Controlelogboek
Het controlelogboek is het "wie deed wat, wanneer" van je salon. Elke keer dat iemand een afspraak aanmaakt, een klant wijzigt, een bestelling verwerkt of een instelling aanpast, wordt dat vastgelegd. Zo kun je achteraf precies nagaan wat er is gebeurd -- handig voor naleving (AVG-verantwoording) en voor de veiligheid van je salon.
Waar vind ik het?
Het controlelogboek zit in je rapportage:
- Ga naar Rapportage.
- Klik op het tabblad Controlelogboek.
De inhoud van het controlelogboek is alleen zichtbaar voor beheerders -- juist omdat het de acties van iedereen vastlegt. Een medewerker die de rapportage wel mag openen, ziet het tabblad wel, maar het blijft voor hem leeg.
Wat wordt er gelogd?
Elke regel in het logboek beschrijft één actie. Per regel zie je:
- Tijdstip -- wanneer de actie plaatsvond.
- Gebruiker -- wie de actie uitvoerde.
- Actie -- het type handeling: aanmaken, wijzigen, verwijderen, inloggen, uitloggen, exporteren of bekijken.
- Entiteit -- waar de actie op sloeg, bijvoorbeeld een afspraak, klant, medewerker, dienst, bestelling, product, instelling of gebruiker, met het bijbehorende nummer. Een inlogpoging staat er als Inloggen, zonder nummer. Ook campagnes, feestdagen, herhalende afspraken, kassabonnen en betaalkoppelingen hebben een eigen, vertaalde naam.
- Omschrijving -- een korte samenvatting van wat er gebeurde. Omschrijvingen van inloggen, uitloggen en mislukte inlogpogingen staan in de taal van je scherm; andere vrije omschrijvingen staan in het Nederlands, zoals ze zijn vastgelegd.
- IP-adres -- vanaf welk adres de actie werd uitgevoerd.
Wijzigingen uitklappen
Bij een wijziging staat er vaak een uitklapbare regel Wijzigingen. Klik die open om veld voor veld te zien wat er veranderd is: de oude waarde in rood, de nieuwe waarde in groen. Zo zie je precies welk telefoonnummer, welke prijs of welke status is aangepast.
Filteren in het logboek
Een druk salon genereert veel logregels. Met de filters bovenaan vind je snel wat je zoekt:
- Entiteitstype -- toon alleen acties op bijvoorbeeld klanten, afspraken of bestellingen. De lijst bevat elk type dat in het logboek van je salon voorkomt.
- Actie -- toon alleen een bepaald type, zoals alleen aanmaken, alleen wijzigingen of alleen verwijderingen.
- Gebruiker -- kies een naam uit de lijst om alleen de acties van die persoon te zien. De lijst bevat iedereen die in het logboek voorkomt, dus ook een oud-medewerker die niet meer in je team zit. Kies Alle gebruikers om iedereen weer te zien.
- Datum -- het logboek volgt de periode die je bovenaan de rapportage hebt ingesteld (van/tot).
Combineer filters om gericht te zoeken, bijvoorbeeld "alle verwijderingen door medewerker X vorige maand".
Het logboek is gepagineerd. Onderaan blader je door naar oudere regels wanneer er meer resultaten zijn dan op één pagina passen.
Waarvoor gebruik je het?
Het controlelogboek lost in de praktijk een paar concrete vragen op:
- Compliance (AVG) -- Wie heeft klantgegevens geëxporteerd of ingezien? Elke download van de volledige data-export verschijnt als een eigen regel met de omschrijving "Data-export gedownload", zodat je je verantwoordingsplicht kunt aantonen.
- Beveiliging -- Zijn er ongebruikelijke verwijderingen geweest? Filter op de actie Verwijderd om het snel te zien.
- Geschillen oplossen -- "Wie heeft deze afspraak geannuleerd?" of "Wie wijzigde deze prijs?" Open de wijziging en je hebt het antwoord.
- Teamtransparantie -- Een eerlijke, neutrale registratie van wat er in het systeem gebeurt, zonder over de schouder mee te kijken.
Het controlelogboek is bedoeld als naslag, niet als personeelscontrole-instrument. Gebruik het verantwoord en in lijn met de afspraken met je team.
Veelgestelde vragen
Kan ik regels uit het logboek verwijderen? Nee, dat is bewust niet mogelijk. Een controlelogboek heeft alleen waarde als het niet aangepast kan worden -- daarom is het alleen-lezen.
Worden mijn eigen acties ook gelogd? Ja. Iedereen in je salon wordt vastgelegd, ook beheerders. Dat is precies de bedoeling van een controlelogboek.
Zie ik ook wat Salonnare-support in mijn salon heeft gedaan? Nee. Logt iemand van Salonnare voor ondersteuning in als je salon, dan worden die acties apart vastgelegd bij Salonnare en verschijnen ze niet in jouw controlelogboek. Ze staan dus ook niet op naam van jou of een van je medewerkers.
Kan Salonnare zien wie er in mijn salon actief is? Ja, in beperkte vorm. Voor ondersteuning ziet Salonnare per salon wanneer een medewerker voor het laatst inlogde en met welke methode, wanneer iemand voor het laatst actief was, hoeveel acties er in de laatste 30 dagen waren, en de regels uit dit logboek met tijdstip, actie en omschrijving. De gewijzigde waarden (wat er precies veranderde) en IP-adressen ziet Salonnare daar niet.
Wil je meer weten over je gegevens en privacy? Zie Privacy en AVG.