No-show fee instellen
Met een no-show fee breng je kosten in rekening wanneer een klant niet komt opdagen. Je configureert eenmalig het bedrag (percentage of vast) en de regels. Zodra je een afspraak als no-show markeert, vraagt Salonnare eerst om bevestiging en laat je daarna in een tweede stap kiezen: een herstelmail zonder betaallink, verzuimkosten met betaallink (het bedrag staat zichtbaar bij de keuze), of niets sturen. Zo verstuur je nooit meer per ongeluk een rekening.
Wat je nodig hebt
No-showkosten vereisen dat Mollie of Stripe is gekoppeld. Salonnare gebruikt Mollie als je dat hebt ingesteld, anders valt het terug op Stripe. Heb je nog geen betaalprovider, zie dan eerst Betalingen instellen.
No-showkosten instellen
- Ga naar Instellingen.
- Zoek het onderdeel No-show fee.
- Zet No-show fee inschakelen aan.
- Configureer de regels:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Type kosten | Kies Percentage (een percentage van de behandelprijs) of Vast bedrag (een vast bedrag in euro). |
| Percentage / Vast bedrag | Het percentage (bijvoorbeeld 50) of het vaste bedrag (bijvoorbeeld 25). |
| Minimumbedrag | Alleen bij percentage. De laagste kosten die in rekening worden gebracht. Voorbeeld: stel je 20% in met een minimum van 10, dan kost een behandeling van 30 euro toch 10 euro (niet 6 euro). |
| Coulance-periode (uren) | Reken pas een fee aan als zoveel uur na de afspraaktijd is verstreken. 0 = direct. |
| Kaart vereisen (automatisch afschrijven) | Vraag bij het boeken een kaart op en schrijf de fee na de coulance-periode automatisch af. Vereist Stripe. |
| Bevestigingsmail bij no-show | Stuur de klant automatisch een e-mail met de kosten en de betaallink. Standaard aan. |
- Klik op Opslaan.
Je kunt no-show fee niet activeren zonder een bedrag in te vullen. Salonnare toont dan een validatiefout.
Een veelgebruikte instelling is 50% van de behandelprijs met een minimum van 15 euro. Dit is eerlijk voor klanten en beschermt tegelijk je omzet.
Wat er automatisch gebeurt bij een no-show
Stap 1 -- Markeer de afspraak als no-show
- Open de afspraak in de agenda (of via het notificatiecentrum).
- Klik op het statusdropdown (of de knop Markeren als no-show) en bevestig.
Er verschijnt eerst een bevestigingsvenster met de klantnaam, datum en dienst. Klikt u op Ja, no-show, dan gaat de afspraak pas ECHT op no-show ná de mailkeuze in stap 2.
Stap 2 -- Kies de e-mail (of sla over)
Na het bevestigen verschijnt een tweede venster met drie opties:
| Optie | Betaallink | Wanneer beschikbaar |
|---|---|---|
| Herstelmail | Nee | Altijd |
| Verzuimkosten | Ja, met het bedrag zichtbaar in de keuze | Alleen als no-show fee aanstaat én er voor deze afspraak een fee geldt |
| Niets sturen | -- | Altijd |
De verzuimkosten-optie heeft een duidelijke badge "Bevat betaallink", zodat u 'm nooit per ongeluk met de herstelmail verwart. Kies een optie en klik op Versturen.
Stap 3 -- Salonnare berekent en verstuurt de gekozen mail
- Salonnare berekent de fee op basis van uw instellingen (bij meerdere behandelingen op de som van de prijzen).
- Staat er een coulance-periode ingesteld en is die nog niet verstreken, dan toont de verzuimkosten-optie geen bedrag en verschijnt hij niet in de keuzelijst.
- Kiest u verzuimkosten, dan ontvangt de klant een e-mail met de afspraakdatum, de dienst, het bedrag en een betaallink.
- Kiest u de herstelmail, dan ontvangt de klant een vriendelijk bericht zonder betaallink en zonder kosten.
- Kiest u niets sturen, dan wordt de afspraak wel op no-show gezet, maar krijgt de klant geen bericht.
Heeft u Kaart vereisen aanstaan en heeft de klant een kaart op bestand, dan wordt de fee na de coulance-periode automatisch van de kaart afgeschreven -- dit gebeurt los van uw mailkeuze en er gaat dan geen losse betaallink uit.
Stap 4 -- De klant betaalt
- De klant klikt op de betaallink in de e-mail (alleen bij de verzuimkosten-optie).
- Ze zien een beveiligde betaalpagina (via Mollie of Stripe, afhankelijk van uw instellingen).
- Ze voeren hun betaalgegevens in en betalen.
Stap 5 -- Bevestiging
Zodra de klant betaalt, wordt de no-show fee in de rapportage als betaald geregistreerd.
No-showkosten terugvinden
Wil je alle no-shows en de status van de kosten zien?
- Ga naar Rapportages.
- Open het tabblad No-show.
Je ziet bovenaan de KPI's:
| KPI | Wat het toont |
|---|---|
| Totaal no-shows | Aantal gemiste afspraken |
| Betaald | Aantal betaalde no-show fees |
| Openstaand | Aantal nog niet betaalde fees |
| Totale boetes | Som van alle aangerekende fees |
| Geinde boetes | Som van de betaalde fees |
| Recovery-rate | Percentage van de fees dat is betaald |
Daaronder vind je No-shows per klant: een tabel met per klant het aantal no-shows, hoeveel daarvan betaald zijn en de datum van de laatste no-show.
Klanten die vaker niet komen opdagen
Onder dezelfde instellingen vind je No-show patroon-signalering. Zet je dit aan, dan krijgen klanten die de drempel halen een waarschuwingsbadge in de agenda en de afspraak-zoeker.
- Drempel (aantal no-shows) -- vanaf dit aantal krijgt de klant de badge.
- Venster (maanden) -- no-shows worden binnen dit aantal maanden geteld.
Tips om no-shows te verminderen
No-showkosten zijn een vangnet, maar voorkomen is beter:
- Stuur herinneringen -- Salonnare kan automatische herinneringsmails sturen.
- Vraag een aanbetaling -- zie Aanbetalingen instellen.
- Maak verzetten makkelijk -- klanten komen vaker als ze eenvoudig kunnen verplaatsen.
Wil je meer weten over betalingen? Zie Betalingen instellen. Hulp bij afsprakenbeheer? Zie Afspraken beheren.