Herhalende afspraken
Sommige klanten zijn gewoontedieren -- dezelfde dag, dezelfde tijd, dezelfde behandeling, elke week. Herhalende afspraken besparen je het handmatig aanmaken van dezelfde boeking keer op keer. Stel het een keer in en Salonnare maakt de afspraken voor je aan.
Herhalende afspraken hebben hun eigen pagina in het menu: Terugkerend. Het is dus geen onderdeel van het boekingsscherm, maar een apart overzicht.
Een herhalende reeks aanmaken
- Open Terugkerend in het menu.
- Klik op Nieuwe herhaling.
- Selecteer de klant (zoek op naam), de dienst en de medewerker.
- Kies de frequentie:
| Frequentie | Wat het betekent |
|---|---|
| Wekelijks | Elke week op de gekozen dag |
| Tweewekelijks | Om de week op de gekozen dag |
| 4-wekelijks | Elke vier weken op de gekozen dag |
| Maandelijks | Elke maand op dezelfde datum |
- Kies de dag en de starttijd. De duur wordt automatisch afgeleid uit de gekozen dienst en is niet los aan te passen.
- Optioneel: voeg notities toe.
- Klik op Opslaan.
Salonnare maakt direct de eerste vier afspraken van de reeks aan. Ze verschijnen in je agenda net als gewone boekingen. Salonnare plant geen afspraak op een feestdag uit je lijst met feestdagen; de reeks schuift dan door naar een volgende datum. Heeft dezelfde medewerker op precies hetzelfde begintijdstip al een afspraak, dan wordt die ene afspraak overgeslagen en gaat de reeks gewoon door. Daarna vult Salonnare de reeks elke dag aan, zodat er altijd minstens vier toekomstige afspraken in de agenda staan, in het ritme van de reeks. Een afspraak die je zelf annuleert wordt niet opnieuw aangemaakt. Sla je een nieuwe reeks op en is er een moment overgeslagen, dan zie je meteen een melding met het aantal.
Een herhalende reeks controleert bij het aanmaken niet of een afspraak deels overlapt met een andere afspraak, een pauze of een kamer. Dat is een bewuste keuze: een vaste klant krijgt haar vaste plek, en jij beslist per geval of je schuift. Kijk na het aanmaken dus even in de agenda of de nieuwe afspraken passen.
Bij Maandelijks telt de gekozen dag van de week niet mee: de eerste afspraak valt op de dag na het aanmaken, en daarna elke maand op diezelfde datum. Wil je een vaste weekdag, kies dan 4-wekelijks.
Herhalende afspraken zijn ideaal voor vaste klanten die altijd hetzelfde tijdslot willen. Zo zet je de komende afspraken in één keer in de agenda zonder telkens dezelfde afspraak in te voeren.
Een reeks bewerken, pauzeren of hervatten
Open de pagina Terugkerend en klik op de reeks die je wilt aanpassen. Je kunt de klant, dienst, medewerker, frequentie, dag, tijd of notities wijzigen. Controleer bij het bewerken de dienst en de frequentie voordat je opslaat.
Een wijziging aan de reeks geldt niet voor afspraken die al in de agenda staan. Wil je die ook anders, pas ze dan in de agenda aan.
Met de pauze-knop in de lijst (het pauze-icoon, Pauzeren) zet je een reeks op non-actief; met de knop met het afspeel-icoon (Hervatten) zet je hem weer actief. Al aangemaakte afspraken blijven in beide gevallen gewoon in de agenda staan. Een gepauzeerde reeks wordt niet aangevuld.
Een individuele afspraak uit de reeks wijzigen
Een afspraak uit een reeks pas je in de agenda aan zoals elke andere afspraak (zie Afspraken beheren). In de detailweergave zie je de regel Onderdeel van herhalende reeks. Wat je daar wijzigt -- tijd, status, notities -- geldt alleen voor die ene afspraak; de andere afspraken uit de reeks blijven ongewijzigd.
Een reeks verwijderen
- Open de pagina Terugkerend.
- Klik op de reeks en daarna onderin op Verwijderen.
- Bevestig. Alle toekomstige afspraken uit deze reeks die nog op Gepland staan, worden geannuleerd. Al verstreken afspraken blijven bewaard.
Al je herhalende reeksen bekijken
De pagina Terugkerend geeft je een overzicht met per reeks de klant, de dienst, de frequentie, de dag en tijd, de medewerker, de Volgende datum en de status. In de kolom Status staat Actief of Inactief (een gepauzeerde reeks), met ernaast de knop om te pauzeren of te hervatten.
Boven de lijst kun je zoeken en filteren:
- Zoek op klant of dienst... -- zoekt op de naam van de klant, de dienst en de medewerker.
- Alle frequenties -- toont alleen reeksen met de gekozen frequentie: Wekelijks, Tweewekelijks, 4-wekelijks of Maandelijks.
- Alle statussen -- toont alleen de reeksen die Actief of Gepauzeerd zijn.
Bovenaan zie je tellers voor het Totaal, het aantal Actief en het aantal Gepauzeerd. Die tellen over alle pagina's van de lijst en houden rekening met je zoekterm en de frequentiefilter, maar niet met de statusfilter: kies je Actief, dan blijft de teller Gepauzeerd gewoon staan.
Staat een reeks op een ander interval dan de vier frequenties hierboven, dan staat dat eigen interval bij de frequentie uitgeschreven, bijvoorbeeld Elke 3 weken, Elke 10 dagen, Elke 2 maanden of Dagelijks. Bewerk je zo'n reeks, dan staat datzelfde interval ook in het veld Frequentie, en de reeks houdt het, tenzij je zelf een andere frequentie kiest.
Wil je meer weten over andere boekingsfuncties? Zie Afspraken beheren of Online boekingen.