Medewerkers beheren

Je team is wat je salon geweldig maakt. Salonnare helpt je ieders account, rooster en rechten te beheren -- zodat de juiste persoon altijd op de juiste plek op het juiste moment is.

Alle medewerkersinstellingen vind je onder Instellingen > Medewerkers.

Een medewerker uitnodigen

Salonnare nodigt teamleden uit via hun e-mailadres. Zo werkt het:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers.
2. Klik op Uitnodigen.
3. Vul het e-mailadres van het teamlid in en klik op Volgende.
4. Salonnare controleert het adres:
   • Nieuwe gebruiker -- Vul de naam in en kies de rol (Beheerder of Medewerker). Het teamlid krijgt een uitnodigingsmail en maakt zelf een wachtwoord aan. De link is 24 uur geldig.
   • Bestaande gebruiker -- Heeft de persoon al een Salonnare-account (bijvoorbeeld bij een andere salon)? Dan kies je alleen de rol en voeg je hem direct toe aan jouw salon.

Rollen begrijpen

Salonnare heeft twee rollen:

Beheerder

Volledige toegang tot alles -- boekingen, klanten, kassa, rapportages en alle instellingen. Als saloneigenaar ben jij een beheerder. Je kunt ook beheerder-toegang geven aan een manager die je volledig vertrouwt.

Medewerker

Toegang tot de essentie: boekingen, klanten en de kassa. Medewerkers hebben geen toegang tot instellingen, financiele rapportages of accountbeheer. Dit houdt het simpel voor je team en veilig voor je bedrijf.

Een medewerker bewerken

Klik op het potlood-icoon naast een teamlid (of rechtsklik op de rij). In het bewerk-venster pas je aan:

• Naam -- Hoe ze in de agenda en voor klanten verschijnen.
• E-mail -- Hun inlog-e-mailadres.
• Rol -- Beheerder of Medewerker.
• IBAN -- De bankrekening van de medewerker, gebruikt voor SEPA-commissie-uitbetalingen. Zie Commissies.
• Toegang tot gezondheidsnotities -- Of deze medewerker de medische notities van klanten (allergieen, medicatie) mag lezen en bewerken.
• Toegang tot intake-antwoorden -- Of deze medewerker de ingevulde intakeformulieren van klanten mag inzien.

Diensten en medewerkers

Elke actieve medewerker kan elke dienst uitvoeren -- er is geen aparte koppeling per medewerker nodig. Wanneer een klant online een dienst kiest, kan hij iedere medewerker selecteren die op dat moment beschikbaar is volgens het rooster.

Werkroosters instellen

Elke medewerker heeft een rooster nodig zodat Salonnare weet wanneer hij beschikbaar is voor boekingen. Klik op een teamlid om de rij uit te klappen; het tabblad Rooster opent vanzelf.

1. Navigeer met de pijltjes naar de juiste week (of klik op de datum om een week te kiezen).
2. Klik op een dag in het weekraster om een dienst toe te voegen of te wijzigen.
3. Stel de start- en eindtijd in en klik op Opslaan.

Alleen tijdslots binnen deze diensten zijn beschikbaar voor online boekingen.

Standaardweek

Werkt iemand elke week hetzelfde rooster? Dan hoef je dat niet steeds opnieuw in te voeren:

1. Vul een volledige week in zoals die normaal verloopt.
2. Klik op Stel in als standaardweek. Salonnare bewaart het patroon en past het automatisch toe op de komende weken.
3. Met Pas standaardweek toe rol je het patroon nogmaals uit; met Wis standaard verwijder je het.

Automatisch gegenereerde diensten zijn herkenbaar aan een streepjeslijn. Handmatige wijzigingen blijven altijd staan en worden niet overschreven.

Automatische pauzes

Automatische pauzes zijn terugkerende pauzes -- bijvoorbeeld een vaste lunchpauze -- die op de gekozen werkdagen automatisch als niet-beschikbaar in de agenda verschijnen, mits er die dag een dienst is ingepland.

1. Klik in het rooster-paneel van een medewerker, onder Automatische pauzes, op Pauze toevoegen. Er opent een venster met een starttijd (Van), een eindtijd (Tot), een label (bijvoorbeeld "Lunch") en een dagen-keuze.
2. Bij de dagen-keuze staat standaard Alle werkdagen aan. Zet die uit om zelf specifieke weekdagen te kiezen (maandag t/m zondag). Laat je alle dagen aan, dan geldt de pauze elke werkdag.
3. Klik op Opslaan.

In de pauzelijst zie je per pauze de tijd en op welke dagen die geldt.

Vrije dagen en vakanties

Onder Vrije Tijd & Vakanties (onderaan het rooster van een medewerker):

1. Klik op Toevoegen.
2. Kies of het een hele dag betreft of een gedeelte van de dag (met start- en eindtijd).
3. Selecteer de begindatum en einddatum.
4. Voeg eventueel een reden toe (bijvoorbeeld "Vakantie" of "Ziek") en klik op Opslaan.

Tijdens vrije dagen verschijnt de medewerker niet als beschikbaar in de agenda of op de online boekingspagina.

Portfolio

Op het tabblad Portfolio (in de uitgeklapte medewerker-rij) beheer je de foto's van het werk van een medewerker. Zie Portfolio voor meer.

Uitbetalingen

Op het tabblad Uitbetalingen koppel je per medewerker een betaalprovider voor directe uitbetalingen. De IBAN uit het bewerk-venster wordt gebruikt voor SEPA-commissie-uitbetalingen -- zie Commissies.

Een vergrendeld account ontgrendelen

Heeft een medewerker te vaak een fout wachtwoord ingevoerd, dan wordt het account tijdelijk vergrendeld. Je ziet dan een Gelockt-label naast zijn naam. Klik op het hangslot-icoon om het account direct weer te ontgrendelen.

Een medewerker verwijderen

Verlaat iemand je team? Klik op het prullenbak-icoon (of kies Deactiveren via rechtsklik). Het account wordt gedeactiveerd: afgelopen afspraken en geschiedenis blijven bewaard voor je administratie, maar de persoon kan niet meer inloggen. Werkt hij voor meerdere salons, dan blijft zijn account daar gewoon actief.

Wil je instellen welke bankrekening voor commissie-uitbetalingen wordt gebruikt? Zie Commissies. Wil je meerdere salonlocaties beheren? Zie Locaties.