De wachtlijst gebruiken
Een volledig volgeboekte dag is een luxeprobleem -- maar je wilt geen klant kwijtraken omdat er geen plek is. Daar is de wachtlijst voor. Voeg klanten toe die een afspraak willen, en wanneer er een plek vrijkomt, kun je ze met een klik informeren.
De wachtlijst heeft een eigen pagina in het menu: Wachtlijst.
Een klant aan de wachtlijst toevoegen
- Open Wachtlijst in het menu.
- Klik op Klant toevoegen.
- Vul de gegevens in:
- Klant -- zoek de klant op naam.
- Dienst -- welke behandeling ze willen.
- Voorkeursdatum -- ongeveer wanneer ze willen komen.
- Voorkeurstijd -- het gewenste tijdstip (de eindtijd wordt afgeleid uit de duur van de behandeling).
- Notities -- alles wat de moeite waard is om te noteren (bijvoorbeeld "alleen 's ochtends beschikbaar").
- Klik op Klant toevoegen.
Wachtlijststatussen
Elke wachtlijstvermelding heeft een status zodat je precies weet hoe het ervoor staat:
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Wachtend | De klant wacht actief op een opening. |
| Genotificeerd | Je hebt de klant een bericht gestuurd over een mogelijke vrije plek. |
| Geboekt | De plek is geaccepteerd en omgezet naar een afspraak. |
| Afgewezen | De vermelding is geannuleerd (door jou of door de klant). |
Bovenaan de pagina zie je tellers voor het aantal wachtende, genotificeerde en geboekte klanten. Je kunt op status filteren.
Een klant informeren wanneer er een plek vrijkomt
Wanneer iemand annuleert of je een last-minute opening hebt:
- Open de pagina Wachtlijst.
- Zoek de klant die geschikt is voor de vrije plek.
- Klik op het Contact opnemen-icoon (het berichten-icoon) bij de vermelding.
- Typ je bericht (bijvoorbeeld "Er is een plek vrijgekomen op donderdag om 14:00 -- laat me weten of het je uitkomt").
- Klik op Versturen. De klant ontvangt je bericht per e-mail en de status springt op Genotificeerd.
Reageert de klant en wil die de plek? Klik dan op het Accepteren-icoon (het vinkje) om de vermelding op Geboekt te zetten. Wil je de vermelding sluiten? Klik op het Afwijzen-icoon (het kruisje) -- de klant ontvangt dan een e-mail dat de inschrijving is vervallen.
Een vermelding verwijderen
Klik op het prullenbak-icoon of zet de vermelding op Afwijzen om hem af te sluiten. Stond de vermelding nog op wachtend of genotificeerd, dan ontvangt de klant automatisch een e-mail dat de inschrijving is vervallen.
Opgeruimd houden
Bekijk je wachtlijst regelmatig en sluit vermeldingen voor klanten die te lang wachten of elders al een afspraak hebben gevonden. Een schone wachtlijst helpt je snel te reageren wanneer er openingen zijn.
Op zoek naar meer manieren om je planning te beheren? Bekijk Afspraken beheren of stel Online boekingen in.