Terugbetalen en creditbonnen

Brengt een klant een product terug, of klopt er iets niet aan een behandeling? Dan betaal je de bon terug vanuit de bonhistorie van de Kassa. De originele bon blijft daarbij gewoon staan. Salonnare maakt er een creditbon naast: een tweede bon met negatieve regels, gedateerd op de dag van de terugbetaling.

Zo veranderen omzet en btw van de oorspronkelijke dag niet achteraf. De terugbetaling telt in de periode waarin je hem doet, en je btw-overzicht verlaagt de grondslag in die periode.

Wie mag terugbetalen?

• Terugbetalen kan iedereen met het recht Kassa op Bekijken + bewerken. Een beheerder mag het altijd. Rechten stel je per medewerker in, zie Medewerkers.
• Geld teruggeven als tegoed kan alleen een beheerder.
• De optie Terugstorten via Stripe ziet alleen een beheerder.

Een bon terugbetalen

1. Open de Kassa en klik rechtsboven op Bestellingen.
2. Klik op de bon en daarna op Terugbetalen. Je kunt ook met de rechtermuisknop op de bon klikken (op een telefoon: lang indrukken) en Terugbetalen kiezen.
3. Het venster Bon terugbetalen opent. Alle regels die nog open staan zijn al geselecteerd, met het volle aantal.
4. Wil je niet alles terugbetalen? Zet het aantal per regel lager met de min-knop (zie Een deel terugbetalen hieronder).
5. Kies of producten terug op voorraad gaan en hoe het geld teruggaat (zie hieronder).
6. Vul eventueel een reden in. Die komt op de creditbon en in de historie van de klant.
7. Klik op Terugbetalen.

Je krijgt een melding met het terugbetaalde bedrag. De creditbon staat daarna in de bonhistorie.

Onder de regels staat Geselecteerde regels met een bedrag. Dat is het bedrag vóór kortingen. Het echte bedrag rekent Salonnare zelf uit: stond er korting op de bon, dan gaat een evenredig deel van die korting mee, zodat de klant nooit meer terugkrijgt dan ze voor die regels betaalde. De fooi gaat niet mee terug.

Een deel terugbetalen

Je kunt per regel kiezen hoeveel stuks terug gaan. Met de min- en plusknop stel je het aantal in; naast het aantal zie je hoeveel er van die regel nog open staat.

Je kunt een bon in meerdere keren terugbetalen. Staat er al iets van een regel terug, dan zie je dat in het venster als "al terugbetaald". Samen komen de terugbetalingen nooit boven het bedrag van de bon uit.

Heb je op de bon een cadeaubon verkocht, dan staat die regel niet in het venster. Een verkochte cadeaubon kun je niet via terugbetalen terugnemen: blokkeer hem in plaats daarvan bij Cadeaubonnen.

Voorraad terug

Zit er een product bij de regels die je terugbetaalt, dan zie je de schakelaar Producten terug op voorraad. Die staat standaard aan: de voorraad van die producten gaat met het teruggenomen aantal omhoog, met een voorraadmutatie die naar de creditbon verwijst.

Zet de schakelaar uit als het product niet meer te verkopen is, bijvoorbeeld omdat het geopend of kapot is.

Hoe gaat het geld terug?

Onder Hoe gaat het geld terug? kies je een van deze opties:

Optie	Wat er gebeurt	Wanneer zichtbaar
Contant, of handmatig via de pinautomaat	Salonnare legt de terugbetaling vast. Het geld geef je zelf terug: contant, of met je pinautomaat.	Altijd
Terugstorten via Stripe	Salonnare stort het bedrag automatisch terug op de Stripe-betaling.	Alleen bij een bon die via stoelhuur met Stripe is betaald, en alleen voor een beheerder
Als tegoed op het klantprofiel	Het bedrag komt als klanttegoed op de klantkaart.	Als je beheerder bent, er een klant op de bon staat en Klanttegoed aan staat

Mislukt het terugstorten bij Stripe, dan staat de creditbon er wel, maar is het geld nog niet terug. Je krijgt daar een melding van. Stort het bedrag dan zelf terug in het Stripe-dashboard.

Wat er nog meer terugdraait

Een terugbetaling draait meer terug dan alleen het geld:

• Spaarpunten -- punten die de klant met de bon verdiende gaan er weer af, bij een deel naar verhouding. Bij een volledige terugbetaling krijgt de klant ingewisselde punten terug.
• Cadeaubon -- was de bon (deels) met een cadeaubon betaald, dan komt dat bedrag terug op de cadeaubon. Een lege cadeaubon wordt weer bruikbaar; een geblokkeerde of verlopen cadeaubon blijft dat.
• Aanbetaling -- bij een volledige terugbetaling komt een verrekende aanbetaling weer vrij.
• Klanttegoed -- tegoed dat de klant op de bon besteedde, komt bij een volledige terugbetaling terug op haar profiel.
• Commissie -- de commissie op de teruggenomen regels vervalt, ook als die al was uitbetaald.

Twee dingen blijven zoals ze waren. De afspraak blijft op Voltooid staan, want de behandeling is wel uitgevoerd; alleen het geld gaat terug. En het gebruik van een kortingscode telt nog steeds mee voor het maximum van die actie.

Terugbetalingen terugvinden

In de bonhistorie (Kassa > Bestellingen) zie je aan de status wat er met een bon is gebeurd:

• Terugbetaald -- alles van de bon is terugbetaald.
• Deels terugbetaald -- een deel is terugbetaald.
• Creditbon -- dit is zelf een creditbon, met een nummer dat begint met CREDIT.

Met de filter Status kies je Terugbetaald (bonnen waarvan iets is terugbetaald) of Creditbon. De omzet bovenaan de bonhistorie is netto: een creditbon telt met zijn negatieve bedrag af. Een creditbon telt niet als extra bestelling.

Staat er een klant op de bon, dan verschijnt de terugbetaling ook op de klantkaart onder Refund-historie, met de manier waarop het geld terugging.

Wat niet kan

• Een betaalde bon verwijderen. Een betaalde bon betaal je terug; verwijderen kan alleen bij een bon die nog niet betaald is.
• Een onbetaalde bon terugbetalen. Er is nog niets betaald, dus verwijder je de bon in plaats van hem terug te betalen.
• Een creditbon terugbetalen, of een bon die al helemaal is terugbetaald. De knop Terugbetalen is dan uitgeschakeld.
• Meer terugbetalen dan er open staat. Per regel kun je niet meer stuks kiezen dan er nog over zijn.
• Bedragen op een bon aanpassen. Een correctie op het bedrag doe je met een terugbetaling, zodat er een creditbon naast komt.