Afspraak blijft op Gepland staan
De klant is geweest, er is afgerekend, en toch staat de afspraak in je agenda nog op Gepland. Ze telt mee als onafgerekend werk en blijft in je lijst Af te handelen hangen. Dat komt door één ding: Salonnare weet niet dat die bon bij die afspraak hoort.
Waarom het gebeurt
De koppeling tussen een bon en een afspraak ontstaat op het moment van afrekenen, maar alleen wanneer je de afspraak zelf afrekent. Sla je de behandeling met de hand aan in de kassa -- je typt de dienst gewoon in de bon -- dan draagt die kassaregel geen afspraak met zich mee. Het verband bestaat dan nergens, en het ontstaat ook niet vanzelf op een later moment.
Het gevolg:
- De afspraak blijft op Gepland staan, ook al is er allang betaald.
- Ze telt mee als onafgerekend werk in je cijfers.
- Ze blijft in het blok Af te handelen van het meldingencentrum staan, het blok dat het rode cijfer op de bel voedt.
Wat Salonnare zelf doet
Salonnare kijkt periodiek naar afspraken die in het verleden liggen en nog op Gepland staan, en zoekt of er diezelfde salondag een betaalde, afgeronde bon van dezelfde klant is.
Salonnare koppelt de bon zelf en zet de afspraak op Voltooid wanneer alle vier de volgende dingen kloppen:
- Er is precies één zo'n bon.
- Er is precies één vastzittende afspraak van die klant op die dag.
- Er staat geen betaalde maar nog niet verrekende aanbetaling open.
- Het bonbedrag ligt niet ver onder de prijs van de afspraak: minstens 60 procent.
In elk ander geval koppelt Salonnare niets en krijg je een kaart in het meldingencentrum, zodat een mens kiest. Dat is bewust: een gok zou geld aan de verkeerde afspraak koppelen, en dat is erger dan een afspraak die blijft hangen.
De automatische controle wordt stap voor stap per salon aangezet. Zie je hem nog niet bij jou, dan kun je altijd zelf koppelen via de kaart hieronder.
De kaart in het meldingencentrum
De kaart heet Bon bij afspraak controleren en staat in het blok Af te handelen. De kaart noemt zelf waarom Salonnare het niet alleen afkon:
| Wat er aan de hand is | Wat je doet |
|---|---|
| Meerdere betaalde bonnen rond dat tijdstip | Kies welke bon bij deze afspraak hoort. |
| Meerdere afspraken van dezelfde klant op dezelfde dag | Bepaal zelf welke afspraak door die bon betaald is. |
| Het bonbedrag wijkt sterk af van de prijs van de afspraak | Controleer of het echt om dezelfde behandeling gaat. |
| Er staat nog een betaalde aanbetaling open die niet verrekend is | Controleer dit eerst: de klant heeft vermoedelijk dubbel betaald. |
Bij die laatste reden gaat het om geld dat mogelijk terug moet. De klant betaalde een aanbetaling én de volle bon. Zoek dat uit vóór je koppelt, want na het koppelen staat de afspraak op Voltooid en valt de dubbele betaling minder op.
Op de kaart staan deze knoppen:
- Bon kiezen -- de juiste bon uitzoeken (zie hieronder).
- Zonder bon afronden -- de afspraak afronden zonder er een bon aan te hangen.
- No-show en Geannuleerd -- de gewone afhandelingen, wanneer de klant er niet was of de afspraak niet doorging.
- Afspraak openen -- gaat naar de afspraak in de agenda.
Er is bewust géén "later"-knop. Een uitstelknop op iets wat geld raakt maakt het probleem alleen opnieuw onzichtbaar.
De gewone kaart Afspraak afhandelen
Naast deze nieuwe kaart blijft Afspraak afhandelen bestaan voor afspraken die voorbij zijn en waarvoor helemaal geen bon is. Die kijkt sinds kort 90 dagen terug in plaats van 2 dagen, dus het kan zijn dat je in één keer een oude achterstand ziet verschijnen. Die stond er altijd al, hij was alleen niet zichtbaar. De kaarten komen gedoseerd binnen -- hoogstens 25 nieuwe per ronde -- zodat je lijst niet in één klap volloopt.
