Configurer les frais de non-présentation
Des frais de non-présentation facturent automatiquement un client lorsqu'il ne se présente pas à un rendez-vous. Vous configurez le montant (pourcentage ou fixe) et les règles une seule fois. Ensuite, tout se passe tout seul : dès que vous marquez un rendez-vous comme non-présentation, Salonnare calcule les frais et envoie le lien de paiement via votre prestataire de paiement connecté. Il n'y a plus de boîte de dialogue de choix -- c'est automatique.
Ce dont vous avez besoin
Les frais de non-présentation nécessitent que Mollie ou Stripe soit connecté. Salonnare utilise Mollie si vous l'avez configuré, sinon il se rabat sur Stripe. Si vous n'avez pas encore de prestataire de paiement, consultez d'abord Configurer les paiements.
Configurer les frais de non-présentation
- Allez dans Paramètres.
- Trouvez la section Frais de non-présentation.
- Activez Activer les frais de non-présentation.
- Configurez les règles :
| Paramètre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Type de frais | Choisissez Pourcentage (un pourcentage du prix de la prestation) ou Montant fixe (un montant fixe en euros). |
| Pourcentage / Montant fixe | Le pourcentage (par exemple 50) ou le montant fixe (par exemple 25). |
| Montant minimum | Pourcentage uniquement. Les frais les plus bas qui seront facturés. Exemple : si vous définissez 20% avec un minimum de 10, une prestation de 30 euros coûte tout de même 10 euros (pas 6 euros). |
| Délai de tolérance (heures) | Ne facturez des frais qu'une fois ce nombre d'heures écoulé après l'heure du rendez-vous. 0 = immédiatement. |
| Exiger une carte (prélèvement automatique) | Collectez une carte lors de la réservation et prélevez les frais automatiquement après le délai de tolérance. Nécessite Stripe. |
| E-mail de confirmation en cas de non-présentation | Envoyez automatiquement un e-mail au client avec les frais et le lien de paiement. Activé par défaut. |
- Cliquez sur Enregistrer.
Ce qui se passe automatiquement en cas de non-présentation
Étape 1 -- Marquer le rendez-vous comme non-présentation
- Ouvrez le rendez-vous dans l'agenda.
- Cliquez sur le menu déroulant de statut et sélectionnez Non-présentation.
C'est tout. Aucune fenêtre de choix n'apparaît -- si les frais de non-présentation sont activés, le processus démarre automatiquement.
Étape 2 -- Salonnare envoie les frais
- Salonnare calcule les frais selon vos paramètres (pour plusieurs prestations, sur la somme des prix).
- Si un délai de tolérance est défini et n'est pas encore écoulé, aucun frais n'est encore facturé.
- Le client reçoit un e-mail avec la date du rendez-vous, la prestation, le montant et un lien de paiement.
Étape 3 -- Le client paie
- Le client clique sur le lien de paiement dans l'e-mail.
- Il voit une page de paiement sécurisée (via Mollie ou Stripe, selon vos paramètres).
- Il saisit ses informations de paiement et paie.
Étape 4 -- Confirmation
Une fois que le client a payé, les frais de non-présentation sont enregistrés comme payés dans les rapports.
Retrouver les frais de non-présentation
Vous souhaitez voir toutes les non-présentations et le statut des frais ?
- Allez dans Rapports.
- Ouvrez l'onglet Non-présentation.
En haut, vous voyez les indicateurs clés :
| Indicateur | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Total des non-présentations | Nombre de rendez-vous manqués |
| Payé | Nombre de frais de non-présentation payés |
| En attente | Nombre de frais non encore payés |
| Total des frais | Somme de tous les frais facturés |
| Frais encaissés | Somme des frais payés |
| Taux de recouvrement | Pourcentage des frais qui a été payé |
En dessous, vous trouvez Non-présentations par client : un tableau indiquant, par client, le nombre de non-présentations, combien ont été payées et la date de la dernière non-présentation.
Clients qui ne se présentent pas régulièrement
Sous les mêmes paramètres, vous trouvez Détection de tendance de non-présentation. Une fois activée, les clients qui atteignent le seuil reçoivent un badge d'avertissement dans l'agenda et la recherche de rendez-vous.
- Seuil (nombre de non-présentations) -- à partir de ce nombre, le client reçoit le badge.
- Fenêtre (mois) -- les non-présentations sont comptées sur ce nombre de mois.
Conseils pour réduire les non-présentations
Les frais de non-présentation sont un filet de sécurité, mais mieux vaut prévenir :
- Envoyez des rappels -- Salonnare peut envoyer des e-mails de rappel automatiques.
- Demandez un acompte -- voir Configurer les acomptes.
- Facilitez le report -- les clients se présentent plus souvent s'ils peuvent facilement déplacer leur rendez-vous.
Vous voulez en savoir plus sur les paiements ? Voir Configurer les paiements. Besoin d'aide pour gérer les rendez-vous ? Voir Gérer les rendez-vous.