Aanbetalingen instellen

Met aanbetalingen vraag je klanten vooraf een deel van de behandelprijs te betalen wanneer ze online een afspraak maken. Zo verklein je het risico op no-shows en geef je je agenda meer zekerheid. De betaling loopt via je gekoppelde betaalprovider (Mollie of Stripe).

Vereisten

Aanbetalingen vereisen een standaard-betalingsprovider: je moet bij Betalingen instellen Stripe of Mollie als standaard-provider hebben gekozen, en die provider moet gekoppeld zijn. Salonnare gebruikt die provider voor de aanbetaling.

Staat je standaard-betalingsprovider op Geen (of haal je de gekozen provider weg), dan kun je aanbetalingen niet aanzetten -- de keuze Wie betaalt een aanbetaling? is dan niet zichtbaar en je ziet de uitleg dat er geen betaalprovider gekoppeld is. Stonden aanbetalingen al aan en zet je de provider later op Geen, dan springt de stand automatisch terug naar Niemand en gaan ook de twee extra regels uit -- ook wanneer alleen nieuwe klanten betaalden.

Aanbetalingen zijn beschikbaar op het Pro-plan. Zit je op een lager plan, dan zie je een melding met de vraag om te upgraden en kun je de instelling niet aanzetten.

Zonder gekoppelde betaalprovider

Een aanbetaling gaat altijd naar je eigen account bij Mollie of Stripe. Is er geen betaalprovider van je salon gekoppeld, dan vraagt Salonnare geen aanbetaling: het geld kan dan nergens naartoe.

Je ontkoppelt Stripe of Mollie. Ontkoppel je de provider onder Instellingen > Betalingen koppelen, dan zet Salonnare je aanbetalingen meteen uit: Wie betaalt een aanbetaling? gaat naar Niemand, de extra regels gaan uit, en een vestiging die de aanbetaling zelf aanzette volgt weer de salon. Je ziet direct de melding "Aanbetalingen staan nu uit: zonder gekoppelde betaalprovider kan er geen aanbetaling geïnd worden. Klanten kunnen gewoon online blijven boeken." In het meldingscentrum staat daarnaast Aanbetalingen uitgezet: Stripe is ontkoppeld (of Mollie). Koppel je later opnieuw, zet de aanbetaling dan zelf weer aan -- dat gebeurt niet vanzelf.

Een online boeking die een aanbetaling had moeten krijgen. Moet een klant toch een aanbetaling doen terwijl er geen betaalprovider gekoppeld is -- bijvoorbeeld omdat je bij die klant Altijd (verplicht voor deze klant) hebt ingesteld -- dan gaat de boeking gewoon door, zonder aanbetaling. De klant ziet het gewone bevestigingsscherm en krijgt de gewone bevestigingsmail. Jij krijgt in het meldingscentrum de melding Aanbetaling niet gevraagd: geen betaalprovider gekoppeld, met de naam van de klant erbij. Die melding komt hoogstens één keer per 24 uur, ook als er in die tijd meer van zulke boekingen binnenkomen.

Wie betaalt een aanbetaling?

1. Ga naar Instellingen.
2. Kies in de groep Financieel het onderdeel Aanbetalingen.
3. Kies bij Wie betaalt een aanbetaling? een van de drie standen.

Stand	Wat het doet
Niemand	Er wordt nooit een aanbetaling gevraagd.
Alle klanten	Iedereen die online boekt betaalt vooraf, ook vaste klanten.
Alleen nieuwe klanten	Alleen klanten zonder eerdere afspraak betalen vooraf. Terugkerende klanten betalen niets.

Zodra je een andere stand dan Niemand kiest, verschijnen de extra opties.

Alleen nieuwe klanten

Een klant telt als nieuw zolang er geen eerdere, niet-geannuleerde afspraak op zijn naam staat. Vanaf de tweede afspraak betaalt hij niets meer vooraf.

In deze stand geef je bij Aanbetaling voor nieuwe klanten een eigen bedrag op. Dat bedrag is verplicht: zonder bedrag slaat Salonnare de instelling niet op.

Wil je iedereen laten betalen maar nieuwe klanten een ander bedrag rekenen, kies dan Alle klanten en zet daaronder Afwijkende aanbetaling voor nieuwe klanten aan.

