Vie privée et RGPD
En tant que propriétaire de salon, vous travaillez chaque jour avec des informations personnelles -- noms, numéros de téléphone, adresses e-mail, détails de rendez-vous et parfois des notes de santé sensibles. Salonnare est conçu pour vous aider à gérer ces données de manière responsable et à respecter les réglementations sur la vie privée telles que le RGPD.
Pas d'inquiétude -- vous n'avez pas besoin d'être un expert juridique. Ce guide explique les outils pratiques à votre disposition. Il existe deux niveaux d'export : par client individuel (depuis la fiche client) et pour votre salon entier (depuis les Paramètres).
Qu'est-ce que le RGPD ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une loi européenne sur la vie privée qui donne aux personnes le contrôle de leurs données personnelles. En bref, vos clients ont le droit de :
- Savoir quelles données vous détenez sur eux.
- Obtenir une copie de leurs données.
- Vous demander de supprimer leurs données.
Salonnare vous donne les outils pour traiter ces demandes en quelques clics.
Exporter un seul client (demande d'accès)
Lorsqu'un client demande "Quelles données avez-vous sur moi ?", vous exportez le dossier complet de ce client unique. Cela se fait dans la fiche client :
- Allez dans Clients et ouvrez le profil du client.
- Cliquez sur le bouton Exporter (avec l'icône de téléchargement). Ce bouton n'est visible que pour les administrateurs.
- Un fichier JSON est téléchargé, nommé
export-klant-<id>-<date>.json. - Envoyez ce fichier au client.
Que contient l'export du client ?
L'export regroupe tout ce qui est lié à ce client :
- Le dossier client complet (coordonnées, date de naissance, adresse, notes).
- Tous les rendez-vous et leur statut.
- Les formules de couleur et les étiquettes.
- Les transactions de fidélité et les abonnements.
- Les tickets de caisse (commandes POS), les paiements de non-présentation et les acomptes.
- Les préférences de contact, les invitations de fiche/formulaire envoyées et les cartes-cadeaux.
Vous pouvez aussi lancer l'export depuis la liste des clients : faites un clic droit sur un client (ou un appui long sur votre téléphone) et choisissez Exporter (RGPD).
Les notes de santé dans l'export
Le client a-t-il des notes de santé (allergies, médicaments, affections cutanées) dans le coffre-fort sécurisé ? Comme seuls les administrateurs peuvent créer cet export, ces notes sont incluses déchiffrées. Seule exception : lorsqu'un membre du support Salonnare consulte votre salon en votre nom, les notes de santé restent toujours en dehors de l'export. Le fichier indique alors qu'elles ne sont pas incluses et doivent être demandées séparément à un membre du personnel autorisé.
Chaque note déchiffrée qui se retrouve dans un export est enregistrée dans le journal d'accès du coffre-fort. Ainsi, on peut tracer qui a consulté quelles données sensibles et quand.
Supprimer un client (demande de suppression)
Lorsqu'un client demande "Supprimez mes données" :
- Allez dans Clients et ouvrez le profil du client.
- Cliquez sur Modifier le client.
- En bas du formulaire, cliquez sur Supprimer le client.
- Confirmez la suppression.
C'est aussi possible depuis la liste des clients : faites un clic droit sur le client (ou un appui long) et choisissez Supprimer.
Un client qui a encore des rendez-vous à venir ne peut pas être supprimé. Annulez ou supprimez d'abord ces rendez-vous, puis réessayez.
Ce qui se passe ensuite
Après avoir cliqué sur supprimer :
- Le client disparaît immédiatement de vos listes et recherches.
- Le client a-t-il déjà eu un rendez-vous ? Le dossier est alors anonymisé : le nom devient « Verwijderde klant #<numéro> » et l'adresse e-mail, les numéros de téléphone, l'adresse, la date de naissance, le genre, les notes et un éventuel mot de passe de la page de réservation sont effacés. Les rendez-vous sont conservés pour vos archives, mais ne peuvent plus être reliés à une personne. Les avis du client restent mais deviennent anonymes, et l'historique des e-mails du client est supprimé.
- Le client n'a jamais eu de rendez-vous ? Le dossier est alors entièrement supprimé.
Les données financières (ventes, factures) doivent être conservées à des fins fiscales. Même lorsqu'un client est supprimé, ces enregistrements subsistent -- mais ils ne contiennent plus de données personnelles identifiables.
Exporter tout votre salon (niveau compte)
Vous pouvez aussi exporter une copie complète de toutes vos données de salon en une fois -- pas un seul client, mais l'ensemble de votre administration. Vous faites cela dans les Paramètres :
- Allez dans Paramètres.
- Dans le groupe Avancé, ouvrez la section Confidentialité & RGPD.
- Vous y trouvez deux boutons distincts : Exporter JSON pour un export complet et Exporter CSV contenant votre liste de clients.
L'export JSON contient toutes vos tables : clients, rendez-vous, personnel, produits, tickets de caisse, cartes-cadeaux, paramètres et plus encore. Les notes de santé du coffre-fort sécurisé n'y figurent volontairement pas ; vous les exportez par client (voir plus haut). C'est utile pour vos propres archives, lors d'un changement de système ou à des fins de conformité.
Cet export au niveau du compte est également enregistré dans le Journal d'audit, afin que vous puissiez prouver ultérieurement qui a téléchargé un export et quand.
Supprimer votre compte Salonnare
Dans la même section Confidentialité & RGPD, vous pouvez soumettre une demande de suppression de tout votre compte :
- Allez dans Paramètres > Confidentialité & RGPD.
- Cliquez sur Supprimer mon compte et confirmez dans la boîte de dialogue.
Le délai de grâce de 30 jours
- Après la demande, un délai de grâce de 30 jours commence. Pendant cette période, votre compte est marqué pour suppression, mais pas encore effacé.
- Vous changez d'avis ? Cliquez sur Annuler la suppression pour restaurer entièrement votre compte.
- Ce n'est qu'après 30 jours que vos données de salon sont définitivement supprimées.
Pendant le délai de grâce, vous pouvez toujours télécharger un export complet des données, afin de conserver une copie de tout avant qu'il ne disparaisse définitivement.
Le délai de grâce de 30 jours s'applique à la suppression de votre compte de salon. La suppression d'un client individuel est immédiate (le client disparaît aussitôt de vos listes) ; il n'y a pas de délai de grâce à l'échelle du compte pour cela.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données personnelles des clients | Jusqu'à ce que le client ou vous demandiez la suppression |
| Données de rendez-vous | Conservées comme archives, découplées des données personnelles après suppression |
| Données financières | Au moins 7 ans (légalement requis pour les impôts) |
| Notes de santé (coffre-fort) | Stockées chiffrées, avec nettoyage automatique après la période de conservation |
Contrat de sous-traitance
Salonnare traite les données pour votre compte. Vous pouvez lire le contrat de sous-traitance sur salonnare.com/fr/dpa. Si vous avez besoin d'un exemplaire signé pour vos archives, demandez-le via Support.
Restez simple
La conformité à la vie privée n'a pas besoin d'être compliquée. Trois habitudes qui vous gardent du bon côté :
- Ne collectez que ce dont vous avez besoin -- ne remplissez pas chaque champ pour chaque client.
- Répondez rapidement aux demandes de données -- le bouton d'export en fait une affaire de clics.
- Examinez votre liste de clients régulièrement et nettoyez les vieux dossiers.
Vous voulez vérifier qui a téléchargé des exports ? Consultez le Journal d'audit. Pour en savoir plus sur la gestion de vos clients, consultez Gérer les clients.