Privacy en AVG

Als saloneigenaar werk je dagelijks met persoonlijke informatie -- namen, telefoonnummers, e-mailadressen, afspraakgegevens en soms gevoelige gezondheidsnotities. Salonnare is gebouwd om je te helpen deze gegevens verantwoord te beheren en te voldoen aan privacyregelgeving zoals de AVG.

Maak je geen zorgen -- je hoeft geen juridisch expert te zijn. Deze gids legt de praktische tools uit die je tot je beschikking hebt. Er zijn twee niveaus van export: per individuele klant (vanuit de klantdetail) en voor je hele salon (vanuit Instellingen).

Wat is de AVG?

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een Europese privacywet die mensen controle geeft over hun persoonlijke gegevens. Kort gezegd hebben je klanten het recht om:

• Te weten welke gegevens je hebt over hen.
• Een kopie te krijgen van hun gegevens.
• Je te vragen hun gegevens te verwijderen.

Salonnare geeft je de tools om deze verzoeken met een paar klikken af te handelen.

Eén klant exporteren (inzageverzoek)

Wanneer een klant vraagt "Welke gegevens hebben jullie van mij?", exporteer je het volledige dossier van die ene klant. Dit gebeurt in de klantdetail:

1. Ga naar Klanten en open het profiel van de klant.
2. Klik op de knop Exporteren (met het download-icoon). Deze knop is alleen zichtbaar voor beheerders.
3. Er wordt een JSON-bestand gedownload met de naam export-klant-<id>-<datum>.json.
4. Stuur dit bestand naar de klant.

Wat zit er in de klant-export?

De export bundelt alles wat aan die klant gekoppeld is:

• Het volledige klantrecord (contactgegevens, geboortedatum, adres, notities).
• Alle afspraken en de bijbehorende status.
• Kleurformules en labels.
• Loyaliteitstransacties en lidmaatschappen.
• Kassabonnen (POS-bestellingen), no-show- en aanbetalingsbetalingen.
• Contactvoorkeuren, verzonden intake-/formulierenuitnodigingen en cadeaubonnen.

Gezondheidsnotities in de export

Heeft de klant gezondheidsnotities (allergieën, medicatie, huidaandoeningen) in de beveiligde kluis staan? Omdat alleen beheerders deze export kunnen maken, worden die notities ontsleuteld meegenomen. De enige uitzondering: kijkt een medewerker van Salonnare-support namens je salon mee, dan blijven de gezondheidsnotities altijd buiten de export. Het bestand vermeldt dan dat ze niet zijn inbegrepen en apart op te vragen zijn bij een bevoegd medewerker.

Elke ontsleutelde notitie die in een export terechtkomt, wordt vastgelegd in het toegangslogboek van de kluis. Zo blijft traceerbaar wie wanneer welke gevoelige gegevens heeft ingezien.

Een klant verwijderen (verzoek tot verwijdering)

Wanneer een klant vraagt "Verwijder mijn gegevens":

1. Ga naar Klanten en open het profiel van de klant.
2. Klik op Klant bewerken.
3. Klik onderaan het formulier op Klant verwijderen.
4. Bevestig de verwijdering.

Via de klantenlijst kan het ook: klik met de rechtermuisknop op de klant (of houd lang ingedrukt) en kies Verwijderen.

Wat er daarna gebeurt

Nadat je op verwijderen klikt:

• De klant verdwijnt direct uit je lijsten en zoekopdrachten.
• Heeft de klant ooit afspraken gehad? Dan wordt het dossier geanonimiseerd: de naam wordt "Verwijderde klant #" en e-mailadres, telefoonnummers, adres, geboortedatum, geslacht, notities en een eventueel wachtwoord voor de boekingspagina worden gewist. De afspraken blijven als administratie bewaard, maar zijn niet meer aan een persoon te koppelen. Beoordelingen van de klant blijven staan maar worden anoniem, en de mailhistorie van de klant wordt verwijderd.
• Had de klant nog nooit een afspraak? Dan wordt het dossier volledig verwijderd.

Je hele salon exporteren (account-niveau)

Je kunt ook een complete kopie van alle salongegevens in een keer exporteren -- niet één klant, maar je volledige administratie. Dit doe je in Instellingen:

1. Ga naar Instellingen.
2. Open in de groep Geavanceerd de sectie Privacy & AVG.
3. Hier vind je twee aparte knoppen: JSON exporteren voor een volledige export van je administratie, en CSV exporteren voor een platte klantenlijst.

De JSON-export bevat al je tabellen: klanten, afspraken, medewerkers, producten, kassabonnen, cadeaubonnen, instellingen en meer. Gezondheidsnotities uit de beveiligde kluis zitten hier bewust niet in; die exporteer je per klant (zie hierboven). Dit is handig voor je eigen administratie, bij het overstappen van systeem of voor nalevingsdoeleinden.

Je Salonnare-account verwijderen

In dezelfde sectie Privacy & AVG kun je een verzoek indienen om je hele account te verwijderen:

1. Ga naar Instellingen > Privacy & AVG.
2. Klik op Verwijder mijn account en bevestig in de dialoog.

De respijttermijn van 30 dagen

• Na het verzoek start een respijttermijn van 30 dagen. In die periode is je account gemarkeerd voor verwijdering, maar nog niet gewist.
• Verander je van gedachten? Klik dan op Annuleer verwijdering om je account volledig te herstellen.
• Pas na 30 dagen worden je salongegevens permanent verwijderd.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Type gegevens	Hoe lang bewaard
Persoonlijke klantgegevens	Totdat de klant of jij om verwijdering vraagt
Afspraakgegevens	Bewaard als administratie, losgekoppeld van persoonsgegevens na verwijdering
Financiele gegevens	Minimaal 7 jaar (wettelijk verplicht voor de belasting)
Gezondheidsnotities (kluis)	Versleuteld bewaard, met automatische opschoning na de bewaartermijn

Verwerkersovereenkomst

Salonnare verwerkt gegevens namens jou. De verwerkersovereenkomst lees je op salonnare.com/nl/dpa. Heb je een ondertekend exemplaar nodig voor je administratie, vraag het dan aan via Ondersteuning.

Houd het simpel

Privacynaleving hoeft niet ingewikkeld te zijn. Drie gewoonten die je aan de goede kant houden:

1. Verzamel alleen wat je nodig hebt -- vul niet elk veld in voor elke klant.
2. Reageer snel op gegevensverzoeken -- de export-knop maakt het een kwestie van klikken.
3. Bekijk je klantenlijst regelmatig en ruim oude dossiers op.

Wil je controleren wie er exports heeft gedownload? Zie het Controlelogboek. Meer over je klantenbeheer vind je in Klanten beheren.