Aanbetalingen instellen

Met aanbetalingen vraag je klanten vooraf een deel van de behandelprijs te betalen wanneer ze online een afspraak maken. Zo verklein je het risico op no-shows en geef je je agenda meer zekerheid. De betaling loopt via je gekoppelde betaalprovider (Mollie of Stripe).

Vereisten

Aanbetalingen vereisen een standaard-betalingsprovider: je moet bij Betalingen instellen Stripe of Mollie als standaard-provider hebben gekozen, en die provider moet gekoppeld zijn. Salonnare gebruikt die provider voor de aanbetaling.

Staat je standaard-betalingsprovider op Geen (of haal je de gekozen provider weg), dan kun je aanbetalingen niet aanzetten -- de keuze Wie betaalt een aanbetaling? is dan niet zichtbaar en je ziet de uitleg dat er geen betaalprovider gekoppeld is. Stonden aanbetalingen al aan en zet je de provider later op Geen, dan springt de stand automatisch terug naar Niemand -- ook wanneer alleen nieuwe klanten betaalden.

Aanbetalingen zijn beschikbaar op het Pro-plan. Zit je op een lager plan, dan zie je een melding met de vraag om te upgraden en kun je de instelling niet aanzetten.

Wie betaalt een aanbetaling?

1. Ga naar Instellingen.
2. Zoek het onderdeel Aanbetalingen.
3. Kies bij Wie betaalt een aanbetaling? een van de drie standen.

Stand	Wat het doet
Niemand	Er wordt nooit een aanbetaling gevraagd.
Alle klanten	Iedereen die online boekt betaalt vooraf, ook vaste klanten.
Alleen nieuwe klanten	Alleen klanten zonder eerdere afspraak betalen vooraf. Terugkerende klanten betalen niets.

Zodra je een andere stand dan Niemand kiest, verschijnen de extra opties.

Alleen nieuwe klanten

Een klant telt als nieuw zolang er geen eerdere, niet-geannuleerde afspraak op zijn naam staat. Vanaf de tweede afspraak betaalt hij niets meer vooraf.

In deze stand geef je bij Aanbetaling voor nieuwe klanten een eigen bedrag op. Dat bedrag is verplicht: zonder bedrag slaat Salonnare de instelling niet op.

Wil je iedereen laten betalen maar nieuwe klanten een ander bedrag rekenen, kies dan Alle klanten en zet daaronder Afwijkende aanbetaling voor nieuwe klanten aan.

Type aanbetaling kiezen

Je kunt kiezen tussen twee typen:

Type	Omschrijving
Percentage	Een percentage van de totale behandelprijs. Bijvoorbeeld 25% van een behandeling van 60 euro = 15 euro aanbetaling. Bij meerdere behandelingen telt de som van de prijzen.
Vast bedrag	Een vaste euro-waarde, ongeacht de behandelprijs. Bijvoorbeeld altijd 10 euro.

Kies het type via de keuzerondjes Percentage of Vast bedrag.

Bedrag instellen

• Bij percentage: vul het percentage in, bijvoorbeeld 25 voor 25%.
• Bij vast bedrag: vul het bedrag in euros in, bijvoorbeeld 10 voor EUR 10.

Minimumbedrag (alleen bij percentage)

Bij een percentagetype kun je een minimumbedrag opgeven. Dit is het laagste bedrag dat in rekening wordt gebracht, ook als het berekende percentage lager uitvalt.

Voorbeeld: je stelt 20% in met een minimum van 8 euro. Bij een behandeling van 30 euro zou 20% normaal 6 euro zijn -- maar door het minimum betaalt de klant 8 euro.

Aanbetaling-deadline

Dit is de belangrijkste regel die bepaalt wat er gebeurt als een klant de aanbetaling niet betaalt. Een boeking met een openstaande aanbetaling staat voorlopig in je agenda. Met de deadline annuleer je zulke boekingen automatisch zodat het slot weer vrijkomt.

Kies een van de drie standen:

Stand	Wat het doet
Uit	Onbetaalde boekingen blijven staan; je annuleert ze eventueel handmatig.
Na aanmaak	De boeking vervalt zoveel uur na het maken van de boeking. Geef het aantal uren op.
Voor afspraak	De boeking vervalt zoveel uur voor de afspraaktijd. Geef het aantal uren op.

Staat de deadline op Na aanmaak of Voor afspraak, dan controleert Salonnare elk uur de openstaande aanbetalingen. Is de deadline gepasseerd, dan wordt de aanbetaling als verlopen gemarkeerd en de voorlopige afspraak automatisch geannuleerd.

Bevestigingsmail

De optie Bevestigingsmail bij betaling stuurt de klant automatisch een bevestiging zodra de aanbetaling is geslaagd. Deze staat standaard aan. Zet hem uit als je liever zelf communiceert.

Opslaan

Klik op Opslaan om de instellingen vast te leggen. Kies je Alle klanten zonder een bedrag in te vullen, of Alleen nieuwe klanten zonder een bedrag voor nieuwe klanten, dan toont Salonnare een validatiefout.

Wanneer is een aanbetaling vereist?

Een aanbetaling wordt gevraagd bij directe online boekingen, aan de groep die je bij Wie betaalt een aanbetaling? hebt gekozen. In de verzoek-modus wordt geen aanbetaling gevraagd (zie Online boekingen).

Je kunt dit per klant overrulen. Open een klant in Klanten en stel bij Aanbetaling vereist in:

• Standaard (volg salon-instelling) -- de algemene instelling geldt.
• Nooit (vrijstelling) -- deze klant hoeft nooit een aanbetaling te doen, ook als de salon-instelling aanstaat.
• Altijd (verplicht voor deze klant) -- deze klant moet altijd een aanbetaling doen, ook als de salon-instelling uitstaat.

Hoe het werkt voor de klant

Wanneer een klant online een afspraak maakt en een aanbetaling vereist is:

1. Ze doorlopen de normale boekingsstappen (dienst, medewerker, datum/tijd, gegevens) en bevestigen.
2. Er is geen aparte betaalstap in de wizard. Na het bevestigen worden ze automatisch doorgestuurd naar de beveiligde betaalpagina van Mollie of Stripe.
3. Ze betalen de aanbetaling.
4. De afspraak staat voorlopig in je agenda tot de betaling is bevestigd; daarna wordt de afspraak definitief.

Lukt de betaling niet of betaalt de klant niet voor de deadline, dan wordt de voorlopige boeking automatisch geannuleerd (zie Aanbetaling-deadline).

Aanbetaling en no-shows

Komt een klant toch niet opdagen nadat ze een aanbetaling hebben gedaan, dan kun je de afspraak als no-show markeren. De aanbetaling wordt niet automatisch teruggestort -- je bepaalt zelf wat je ermee doet. Wil je een no-show fee insturen voor het resterende bedrag, zie dan No-show fee instellen.