No-showkosten
Wanneer een klant niet komt opdagen voor een afspraak, kost dat je tijd en geld. No-showbescherming stelt je in staat om kosten in rekening te brengen om gemiste afspraken te ontmoedigen. Salonnare handelt het hele proces automatisch af -- van het berekenen van de kosten tot het versturen van de betaallink en het registreren van de betaling.
Wat je nodig hebt
No-showkosten vereisen dat Stripe is verbonden, omdat de betaallink wordt aangestuurd door Stripe. Als je Stripe nog niet hebt ingesteld, zie dan eerst Betalingen instellen.
No-showkosten instellen
- Ga naar Instellingen.
- Zoek het onderdeel No-showkosten.
- Zet No-showkosten inschakelen aan.
- Configureer hoe de kosten worden berekend:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Type kosten | Kies Percentage (een percentage van de dienstprijs) of Vast bedrag (een vast bedrag). |
| Waarde | Het percentage (bijvoorbeeld 50%) of het vaste bedrag (bijvoorbeeld 25 euro). |
| Minimumbedrag | Voor percentagekosten is dit het laagste bedrag dat in rekening wordt gebracht. Voorbeeld: als je 20% instelt met een minimum van 10 euro, resulteert een dienst van 30 euro in kosten van 10 euro (niet 6 euro). |
- Klik op Opslaan.
Wat er gebeurt als een klant niet komt opdagen
Hier is het stapsgewijze verloop bij een no-show:
Stap 1 -- Markeer de afspraak als no-show
- Open de afspraak in de agenda.
- Klik op het statusdropdown en selecteer No-show.
- Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag wat je wilt doen:
- Kosten versturen -- Stuur een betaallink naar de klant.
- Alleen no-show markeren -- Registreer de no-show zonder kosten in rekening te brengen.
Stap 2 -- De klant ontvangt de kosten
Als je ervoor kiest de kosten te versturen:
- Salonnare berekent de kosten op basis van je instellingen.
- De klant ontvangt een e-mail met uitleg over:
- Waarvoor de kosten zijn
- De afspraakdatum en dienst
- Het verschuldigde bedrag
- Een link om te betalen
Stap 3 -- De klant betaalt
- De klant klikt op de betaallink in de e-mail.
- Ze zien een beveiligde betaalpagina (gehost door Stripe).
- Ze voeren hun kaartgegevens in en betalen.
- Klaar -- de betaling is verwerkt.
De betaallink verloopt na 7 dagen. Als de klant niet binnen die tijd betaalt, wordt de link inactief.
Stap 4 -- Je ontvangt bevestiging
Zodra de klant betaalt:
- Het boekingsrecord wordt bijgewerkt om de kosten als geind te tonen.
- De klant ontvangt een betalingsbevestigingsmail.
- Jij ontvangt een melding dat de kosten zijn betaald.
Wanneer geen kosten in rekening brengen
Natuurlijk verdient niet elke no-show een boete. Gebruik je eigen oordeel:
- Een trouwe klant met een oprecht noodgeval? Je kiest misschien voor Alleen no-show markeren.
- Een herhaaldelijke overtreder die regelmatig afspraken overslaat? Het versturen van de kosten is redelijk.
De keuze is altijd aan jou -- Salonnare stuurt nooit automatisch kosten zonder jouw goedkeuring.
No-showkosten-geschiedenis bekijken
Wil je alle kosten die je hebt verstuurd en hun status zien?
- Ga naar Rapportages.
- Zoek het onderdeel No-showkosten.
Je ziet een tabel met:
| Kolom | Wat het toont |
|---|---|
| Datum | Wanneer de no-show afspraak gepland stond |
| Klant | De naam van de klant |
| Dienst | De dienst die ze hebben gemist |
| Kosten | Het in rekening gebrachte bedrag |
| Status | In afwachting (wacht op betaling), Betaald of Verlopen (link is verlopen) |
Dit geeft je een duidelijk overzicht van je no-showbescherming in actie.
Tips om no-shows te verminderen
No-showkosten zijn een vangnet, maar voorkomen is nog beter:
- Stuur herinneringen -- Salonnare kan automatische herinneringsmails sturen voor afspraken.
- Gebruik boekingsverzoek-modus -- Vereis dat klanten hun boekingen bevestigen.
- Maak verzetten makkelijk -- Klanten zijn minder geneigd om niet te komen als ze hun afspraak eenvoudig kunnen verplaatsen.
Wil je meer weten over betalingen? Zie Betalingen instellen. Hulp nodig bij afsprakenbeheer? Zie Afspraken beheren.