Extra regels: per behandeling of boven een bedrag

Naast de keuze hierboven kun je twee regels aanzetten die over de afspraak gaan in plaats van over de klant. Ze staan onder Extra regels.

Regel	Wanneer hij aanslaat
Aanbetaling bij bepaalde behandelingen	Een van de aangevinkte behandelingen zit in de afspraak. Handig voor lange of dure behandelingen waarvoor je een stoel lang vrijhoudt.
Aanbetaling boven een bedrag	Het totaalbedrag van de afspraak haalt de drempel die je opgeeft. De drempel telt inclusief: een afspraak van precies dat bedrag valt eronder.

Deze regels gelden naast de stand bij Wie betaalt een aanbetaling?. Een afspraak vraagt een aanbetaling zodra een van de actieve regels aanslaat. Staat de stand dus op Niemand maar heb je een behandeling aangevinkt, dan betaalt een klant die die behandeling boekt alsnog vooraf.

Welk bedrag geldt als er meerdere regels aanslaan?

Elke regel heeft een eigen bedrag. Slaan er meerdere tegelijk aan, dan geldt het hoogste bedrag. Zo kan een extra regel aanzetten een aanbetaling nooit verlagen: de strengste regel die je zelf hebt ingesteld wint.

Laat je het bedrag van een regel op 0 staan, dan gebruikt die regel het algemene aanbetalingsbedrag hierboven.

Type aanbetaling kiezen

Je kunt kiezen tussen twee typen:

Type	Omschrijving
Percentage	Een percentage van de totale behandelprijs. Bijvoorbeeld 25% van een behandeling van 60 euro = 15 euro aanbetaling. Bij meerdere behandelingen telt de som van de prijzen.
Vast bedrag	Een vaste euro-waarde, ongeacht de behandelprijs. Bijvoorbeeld altijd 10 euro.

Kies het type via de keuzerondjes Percentage van behandelprijs of Vast bedrag.

Deze velden horen bij de stand Alle klanten. Bij Alleen nieuwe klanten kies je type en bedrag onder Aanbetaling voor nieuwe klanten; de extra regels hebben elk hun eigen type en bedrag.

Bedrag instellen

• Bij percentage: vul het percentage in, bijvoorbeeld 25 voor 25%.
• Bij vast bedrag: vul het bedrag in euros in, bijvoorbeeld 10 voor EUR 10.

Minimumbedrag (alleen bij percentage)

Bij een percentagetype kun je een minimumbedrag opgeven. Dit is het laagste bedrag dat in rekening wordt gebracht, ook als het berekende percentage lager uitvalt.

Voorbeeld: je stelt 20% in met een minimum van 8 euro. Bij een behandeling van 30 euro zou 20% normaal 6 euro zijn -- maar door het minimum betaalt de klant 8 euro.

Aanbetaling-deadline

Dit is de belangrijkste regel die bepaalt wat er gebeurt als een klant de aanbetaling niet betaalt. Een boeking met een openstaande aanbetaling staat voorlopig in je agenda. Met de deadline annuleer je zulke boekingen automatisch zodat het slot weer vrijkomt.

Kies een van de drie standen:

Stand	Wat het doet
Uit	Onbetaalde boekingen blijven staan; je annuleert ze eventueel handmatig.
Na aanmaak	De boeking vervalt zoveel uur na het maken van de boeking. Geef het aantal uren op.
Voor afspraak	De boeking vervalt zoveel uur voor de afspraaktijd. Geef het aantal uren op.

Staat de deadline op Na aanmaak of Voor afspraak, dan controleert Salonnare elk uur de openstaande aanbetalingen. Is de deadline gepasseerd, dan wordt de aanbetaling als verlopen gemarkeerd en de voorlopige afspraak automatisch geannuleerd.

De mails rond een aanbetaling

De aan/uit-schakelaars van deze mails staan niet meer in dit onderdeel maar bij Instellingen > E-mail templates. Het zijn er twee, elk met een eigen rij:

Rij	Wat hij verstuurt
Aanbetaling vereist	De mail met de betaallink waarmee de klant de aanbetaling voldoet.
Aanbetaling ontvangen	De bevestiging zodra de aanbetaling is geslaagd.

