No-show fee instellen
Met een no-show fee breng je automatisch kosten in rekening wanneer een klant niet komt opdagen. Je configureert eenmalig het bedrag (percentage of vast) en de regels. Daarna gebeurt alles vanzelf: zodra je een afspraak als no-show markeert, berekent Salonnare de kosten en verstuurt de betaallink via je gekoppelde betaalprovider. Er is geen keuzedialoog meer -- het gaat automatisch.
Wat je nodig hebt
No-showkosten vereisen dat Mollie of Stripe is gekoppeld. Salonnare gebruikt Mollie als je dat hebt ingesteld, anders valt het terug op Stripe. Heb je nog geen betaalprovider, zie dan eerst Betalingen instellen.
No-showkosten instellen
- Ga naar Instellingen.
- Zoek het onderdeel No-show fee.
- Zet No-show fee inschakelen aan.
- Configureer de regels:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Type kosten | Kies Percentage (een percentage van de behandelprijs) of Vast bedrag (een vast bedrag in euro). |
| Percentage / Vast bedrag | Het percentage (bijvoorbeeld 50) of het vaste bedrag (bijvoorbeeld 25). |
| Minimumbedrag | Alleen bij percentage. De laagste kosten die in rekening worden gebracht. Voorbeeld: stel je 20% in met een minimum van 10, dan kost een behandeling van 30 euro toch 10 euro (niet 6 euro). |
| Coulance-periode (uren) | Reken pas een fee aan als zoveel uur na de afspraaktijd is verstreken. 0 = direct. |
| Kaart vereisen (automatisch afschrijven) | Vraag bij het boeken een kaart op en schrijf de fee na de coulance-periode automatisch af. Vereist Stripe. |
| Bevestigingsmail bij no-show | Stuur de klant automatisch een e-mail met de kosten en de betaallink. Standaard aan. |
- Klik op Opslaan.
Wat er automatisch gebeurt bij een no-show
Stap 1 -- Markeer de afspraak als no-show
- Open de afspraak in de agenda.
- Klik op het statusdropdown en selecteer No-show.
Dat is alles. Er verschijnt geen keuzevenster -- als no-show fee aanstaat, start de flow automatisch.
Stap 2 -- Salonnare verstuurt de kosten
- Salonnare berekent de fee op basis van je instellingen (bij meerdere behandelingen op de som van de prijzen).
- Staat er een coulance-periode ingesteld en is die nog niet verstreken, dan wordt er nog geen fee aangerekend.
- De klant ontvangt een e-mail met de afspraakdatum, de dienst, het bedrag en een betaallink.
Stap 3 -- De klant betaalt
- De klant klikt op de betaallink in de e-mail.
- Ze zien een beveiligde betaalpagina (via Mollie of Stripe, afhankelijk van je instellingen).
- Ze voeren hun betaalgegevens in en betalen.
Stap 4 -- Bevestiging
Zodra de klant betaalt, wordt de no-show fee in de rapportage als betaald geregistreerd.
No-showkosten terugvinden
Wil je alle no-shows en de status van de kosten zien?
- Ga naar Rapportages.
- Open het tabblad No-show.
Je ziet bovenaan de KPI's:
| KPI | Wat het toont |
|---|---|
| Totaal no-shows | Aantal gemiste afspraken |
| Betaald | Aantal betaalde no-show fees |
| Openstaand | Aantal nog niet betaalde fees |
| Totale boetes | Som van alle aangerekende fees |
| Geinde boetes | Som van de betaalde fees |
| Recovery-rate | Percentage van de fees dat is betaald |
Daaronder vind je No-shows per klant: een tabel met per klant het aantal no-shows, hoeveel daarvan betaald zijn en de datum van de laatste no-show.
Klanten die vaker niet komen opdagen
Onder dezelfde instellingen vind je No-show patroon-signalering. Zet je dit aan, dan krijgen klanten die de drempel halen een waarschuwingsbadge in de agenda en de afspraak-zoeker.
- Drempel (aantal no-shows) -- vanaf dit aantal krijgt de klant de badge.
- Venster (maanden) -- no-shows worden binnen dit aantal maanden geteld.
Tips om no-shows te verminderen
No-showkosten zijn een vangnet, maar voorkomen is beter:
- Stuur herinneringen -- Salonnare kan automatische herinneringsmails sturen.
- Vraag een aanbetaling -- zie Aanbetalingen instellen.
- Maak verzetten makkelijk -- klanten komen vaker als ze eenvoudig kunnen verplaatsen.
Wil je meer weten over betalingen? Zie Betalingen instellen. Hulp bij afsprakenbeheer? Zie Afspraken beheren.