Voorraad tellen

Minstens één keer per jaar loop je waarschijnlijk met een lijstje langs de kast om te controleren of je voorraad nog klopt met wat er werkelijk staat. Met Tellen doe je dat met je telefoon of tablet: je scant elk product, ziet meteen wat Salonnare verwacht dat er ligt, en legt vast wat je echt telt. Belangrijk om te weten: je telling wijzigt de voorraad nog niet. Pas wanneer een beheerder de telling boekt, gaan alle verschillen in één keer de voorraad in.

Een telling starten

1. Open Producten & diensten in de zijbalk en ga naar het tabblad Producten.
2. Klik op Tellen, naast Alle producten en Eigen verbruik.
3. Salonnare opent de scanner en start (of hervat) jouw eigen telling.

Een product scannen

1. Scan de barcode van een product.
2. Je ziet de productnaam, de categorie, de verwachte voorraad (wat Salonnare nu registreert) en de minimale voorraad.
3. Het telveld staat al ingevuld met de verwachte voorraad. Klopt het aantal in de kast? Bevestig dan meteen. Klopt het niet? Pas het aantal aan naar wat je werkelijk telt.
4. Klik op Opslaan.

Meteen na het opslaan staat de scanner weer klaar voor het volgende product, zodat je in één beweging door de hele salon kunt lopen.

Een barcode die Salonnare niet herkent

Scan je een code die bij geen enkel product hoort? Dan heb je twee opties:

• Zoeken op naam of SKU -- misschien bestaat het product al, maar ontbreekt de barcode nog in het systeem.
• Nieuw product aanmaken -- de gescande code wordt automatisch bij het product ingevuld, jij vult de rest aan.

Wat opslaan wel en niet doet

Dit is het belangrijkste om te onthouden: opslaan wijzigt je voorraad nog niet. Elke telling die je opslaat, wordt vastgelegd in een teljournaal -- een soort logboek van jouw telling. Je voorraadaantallen blijven precies zoals ze waren, totdat een beheerder de telling boekt.

Producten die je niet scant, blijven gewoon ongemoeid -- die tellen simpelweg niet mee. Zo kun je een telling ook in delen doen (bijvoorbeeld eerst de kleurproducten, een dag later de rest) zonder dat er per ongeluk iets op nul wordt gezet.

Corrigeren en boeken (voor beheerders)

Zodra jij (of je collega's) klaar zijn met scannen, controleert een beheerder de telling voordat hij hem definitief maakt:

1. Open Producten & diensten > Producten > Tellen.
2. Klik op Teljournalen. Een beheerder ziet hier de tellingen van alle medewerkers; een medewerker ziet alleen zijn eigen telling.
3. Klik op de telling die je wilt boeken.
4. Bekijk per product de verwachte voorraad, het getelde aantal en het verschil. Is hetzelfde product ook al in een andere, nog open telling van een collega vastgelegd? Dan markeert Salonnare die regel duidelijk, met het andere aantal en wie het telde -- kies welke van de twee tellingen je bewaart en verwijder de andere. Dat hoort gewoon bij samen tellen, het is geen storing. Klopt een regel om een andere reden niet? Corrigeer het getelde aantal, of verwijder de regel als het product per ongeluk is meegeteld.
5. Klik op Boeken.

Voordat je definitief boekt, laat Salonnare zien voor hoeveel producten er een correctie komt, hoeveel producten niet geteld zijn, en voor hoeveel producten er nog een dubbele telling openstaat -- zo weet je meteen of de telling compleet was en of er nog een keuze op je wacht.

Na het boeken verandert de voorraad van elk geteld product in één keer naar het werkelijke aantal. Voor elk verschil komt er een eigen regel in de voorraadgeschiedenis, zodat je later altijd kunt terugzien waar een sprong in de voorraad vandaan kwam.

Een geboekte telling is alleen-lezen

Eenmaal geboekt, kun je een telling niet meer aanpassen -- ook een beheerder niet. Ontdek je achteraf toch een fout, dan corrigeer je die net als anders: via Voorraad aanpassen in het snelmenu van het product. Zie Voorraad & voorraadbeheer. Ook die correctie krijgt een eigen regel in de voorraadgeschiedenis.

Rechten: wie mag wat

Meetellen vereist het recht Voorraad tellen -- dat staat standaard aan voor elke medewerker, dus in de praktijk hoef je daar niets voor te regelen. Heeft een medewerker dit recht niet (bijvoorbeeld omdat een beheerder het heeft uitgezet) en ook geen Voorraad-recht, dan ziet hij Producten & diensten niet eens in de zijbalk. Alleen een beheerder mag tellingen corrigeren en boeken.

Heeft een medewerker wél Voorraad tellen, maar geen enkel Voorraad-recht (de standaardsituatie voor de meeste medewerkers), dan toont Producten & diensten voor hem alleen de telmodus: geen tabbladen naar Diensten, Pakketten of Acties, en binnen Producten geen keuze tussen Alle producten en Eigen verbruik -- hij landt meteen in Tellen. Staat Voorraad tellen daarbij op Bekijken + bewerken, dan kan hij ook echt scannen en tellingen opslaan; staat het op Bekijken, dan kan hij alleen bestaande teljournalen inzien en start hij zelf geen telling. Heeft een medewerker Voorraad op Bekijken of hoger, dan ziet hij de hele pagina zoals hierboven beschreven, met alle tabbladen.

Herkent Salonnare het gescande product, dan zie je in het reviewscherm de knop Product bewerken alleen als je ook het recht Voorraad (bewerken) hebt -- het recht Voorraad tellen alleen is daar niet genoeg voor. Is de barcode onbekend, dan geldt hetzelfde voor Nieuw product aanmaken: die knop verschijnt alleen mét Voorraad-recht, maar zoeken op naam of SKU kun je altijd.

Wil je dit per medewerker aanpassen? Ga naar Instellingen > Medewerkers, klap een teamlid open en open het tabblad Rechten:

• Voorraad tellen -- staat standaard aan voor iedereen (scannen en opslaan). Zet je dit uit voor een medewerker zonder Voorraad-recht, dan verdwijnt Producten & diensten voor hem.
• Voorraad -- staat standaard uit voor medewerkers. Nodig om tijdens het tellen een product te bewerken of een nieuw product aan te maken.
• Teljournalen -- staat standaard alleen aan voor beheerders (corrigeren en boeken). Wil je dat een medewerker dit ook mag, zet dit recht dan op Bekijken + bewerken.

Verwante onderwerpen

• Voorraad & voorraadbeheer -- je productcatalogus, voorraadniveaus en de gewone voorraadcorrectie.
• Medewerkers beheren -- rollen en rechten per teamlid instellen.
• Eigen verbruik -- verbruik van backbar-producten registreren.