Privacy en AVG
Als saloneigenaar werk je dagelijks met persoonlijke informatie -- namen, telefoonnummers, e-mailadressen, afspraakgegevens en soms gevoelige gezondheidsnotities. Salonnare is gebouwd om je te helpen deze gegevens verantwoord te beheren en te voldoen aan privacyregelgeving zoals de AVG.
Maak je geen zorgen -- je hoeft geen juridisch expert te zijn. Deze gids legt de praktische tools uit die je tot je beschikking hebt. Er zijn twee niveaus van export: per individuele klant (vanuit de klantdetail) en voor je hele salon (vanuit Instellingen).
Wat is de AVG?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een Europese privacywet die mensen controle geeft over hun persoonlijke gegevens. Kort gezegd hebben je klanten het recht om:
- Te weten welke gegevens je hebt over hen.
- Een kopie te krijgen van hun gegevens.
- Je te vragen hun gegevens te verwijderen.
Salonnare geeft je de tools om deze verzoeken met een paar klikken af te handelen.
Eén klant exporteren (inzageverzoek)
Wanneer een klant vraagt "Welke gegevens hebben jullie van mij?", exporteer je het volledige dossier van die ene klant. Dit gebeurt in de klantdetail:
- Ga naar Klanten en open het profiel van de klant.
- Klik op de knop Exporteren (met het download-icoon). Deze knop is alleen zichtbaar voor beheerders.
- Er wordt een JSON-bestand gedownload met de naam
export-klant-<id>-<datum>.json. - Stuur dit bestand naar de klant.
Wat zit er in de klant-export?
De export bundelt alles wat aan die klant gekoppeld is:
- Het volledige klantrecord (contactgegevens, geboortedatum, adres, notities).
- Alle afspraken en de bijbehorende status.
- Kleurformules, labels en CRM-segmenten.
- Loyaliteitstransacties en lidmaatschappen.
- Kassabonnen (POS-bestellingen), no-show- en aanbetalingsbetalingen.
- Contactvoorkeuren, verzonden intake-/formulierenuitnodigingen en cadeaubonnen.
Gezondheidsnotities in de export
Heeft de klant gezondheidsnotities (allergieën, medicatie, huidaandoeningen) in de beveiligde kluis staan? Dan worden die alleen ontsleuteld meegenomen als jij daar rechten voor hebt -- dat geldt automatisch voor beheerders en voor medewerkers met de juiste machtiging. Heb je geen rechten, dan vermeldt de export simpelweg dat de gezondheidsnotities niet zijn inbegrepen en apart op te vragen zijn bij een bevoegd medewerker.
Elke ontsleutelde notitie die in een export terechtkomt, wordt vastgelegd in het toegangslogboek van de kluis. Zo blijft traceerbaar wie wanneer welke gevoelige gegevens heeft ingezien.
Een klant verwijderen (verzoek tot verwijdering)
Wanneer een klant vraagt "Verwijder mijn gegevens":
- Ga naar Klanten en open het profiel van de klant.
- Klik op Verwijderen.
- Bevestig de verwijdering.
Wat er daarna gebeurt
Nadat je op verwijderen klikt:
- De klant wordt direct verborgen uit je lijsten en zoekopdrachten.
- De afspraakgeschiedenis blijft als administratie behouden, maar wordt losgekoppeld van de persoonsgegevens.
- De persoonsgegevens worden uit het actieve dossier verwijderd.
Je hele salon exporteren (account-niveau)
Je kunt ook een complete kopie van alle salongegevens in een keer exporteren -- niet één klant, maar je volledige administratie. Dit doe je in Instellingen:
- Ga naar Instellingen.
- Open de sectie Privacy & AVG.
- Hier vind je twee aparte knoppen: JSON exporteren voor een volledige export van je administratie, en CSV exporteren voor een platte klantenlijst.
De JSON-export bevat al je tabellen: klanten, afspraken, medewerkers, producten, facturen, kassabonnen, instellingen en meer. Dit is handig voor je eigen administratie, bij het overstappen van systeem of voor nalevingsdoeleinden.
Je Salonnare-account verwijderen
In dezelfde sectie Privacy & AVG kun je een verzoek indienen om je hele account te verwijderen:
- Ga naar Instellingen > Privacy & AVG.
- Klik op Verwijder mijn account en bevestig in de dialoog.
De respijttermijn van 30 dagen
- Na het verzoek start een respijttermijn van 30 dagen. In die periode is je account gemarkeerd voor verwijdering, maar nog niet gewist.
- Verander je van gedachten? Klik dan op Verwijdering annuleren om je account volledig te herstellen.
- Pas na 30 dagen worden je salongegevens permanent verwijderd.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
| Type gegevens | Hoe lang bewaard |
|---|---|
| Persoonlijke klantgegevens | Totdat de klant of jij om verwijdering vraagt |
| Afspraakgegevens | Bewaard als administratie, losgekoppeld van persoonsgegevens na verwijdering |
| Financiele gegevens | Minimaal 7 jaar (wettelijk verplicht voor de belasting) |
| Gezondheidsnotities (kluis) | Versleuteld bewaard, met automatische opschoning na de bewaartermijn |
Verwerkersovereenkomst
Salonnare verwerkt gegevens namens jou. Als je een formele verwerkersovereenkomst nodig hebt voor je administratie, kun je er een aanvragen via de supportpagina.
Houd het simpel
Privacynaleving hoeft niet ingewikkeld te zijn. Drie gewoonten die je aan de goede kant houden:
- Verzamel alleen wat je nodig hebt -- vul niet elk veld in voor elke klant.
- Reageer snel op gegevensverzoeken -- de export-knop maakt het een kwestie van klikken.
- Bekijk je klantenlijst regelmatig en ruim oude dossiers op.
Wil je controleren wie er exports heeft gedownload? Zie het Controlelogboek. Meer over je klantenbeheer vind je in Klanten beheren.