De juiste bon kiezen
Klik je op Bon kiezen, dan opent het venster Kies de bon die bij deze afspraak hoort met alle betaalde bonnen van die klant op die dag. Per bon zie je:
- het bedrag en het tijdstip waarop hij is afgerekend;
- het bonnummer;
- hoeveel minuten vóór of na het einde van de afspraak hij is afgerekend ("12 min na afloop" of "5 min voor afloop");
- de regels die op de bon staan.
Hangt een bon al aan een andere afspraak, dan staat daar de markering Al gekoppeld aan een andere afspraak bij.
Die markering is een waarschuwing, geen verbod. Twee afspraken die samen op één bon zijn afgerekend bestaat echt -- bijvoorbeeld een moeder die voor zichzelf en haar dochter betaalt. Kies zo'n bon alleen wanneer je zeker weet dat dat hier het geval is.
Kies je een bon, dan is de afspraak meteen Voltooid. Je ziet de melding Bon gekoppeld, afspraak afgerond met een knop Ongedaan maken.
Zonder bon afronden
Weet je zeker dat de behandeling geleverd is maar is er geen bon die erbij hoort, kies dan Zonder bon afronden. De afspraak gaat naar Voltooid zonder gekoppelde bon. Je hebt zeven seconden om dat terug te draaien via de melding die verschijnt.
Ligt de afspraak in een al afgesloten btw-kwartaal, dan staat er een waarschuwing bij de knop: "Deze afspraak valt in een afgesloten btw-periode. Zonder bon afronden verhoogt de omzet en de btw-grondslag van dat kwartaal." Dat is geen blokkade -- het kan een terechte correctie zijn -- maar wel iets om bewust te doen.
Een koppeling terugdraaien
Een koppeling die Salonnare zelf heeft gelegd, of die jij via de kaart hebt gekozen, kun je op twee manieren terugdraaien:
- Meteen na de actie -- klik Ongedaan maken in de melding die verschijnt.
- Later via het bondetail -- open in de kassa de lijst Bestellingen, klik de bon aan en kijk bij Gekoppelde afspraken. Daar staat per afspraak de herkomst -- Automatisch gekoppeld of Handmatig gekoppeld -- met een knop Koppeling ongedaan maken.
In beide gevallen gaat de afspraak terug naar Gepland en komt de kaart terug in Af te handelen, zodat je hem opnieuw kunt beoordelen.
Een koppeling die bij het afrekenen zelf is ontstaan -- je rekende de afspraak af vanuit de agenda of de kassa -- draagt de herkomst Bij het afrekenen gekoppeld en heeft géén terugdraaiknop. Die koppeling is de waarheid van die bon. De weg daarvoor is de bon terugbetalen; dat ruimt de koppeling mee op.
Hoe je het voorkomt
Reken een behandeling af vanuit de afspraak, dan ontstaat de koppeling meteen en staat de afspraak direct op Voltooid:
- Vanuit de agenda -- klik op de afspraak en kies Afrekenen. De kassa opent met de behandelingen van die afspraak er al in.
- Vanuit het meldingencentrum -- de kaart Afspraak afhandelen heeft dezelfde knop Afrekenen.
Sla je een behandeling toch met de hand aan terwijl de klant er nog een openstaande afspraak voor heeft, dan waarschuwt de kassa je vlak boven de totalen met Hoort dit bij een afspraak?: "Deze behandeling staat handmatig in de bon terwijl de klant er nog een openstaande afspraak voor heeft. Koppel de afspraak, anders telt de behandeling straks twee keer mee in omzet en btw." Je kiest daar tussen Afspraak koppelen en Los aanslaan.
Los aanslaan is een volwaardige keuze, geen foutmelding. Een klant die iets extra's afneemt of een behandeling zonder afspraak slaat je gewoon los aan.
Verwante onderwerpen
- Afspraken beheren -- de agenda, statussen en het afspraak-detail.
- Kassa -- afrekenen, bonnen en de bestellingenlijst.
- Meldingen -- het meldingencentrum en het blok Af te handelen.
- Rapportage -- waar afgerekend en geleverd werk in je cijfers terechtkomt.