De wachtlijst gebruiken
Een volledig volgeboekte dag is een luxeprobleem -- maar je wilt geen klant kwijtraken omdat er geen plek is. Daar is de wachtlijst voor. Voeg klanten toe die een afspraak willen, en wanneer er een plek vrijkomt, kun je ze met een klik informeren.
Een klant aan de wachtlijst toevoegen
- Ga naar Boekingen en klik op het tabblad Wachtlijst.
- Klik op Toevoegen aan wachtlijst.
- Vul de gegevens in:
- Klant -- Zoek de klant op naam.
- Dienst -- Welke behandeling ze willen.
- Voorkeur medewerker -- Optioneel, als ze een voorkeur hebben.
- Voorkeur datum -- Ongeveer wanneer ze willen komen.
- Notities -- Alles wat de moeite waard is om te noteren (bijvoorbeeld "alleen 's ochtends beschikbaar").
- Klik op Opslaan.
De klant ontvangt een e-mail ter bevestiging dat ze aan de wachtlijst zijn toegevoegd.
Wachtlijststatussen
Elke wachtlijstvermelding heeft een status zodat je precies weet hoe het ervoor staat:
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Wachtend | De klant wacht actief op een opening. |
| Gecontacteerd | Je hebt contact opgenomen over een beschikbare plek. |
| Geboekt | De klant heeft geaccepteerd en er is een afspraak aangemaakt. |
| Geannuleerd | De klant heeft geen interesse meer of heeft zich teruggetrokken. |
Een klant informeren wanneer er een plek vrijkomt
Wanneer iemand een afspraak annuleert of je een last-minute opening hebt:
- Ga naar het tabblad Wachtlijst.
- Zoek de klant die geschikt zou zijn voor de vrije plek.
- Klik op Klant informeren.
- De klant ontvangt een e-mail met een link om het beschikbare tijdstip te boeken.
- De status van de vermelding verandert naar Gecontacteerd.
Als de klant via de link boekt, wordt de wachtlijstvermelding automatisch bijgewerkt naar Geboekt. Als ze niet reageren, blijft de status op "Gecontacteerd" staan en kun je handmatig opvolgen of het markeren als "Geannuleerd."
Je wachtlijst beheren
Om een wachtlijstvermelding op elk moment bij te werken:
- Klik op de vermelding in de wachtlijst.
- Wijzig de status, werk notities bij of pas voorkeuren aan.
- Klik op Opslaan.
Opgeruimd houden
Bekijk je wachtlijst regelmatig en annuleer vermeldingen voor klanten die te lang wachten of elders een afspraak hebben gevonden. Een schone wachtlijst helpt je snel te reageren wanneer er openingen zijn.
Op zoek naar meer manieren om je planning te beheren? Bekijk Afspraken beheren of stel Online boekingen in.