Allebei staan ze standaard aan. Zet Aanbetaling ontvangen uit als je liever zelf communiceert.

Tot deze verhuizing stuurde één schakelaar allebei de mails. Je bestaande stand is overgenomen op allebei de rijen, dus er verandert niets tot je zelf iets omzet. Zie E-mailtemplates.

Opslaan

Klik op Opslaan om de instellingen vast te leggen. Kies je Alle klanten zonder een bedrag in te vullen, of Alleen nieuwe klanten zonder een bedrag voor nieuwe klanten, dan toont Salonnare een validatiefout.

Wanneer is een aanbetaling vereist?

Een aanbetaling wordt gevraagd bij directe online boekingen, aan de groep die je bij Wie betaalt een aanbetaling? hebt gekozen. In de verzoek-modus wordt geen aanbetaling gevraagd (zie Online boekingen).

Je kunt dit per klant overrulen. Open een klant in Klanten en stel bij Aanbetaling vereist in:

• Standaard (volg salon-instelling) -- de algemene instelling geldt.
• Nooit (vrijstelling) -- deze klant hoeft nooit een aanbetaling te doen, ook als de salon-instelling aanstaat.
• Altijd (verplicht voor deze klant) -- deze klant moet altijd een aanbetaling doen, ook als de salon-instelling uitstaat.

Hoe het werkt voor de klant

Wanneer een klant online een afspraak maakt en een aanbetaling vereist is:

1. Ze doorlopen de normale boekingsstappen (dienst, medewerker, datum/tijd, gegevens) en bevestigen.
2. Er is geen aparte betaalstap in de wizard. Na het bevestigen worden ze automatisch doorgestuurd naar de beveiligde betaalpagina van Mollie of Stripe.
3. Ze betalen de aanbetaling.
4. De afspraak staat voorlopig in je agenda tot de betaling is bevestigd; daarna wordt de afspraak definitief.

Lukt de betaling niet of betaalt de klant niet voor de deadline, dan wordt de voorlopige boeking automatisch geannuleerd (zie Aanbetaling-deadline).

Is er geen betaalprovider gekoppeld, dan vallen stap 2 tot en met 4 weg: de afspraak wordt direct gemaakt, zonder aanbetaling (zie Zonder gekoppelde betaalprovider).

Als een betaling niet in de gewone volgorde binnenkomt

Je bevestigt de afspraak zelf terwijl de aanbetaling nog openstaat. De afspraak staat dan vast, maar de aanbetaling blijft openstaand: Salonnare boekt haar pas als betaald wanneer Mollie of Stripe de betaling bevestigt. In de kassa gaat er dan ook niets van de bon af. Betaalt de klant de link later alsnog, dan telt de aanbetaling gewoon mee.

De klant betaalt nadat de afspraak al geannuleerd is. Bijvoorbeeld omdat de deadline verstreken was, of omdat je de afspraak zelf annuleerde terwijl de betaallink nog openstond. Salonnare stort het bedrag dan automatisch terug via Mollie of Stripe, de afspraak blijft geannuleerd en de klant krijgt geen bevestiging. Je ziet in het meldingscentrum Aanbetaling van €... na annulering automatisch teruggestort. Weigert de provider het terugstorten, dan staat er terugstorten mislukt: stort het bedrag dan zelf terug in het dashboard van Mollie of Stripe, of plan de afspraak opnieuw in.

De klant betaalt dezelfde aanbetaling twee keer, bijvoorbeeld via twee betaallinks. De tweede betaling gaat automatisch terug en je krijgt de melding Dubbele aanbetaling van €... automatisch teruggestort. In de kassa staat bij de afspraak gewoon de regel Aanbetaling (al voldaan) met het bedrag van de betaling die blijft staan.

Aanbetaling en no-shows

Komt een klant toch niet opdagen nadat ze een aanbetaling hebben gedaan, dan kun je de afspraak als no-show markeren. De aanbetaling wordt niet automatisch teruggestort -- je bepaalt zelf wat je ermee doet. Wil je daarnaast een no-show fee in rekening brengen, zie dan No-show fee instellen. Let op: die fee wordt over de volledige behandelprijs berekend; de betaalde aanbetaling gaat er niet automatisch vanaf.