Welke grondslag kies je voor gezondheidsgegevens?
Wil je bij een klant een allergie, medicijngebruik, huidaandoening of zwangerschap noteren? Dan vraagt Salonnare je eerst om een grondslag te kiezen. Dit klinkt juridisch, maar het is eigenlijk gewoon het antwoord op de vraag: "waarom mag ik deze gevoelige gegevens bewaren?" Deze gids legt de vier keuzes uit in gewone taal en vertelt wanneer je welke kiest.
Waarom is dit apart geregeld?
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG Art. 9). Denk aan allergieen, medicatie, huidaandoeningen of een zwangerschap. Deze gegevens zijn extra gevoelig, dus de wet vraagt je om vast te leggen op welke grond je ze bewaart. In Salonnare staan ze bovendien in een aparte, versleutelde kluis, los van de gewone klantnotities.
Je hoeft geen juridisch expert te zijn. In verreweg de meeste gevallen is de keuze simpel: Expliciete toestemming. De andere drie zijn er voor uitzonderingssituaties.
De vier grondslagen
Expliciete toestemming
De klant geeft je uitdrukkelijk toestemming om deze gezondheidsgegevens te bewaren, bijvoorbeeld op je intakeformulier of mondeling aan de balie.
- Wanneer kies je dit? In bijna alle gevallen. Voor een salon is dit de normale, juiste keuze.
- Voorbeeld: een klant vertelt dat ze allergisch is voor een bepaald product, zodat jij daar rekening mee houdt.
Vitaal belang
Je legt gegevens vast omdat het leven of de gezondheid van de klant direct op het spel staat en het op dat moment onmogelijk is om toestemming te vragen.
- Wanneer kies je dit? Vrijwel nooit, alleen bij een echt noodgeval.
- Voorbeeld: een klant wordt onwel en je moet medische informatie vastleggen terwijl toestemming vragen niet kan.
Uitvoering overeenkomst
De gegevens zijn strikt noodzakelijk om de afgesproken behandeling veilig te kunnen uitvoeren.
- Wanneer kies je dit? Zelden, en alleen als expliciete toestemming echt niet werkt. In de praktijk is toestemming vragen bijna altijd de betere en duidelijkere keuze.
- Voorbeeld: een behandeling kan zonder bepaalde gezondheidsinformatie niet veilig plaatsvinden.
Algemeen belang volksgezondheid
Je verwerkt de gegevens vanwege een uitzonderlijke situatie rond de volksgezondheid, bijvoorbeeld op verzoek van de overheid.
- Wanneer kies je dit? Voor een gewone salon vrijwel nooit.
- Voorbeeld: een verplichte registratie tijdens een uitbraak, op aanwijzing van de autoriteiten.
Kort samengevat: wat kies ik?
| Situatie | Grondslag |
|---|---|
| De klant geeft je toestemming (het normale geval) | Expliciete toestemming |
| Noodgeval waarbij toestemming vragen niet kan | Vitaal belang |
| Strikt nodig voor een veilige behandeling | Uitvoering overeenkomst |
| Uitzonderlijke volksgezondheidssituatie | Algemeen belang volksgezondheid |
In het overgrote deel van de gevallen kies je dus Expliciete toestemming.
Hoe leg ik het vast in Salonnare?
- Open het profiel van de klant onder Klanten.
- Ga naar het blok voor gezondheidsnotities (bijzondere persoonsgegevens).
- Klik op Toestemming vastleggen en kies de grondslag.
- Daarna kun je de gezondheidsnotities veilig in de versleutelde kluis bewaren.
Zonder vastgelegde grondslag kun je geen gezondheidsnotities voor een klant bewaren. Trekt de klant de toestemming later in? Kies dan Grondslag wijzigen of Toestemming intrekken in hetzelfde blok.
Meer over privacy, exporteren en verwijderen lees je in Privacy en AVG. Voor het vastleggen van klantgegevens in het algemeen, zie Klanten beheren.