Privacy en AVG
Als saloneigenaar werk je dagelijks met persoonlijke informatie -- namen, telefoonnummers, e-mailadressen, afspraakgegevens. Salonnare is gebouwd om je te helpen deze gegevens verantwoord te beheren en te voldoen aan privacyregelgeving zoals de AVG.
Maak je geen zorgen -- je hoeft geen juridisch expert te zijn. Deze gids legt de praktische tools uit die je tot je beschikking hebt.
Wat is de AVG?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een Europese privacywet die mensen controle geeft over hun persoonlijke gegevens. Kort gezegd hebben je klanten het recht om:
- Te weten welke gegevens je hebt over hen.
- Een kopie te krijgen van hun gegevens.
- Je te vragen hun gegevens te verwijderen.
Salonnare geeft je de tools om alle drie met slechts een paar klikken af te handelen.
Wanneer een klant vraagt: "Welke gegevens hebben jullie van mij?"
Dit wordt een "inzageverzoek" genoemd. Zo handel je het af:
- Ga naar Klanten en open het profiel van de klant.
- Klik op Klantgegevens exporteren.
- Er wordt een bestand gedownload met alles wat je over die klant hebt: contactgegevens, boekingsgeschiedenis, aankoopgeschiedenis, loyaliteitspunten en eventuele notities.
- Stuur dit bestand naar de klant.
Dat is het -- verzoek afgehandeld.
Wanneer een klant vraagt: "Verwijder mijn gegevens"
Dit wordt een "verzoek tot verwijdering" genoemd. Dit doe je:
- Ga naar Klanten en open het profiel van de klant.
- Klik op Klant verwijderen.
- Bevestig de verwijdering.
Wat er daarna gebeurt
Nadat je op verwijderen klikt:
- De klant wordt direct verborgen uit al je lijsten en zoekopdrachten.
- Hun boekingen worden geanonimiseerd (de afspraakgegevens blijven voor je administratie, maar de naam van de klant wordt verwijderd).
- Er begint een respijttermijn van 30 dagen. Gedurende deze 30 dagen kun je de verwijdering ongedaan maken als het een vergissing was.
- Na 30 dagen worden alle persoonlijke gegevens permanent en onherroepelijk verwijderd.
Al je salongegevens exporteren
Je kunt ook een complete kopie van al je salongegevens in een keer exporteren -- niet alleen van een klant, maar van alles.
- Ga naar Instellingen.
- Zoek Privacy en gegevens.
- Klik op Alle gegevens exporteren.
- Er wordt een bestand gegenereerd met je klanten, boekingen, medewerkers, producten, facturen en instellingen.
Dit is handig voor je eigen administratie, bij het overstappen van systeem of voor nalevingsdoeleinden.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
Hier is een eenvoudig overzicht van hoe lang verschillende soorten gegevens worden opgeslagen:
| Type gegevens | Hoe lang bewaard |
|---|---|
| Persoonlijke klantgegevens | Totdat de klant vraagt om verwijdering, of je je account sluit |
| Afspraakgegevens | Bewaard als anonieme records nadat een klant is verwijderd |
| Financiele gegevens | Minimaal 7 jaar (wettelijk verplicht voor de belasting) |
| Activiteitenlogboek | 12 maanden |
| E-maillogboek | 30 dagen |
Als je je Salonnare-account sluit
Als je besluit je account te sluiten, worden al je gegevens binnen 30 dagen verwijderd. Gedurende die periode kun je nog steeds een volledige gegevensexport downloaden.
Verwerkersovereenkomst
Salonnare verwerkt gegevens namens jou. Als je een formele verwerkersovereenkomst nodig hebt voor je administratie, kun je er een aanvragen via de supportpagina.
Houd het simpel
Privacynaleving hoeft niet ingewikkeld te zijn. Hier zijn drie gewoonten die je aan de goede kant houden:
- Verzamel alleen wat je nodig hebt -- Je hoeft niet elk veld voor elke klant in te vullen.
- Reageer snel op gegevensverzoeken -- Salonnare maakt het een kwestie van klikken.
- Bekijk je klantenlijst regelmatig -- Verwijder gegevens van klanten die al jaren niet zijn geweest en waarschijnlijk niet terugkomen.
Wil je meer weten over het beheren van je klanten? Zie Klanten beheren.