Formulieren (intake)
Met formulieren verzamel je relevante informatie van klanten, zoals bekende allergieën voor een haarkleuring of een huidtype-vragenlijst voor een gezichtsbehandeling. Een formulier kan op twee manieren worden ingevuld: door een medewerker in de salon (de standaard), of door de klant zelf via een beveiligde link.
Je werkt met formulieren op de pagina Formulieren (/app/formulieren). Daar staat per klant of er al een formulier is ingevuld, en kun je formulieren invullen, toekennen of naar de klant sturen. De velden van een formulier stel je in via de formulier-builder.
Een formulier bouwen
- Ga naar Formulieren in het zijmenu.
- Klik rechtsboven op Formulieren beheren. Je komt in het overzicht van je formulieren (onder Instellingen).
- Klik op Nieuw formulier.
- Geef het formulier een naam en een optionele omschrijving.
- Kies hoe het formulier wordt ingevuld (zie Invulmethode kiezen).
- Voeg de velden toe die je wilt vragen (zie Veldtypen).
- Stel de bewaartermijn en het Actief-vinkje in.
- Klik op Opslaan.
Invulmethode kiezen
Bovenaan de builder staat de schakelaar Wie vult het formulier in?:
- Salon (medewerker) -- de standaard. Een medewerker vult het formulier in namens de klant, bijvoorbeeld tijdens of vlak voor de afspraak. Je kunt het formulier daarnaast altijd nog handmatig als link naar de klant sturen.
- Klant -- de klant vult het formulier zelf in via een beveiligde link. Bij deze methode kun je het formulier koppelen aan een of meer diensten, zodat het automatisch wordt aangeboden wanneer een klant zo'n dienst boekt.
Veldtypen
| Type | Gebruik |
|---|---|
| Tekst | Korte open vraag (bv. naam van de huisarts). |
| Tekstvak | Langere open vraag (bv. omschrijf je huidprobleem). |
| Meerkeuze (een) | Selectielijst met één antwoord (bv. haarkleur). |
| Meerkeuze (meerdere) | Selectielijst waarin meerdere antwoorden aangevinkt mogen worden. |
| Checkbox | Een enkel ja/nee-vinkje (bv. een toestemming of bevestiging). |
| Datum | Datumveld (bv. geboortedatum). |
| Getal | Numeriek veld. |
| Foto | De invuller laadt maximaal 5 afbeeldingen up (bv. referentie- of huidfoto). |
Per veld kun je instellen:
- Verplicht -- het formulier kan niet worden opgeslagen zonder dit veld.
- Helptekst -- een toelichting onder de vraag.
- AVG: bijzonder persoonsgegeven -- markeert het veld als gezondheidsdata (zie hieronder).
- Toestemmingsveld -- alleen bij een checkbox; markeert het vinkje als de toestemming voor gevoelige gegevens.
Bij Meerkeuze-velden geef je de opties op, één per regel. Bij een Foto-veld stel je het maximale aantal foto's in.
Velden orden je met de pijltjes omhoog/omlaag; met de prullenbak verwijder je een veld.
Gezondheidsgegevens en AVG
Salonnare maakt onderscheid tussen gewone gegevens en bijzondere persoonsgegevens (AVG Art. 9), zoals allergieën, huidaandoeningen of medicatiegebruik.
Zet AVG: bijzonder persoonsgegeven aan op een veld als het gezondheidsdata betreft. Die antwoorden worden versleuteld opgeslagen in een aparte vault met AES-256-GCM -- gescheiden van de reguliere klantkaart. Het veld krijgt in de builder een AVG Art. 9-badge.
Formulier door een medewerker laten invullen
- Ga naar Formulieren en zoek of selecteer de klant in de lijst.
- Het paneel met de formulieren van die klant opent. Klik bij het juiste formulier op Nu invullen (of Bewerken als er al antwoorden zijn).
- Vul de velden in. Bij foto-velden kun je direct foto's uploaden.
- Klik op Opslaan.
Heeft de klant nog geen formulier in de lijst staan? Klik dan op Formulier toekennen, kies een formulier en daarna Zelf invullen.
Formulier naar de klant sturen
- Open in Formulieren de klant.
- Klik bij het formulier op Mailen naar klant (of via Formulier toekennen > Mailen naar klant).
- De klant ontvangt een e-mail met een beveiligde invul-link.
Hoe een klant het formulier invult
- De klant opent de beveiligde link op telefoon of computer.
- De klant vult de velden in; het concept wordt automatisch opgeslagen terwijl ze typen.
- Bij gevoelige (AVG-)velden moet de klant eerst akkoord geven via het toestemmingsveld.
- Na Verzenden is het formulier ingevuld en zichtbaar op de Formulieren-pagina.
Antwoorden bekijken
- Ga naar Formulieren en open de klant.
- Bij een ingevuld formulier verschijnt de knop Inzien. Klik erop om de antwoorden te zien.
- Geüploade foto's worden als galerij getoond.
In de klantenlijst en het formulierenpaneel zie je per formulier of het is Ingevuld of Niet ingevuld, en wanneer het voor het laatst is verstuurd. Antwoorden op AVG-velden zijn alleen zichtbaar voor admingebruikers of medewerkers met expliciete intake-leesrechten; de toegang wordt gelogd.
Formulier deactiveren of verwijderen
In de formulier-builder:
- Deactiveren -- zet Actief uit. Een klant-formulier wordt dan niet meer automatisch aangeboden bij nieuwe boekingen, maar al ingevulde antwoorden blijven bewaard.
- Verwijderen -- verwijdert het formulier. Eerdere antwoorden blijven bewaard volgens de ingestelde bewaartermijn.
Automatisch versturen bij afspraak-aanmaak
Als een formulier is ingesteld op Klant (de klant vult het zelf in) en het formulier is gekoppeld aan een dienst, dan stuurt Salonnare het formulier automatisch op het moment dat er een afspraak voor die dienst wordt gemaakt -- mits de klant het formulier nog niet eerder heeft ingevuld.
De klant krijgt direct bij de boekingsbevestiging een e-mail met de beveiligde invul-link. Er hoeft niets handmatig te worden verstuurd.
Antwoorden verwijderen (AVG)
Wil je de ingevulde antwoorden van een klant verwijderen -- bijvoorbeeld op diens verzoek in het kader van de AVG -- dan kun je dat per formulier doen:
- Ga naar Formulieren en open de klant.
- Klik bij het ingevulde formulier op Inzien.
- Onderaan de antwoorden vind je de knop Antwoorden verwijderen.
- Bevestig de verwijdering.
Bij het verwijderen worden de gewone antwoorden, de versleuteld opgeslagen gevoelige (Art. 9) antwoorden én eventuele geüploade foto's gewist. De toestemming-intrekking wordt vastgelegd in het controlelogboek.
Publieke intakepagina -- jouw huisstijl
De pagina waarop een klant het formulier invult, past zich aan je saloninstellingen aan:
- Logo -- bovenaan de pagina verschijnt je salonlogo (zoals ingesteld onder Instellingen > Algemeen).
- Accentkleur -- de knoppen en accentbalk gebruiken de e-mailkleur die je hebt ingesteld onder Instellingen > Branding.
- "Powered by Salonnare"-footer -- onderaan de pagina staat een subtiele vermelding. Op het Pro-plan met de white-label-optie verdwijnt deze footer.
Bewaartermijn
Elk formulier heeft een bewaartermijn in maanden. Na afloop worden de antwoorden automatisch gewist door een achtergrondtaak. De standaard is 24 maanden. Stel 0 in om antwoorden voor onbepaalde tijd te bewaren.