Frais d'absence
Lorsqu'un client ne se presente pas a son rendez-vous, cela vous coute du temps et de l'argent. La protection contre les absences vous permet de facturer des frais pour decourager les rendez-vous manques. Salonnare gere l'ensemble du processus automatiquement -- du calcul des frais a l'envoi du lien de paiement et a l'enregistrement du paiement.
Ce dont vous avez besoin
Les frais d'absence necessitent la connexion de Stripe, car le lien de paiement est genere par Stripe. Si vous n'avez pas encore configure Stripe, consultez d'abord Configuration des paiements.
Configurer les frais d'absence
- Allez dans Parametres.
- Trouvez la section Frais d'absence.
- Activez Activer les frais d'absence.
- Configurez le mode de calcul des frais :
| Parametre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Type de frais | Choisissez Pourcentage (un pourcentage du prix du service) ou Fixe (un montant fixe). |
| Valeur des frais | Le pourcentage (par exemple, 50 %) ou le montant fixe (par exemple, 25 euros). |
| Montant minimum | Pour les frais en pourcentage, c'est le montant minimum facture. Par exemple : si vous definissez 20 % avec un minimum de 10 euros, un service a 30 euros donne des frais de 10 euros (et non 6 euros). |
- Cliquez sur Enregistrer.
Que se passe-t-il quand un client ne se presente pas
Voici le deroulement etape par etape en cas d'absence :
Etape 1 -- Marquer le rendez-vous comme absence
- Ouvrez le rendez-vous dans le calendrier.
- Cliquez sur le menu deroulant du statut et selectionnez Absent.
- Une boite de dialogue apparait vous demandant ce que vous souhaitez faire :
- Envoyer les frais -- Envoyer un lien de paiement au client.
- Marquer comme absent uniquement -- Enregistrer l'absence sans facturer de frais.
Etape 2 -- Le client recoit les frais
Si vous choisissez d'envoyer les frais :
- Salonnare calcule les frais selon vos parametres.
- Le client recoit un e-mail expliquant :
- A quoi correspondent les frais
- La date du rendez-vous et le service
- Le montant du
- Un lien pour payer
Etape 3 -- Le client paie
- Le client clique sur le lien de paiement dans l'e-mail.
- Il voit une page de paiement securisee (hebergee par Stripe).
- Il saisit ses coordonnees de carte et paie.
- C'est fait -- le paiement est traite.
Le lien de paiement expire apres 7 jours. Si le client ne paie pas dans ce delai, le lien devient inactif.
Etape 4 -- Vous recevez la confirmation
Une fois que le client a paye :
- Le dossier de reservation est mis a jour pour indiquer que les frais ont ete encaisses.
- Le client recoit un e-mail de confirmation de paiement.
- Vous recevez une notification indiquant que les frais ont ete payes.
Quand ne pas facturer de frais
Bien entendu, chaque absence ne merite pas forcement des frais. Faites preuve de discernement :
- Un client fidele qui a une vraie urgence ? Vous pouvez choisir Marquer comme absent uniquement.
- Un recidiviste qui manque regulierement ses rendez-vous ? L'envoi des frais est raisonnable.
Le choix est toujours le votre -- Salonnare n'envoie jamais de frais automatiquement sans votre approbation.
Consulter l'historique des frais d'absence
Vous voulez voir tous les frais envoyes et leur statut ?
- Allez dans Rapports.
- Trouvez la section Frais d'absence.
Vous verrez un tableau avec :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Date | Quand le rendez-vous manque etait prevu |
| Client | Le nom du client |
| Service | Le service manque |
| Frais | Le montant facture |
| Statut | En attente (en attente de paiement), Paye ou Expire (lien expire) |
Cela vous donne un apercu clair de votre protection contre les absences en action.
Conseils pour reduire les absences
Les frais d'absence sont un filet de securite, mais la prevention est encore meilleure :
- Envoyez des rappels -- Salonnare peut envoyer des e-mails de rappel automatiques avant les rendez-vous.
- Utilisez le mode demande de reservation -- Exigez que les clients confirment leurs reservations.
- Facilitez le report -- Les clients sont moins susceptibles de ne pas se presenter s'ils peuvent facilement deplacer leur rendez-vous.
Vous souhaitez en savoir plus sur les paiements ? Consultez Configuration des paiements. Besoin d'aide pour la gestion des rendez-vous ? Consultez Gestion des rendez-vous.