Configurer les frais de non-présentation

Des frais de non-présentation vous permettent de facturer un client lorsqu'il ne se présente pas à un rendez-vous. Vous configurez le montant (pourcentage ou fixe) et les règles une seule fois. Lorsque vous marquez un rendez-vous comme non-présentation, Salonnare demande d'abord une confirmation, puis vous laisse choisir dans une seconde étape : un e-mail de récupération sans lien de paiement, un e-mail de frais avec un lien de paiement (le montant est affiché lors du choix), ou ne rien envoyer. Ainsi, vous n'envoyez plus jamais une facture par erreur.

Ce dont vous avez besoin

Les frais de non-présentation nécessitent que Mollie ou Stripe soit connecté. Salonnare utilise Mollie si vous l'avez configuré, sinon il se rabat sur Stripe. Si vous n'avez pas encore de prestataire de paiement, consultez d'abord Configurer les paiements.

Configurer les frais de non-présentation

1. Allez dans Paramètres.
2. Trouvez la section Frais de non-présentation.
3. Activez Activer les frais de non-présentation.
4. Configurez les règles :

Paramètre	Ce qu'il fait
Type de frais	Choisissez Pourcentage (un pourcentage du prix de la prestation) ou Montant fixe (un montant fixe en euros).
Pourcentage / Montant fixe	Le pourcentage (par exemple 50) ou le montant fixe (par exemple 25).
Montant minimum	Pourcentage uniquement. Les frais les plus bas qui seront facturés. Exemple : si vous définissez 20% avec un minimum de 10, une prestation de 30 euros coûte tout de même 10 euros (pas 6 euros).
Délai de tolérance (heures)	Ne facturez des frais qu'une fois ce nombre d'heures écoulé après l'heure du rendez-vous. 0 = immédiatement.
Exiger une carte (prélèvement automatique)	Collectez une carte lors de la réservation et prélevez les frais automatiquement après le délai de tolérance. Nécessite Stripe.
E-mail de confirmation en cas de non-présentation	Envoyez automatiquement un e-mail au client avec les frais et le lien de paiement. Activé par défaut.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Ce qui se passe automatiquement en cas de non-présentation

Étape 1 -- Marquer le rendez-vous comme non-présentation

1. Ouvrez le rendez-vous dans l'agenda (ou via le centre de notifications).
2. Cliquez sur le menu déroulant de statut (ou le bouton Marquer comme non-présentation) et confirmez.

Une fenêtre de confirmation apparaît d'abord, affichant le nom du client, la date et la prestation. En cliquant sur Oui, non-présentation, le rendez-vous n'est réellement marqué comme non-présentation qu'après le choix de l'e-mail à l'étape 2.

Étape 2 -- Choisissez l'e-mail (ou passez cette étape)

Après la confirmation, une seconde fenêtre affiche trois options :

Option	Lien de paiement	Quand disponible
E-mail de récupération	Non	Toujours
E-mail de frais	Oui, avec le montant affiché lors du choix	Uniquement si les frais de non-présentation sont activés ET que des frais s'appliquent à ce rendez-vous
Ne rien envoyer	--	Toujours

L'option des frais possède un badge clair "Contient un lien de paiement", afin que vous ne la confondiez jamais avec l'e-mail de récupération. Choisissez une option et cliquez sur Envoyer.

Étape 3 -- Salonnare calcule et envoie l'e-mail choisi

• Salonnare calcule les frais selon vos paramètres (pour plusieurs prestations, sur la somme des prix).
• Si un délai de tolérance est défini et n'est pas encore écoulé, l'option des frais n'affiche aucun montant et n'apparaît pas dans la liste de choix.
• Si vous choisissez l'e-mail de frais, le client reçoit un e-mail avec la date du rendez-vous, la prestation, le montant et un lien de paiement.
• Si vous choisissez l'e-mail de récupération, le client reçoit un message amical sans lien de paiement et sans frais.
• Si vous choisissez de ne rien envoyer, le rendez-vous est tout de même marqué comme non-présentation, mais le client ne reçoit aucun message.

Étape 4 -- Le client paie

1. Le client clique sur le lien de paiement dans l'e-mail (uniquement pour l'option des frais).
2. Il voit une page de paiement sécurisée (via Mollie ou Stripe, selon vos paramètres).
3. Il saisit ses informations de paiement et paie.

Étape 5 -- Confirmation

Une fois que le client a payé, les frais de non-présentation sont enregistrés comme payés dans les rapports.

Retrouver les frais de non-présentation

Vous souhaitez voir toutes les non-présentations et le statut des frais ?

1. Allez dans Rapports.
2. Ouvrez l'onglet Non-présentation.

En haut, vous voyez les indicateurs clés :

Indicateur	Ce qu'il affiche
Total des non-présentations	Nombre de rendez-vous manqués
Payé	Nombre de frais de non-présentation payés
En attente	Nombre de frais non encore payés
Total des frais	Somme de tous les frais facturés
Frais encaissés	Somme des frais payés
Taux de recouvrement	Pourcentage des frais qui a été payé

En dessous, vous trouvez Non-présentations par client : un tableau indiquant, par client, le nombre de non-présentations, combien ont été payées et la date de la dernière non-présentation.

Clients qui ne se présentent pas régulièrement

Sous les mêmes paramètres, vous trouvez Détection de tendance de non-présentation. Une fois activée, les clients qui atteignent le seuil reçoivent un badge d'avertissement dans l'agenda et la recherche de rendez-vous.

• Seuil (nombre de non-présentations) -- à partir de ce nombre, le client reçoit le badge.
• Fenêtre (mois) -- les non-présentations sont comptées sur ce nombre de mois.

Conseils pour réduire les non-présentations

Les frais de non-présentation sont un filet de sécurité, mais mieux vaut prévenir :

• Envoyez des rappels -- Salonnare peut envoyer des e-mails de rappel automatiques.
• Demandez un acompte -- voir Configurer les acomptes.
• Facilitez le report -- les clients se présentent plus souvent s'ils peuvent facilement déplacer leur rendez-vous.

Vous voulez en savoir plus sur les paiements ? Voir Configurer les paiements. Besoin d'aide pour gérer les rendez-vous ? Voir Gérer les rendez-vous.