Overstappen van andere software.
Importeren kan alleen een beheerder.
Wat neem je mee?
- Klanten -- naam, e-mail, telefoon, adres, geboortedatum, spaarpunten en meer.
- Diensten -- naam, duur, prijs, categorie.
- Producten -- naam, prijs, inkoopprijs, voorraad, SKU.
- Afspraken -- gekoppeld aan de klant en de dienst(en), met status en notities.
- Afwezigheden -- verlof en andere blokkades in de agenda.
Een medewerkersbestand herkent de wizard ook, maar gebruikt hem alleen om namen te matchen bij afspraken en afwezigheden -- er worden geen medewerkers automatisch aangemaakt. Voeg je medewerkers eerst zelf toe onder Instellingen, Medewerkers; de import koppelt afspraken daarna op naam.
Wat neem je niet mee?
Betaalgegevens (kaartnummers, IBAN, CVV en dergelijke) worden nooit ingelezen, ook niet als een kolom ze bevat. Zulke kolommen worden automatisch geblokkeerd en zijn niet koppelbaar.
Behandelrapporten en consultformulieren gaan niet via deze weg mee. Een bestand dat op gezondheidsgegevens lijkt (bijvoorbeeld op basis van de bestandsnaam of kolomkoppen als allergieën, medicatie of zwangerschap) wordt bij het uploaden geweigerd. Die gegevens horen in de beveiligde gezondheidskluis, met eigen toestemming per klant. Koppel je toch een kolom aan het notitieveld van een klant, dan filtert Salonnare tekst die op gezondheidsgegevens lijkt automatisch uit die notities -- controleer voor de zekerheid ook zelf.
Exportstappen per aanbieder
Salonized
Ga in Salonized naar Instellingen, Algemeen, Data-export en vraag de levensduur-exports aan voor klanten, afspraken en afwezigheden. Ze worden op de achtergrond klaargezet en blijven veertien dagen beschikbaar. Download ze als CSV.
Timely
Ga in Timely naar Reports, kies het rapport en exporteer als CSV. Wil je alles in één keer, vraag dan via het helpformulier de volledige export aan; die duurt tot 48 uur en wordt via een apart portaal geleverd. Download alle bestanden in één keer -- los aanklikken levert onbruikbare bestanden.
Fresha
Klanten: ga naar Clients, Clients list, Options en download als Excel of CSV (je hebt het recht "Can download clients" nodig). Afspraken: ga naar Sales, Appointments, zet het datumbereik ruim genoeg en exporteer als CSV. Let op: met de knop Customize bepaal je zelf welke kolommen meegaan -- laat er zoveel mogelijk aan staan.
Andere software
Gebruik je een andere aanbieder (bijvoorbeeld Phorest, Booksy, Mindbody of Treatwell)? Kies dan Andere software in stap 1. Er wordt dan niets geraden -- je koppelt de kolommen zelf, en dat werkt met elk CSV- of Excel-bestand.
De zeven stappen
Stap 1 -- Aanbieder kiezen
Kies je aanbieder, of Andere software als die er niet bij staat.
Stap 2 -- Exporteren
De uitleg voor jouw aanbieder, met de waarschuwing dat het datumbereik vaak standaard te smal staat -- zet het ruim genoeg om je hele historie mee te nemen.
Stap 3 -- Uploaden
Upload je exportbestanden (CSV of XLSX, maximaal tien bestanden per keer). Je hoeft niets te sorteren -- de wizard herkent per bestand wat erin staat.
Stap 4 -- Herkennen
Per bestand zie je of het is herkend en als welke soort gegevens (klanten, afspraken, ...). Is een profiel gebruikt, dan zie je een bètamelding: controleer de koppeling in de volgende stap.
Stap 5 -- Koppelen
Controleer en pas de koppeling tussen jouw kolommen en de Salonnare-velden aan. Betaalkolommen staan hier niet bij -- die zijn nooit koppelbaar.
Stap 6 -- Proefdraaien
Proefdraaien is verplicht: er wordt nog niets opgeslagen. Je ziet precies wat er zou gebeuren -- hoeveel nieuw, bijgewerkt en overgeslagen. Wijzig je daarna nog iets aan een bestand of koppeling, dan moet je opnieuw proefdraaien voordat je definitief kunt importeren.
Stap 7 -- Resultaat
Na Definitief importeren zie je dezelfde tellingen, plus je eerdere importrapporten uit deze salon.
Het profiel is bèta
Elk aanbiederprofiel (Salonized, Timely, Fresha) is en blijft bèta. Aanbieders kunnen hun export op elk moment wijzigen zonder dat aan te kondigen, dus loop de koppeling in stap 5 altijd na -- je kunt daar alles aanpassen. Ziet iets er niet goed uit? Mail je exportbestand naar support@salonnare.com, dan verbeteren we het profiel.
Krijgen mijn klanten mail van deze import?
Nee, geen enkele. Elke geïmporteerde afspraak wordt gemarkeerd als afgehandeld, zodat geen enkele herinnering, bevestiging of review-verzoek er alsnog achteraan gaat. Dat geldt ook voor de verjaardagsmail van geïmporteerde klanten: die slaat dit lopende jaar over.
Kan ik het nog een keer draaien?
Ja. Dezelfde bestanden nog eens uploaden is veilig: klanten, diensten, producten en afspraken die al bestaan worden herkend en overgeslagen (of bijgewerkt bij klanten en producten) in plaats van dubbel aangemaakt.
Veelgestelde vragen
Mijn bestand is te groot of heeft te veel rijen. Exporteer per jaar en importeer de bestanden na elkaar.
Ik heb een oud .xls-bestand. Dat binaire formaat kunnen we niet lezen. Open het bestand en sla het op als .xlsx of als CSV.
Mijn afsprakenbestand vindt de klant niet. Upload ook je klantenbestand mee, of koppel in stap 5 een kolom met het e-mailadres van de klant.
Wil je liever per categorie (alleen klanten, alleen diensten of alleen producten) importeren via een eigen CSV-sjabloon? Zie Gegevens importeren.