Vie privee et RGPD
En tant que proprietaire de salon, vous travaillez chaque jour avec des informations personnelles -- noms, numeros de telephone, adresses e-mail, details de rendez-vous et parfois des notes de sante sensibles. Salonnare est concu pour vous aider a gerer ces donnees de maniere responsable et a respecter les reglementations sur la vie privee telles que le RGPD.
Pas d'inquietude -- vous n'avez pas besoin d'etre un expert juridique. Ce guide explique les outils pratiques a votre disposition. Il existe deux niveaux d'export : par client individuel (depuis la fiche client) et pour votre salon entier (depuis les Parametres).
Qu'est-ce que le RGPD ?
Le RGPD (Reglement General sur la Protection des Donnees) est une loi europeenne sur la vie privee qui donne aux personnes le controle de leurs donnees personnelles. En bref, vos clients ont le droit de :
- Savoir quelles donnees vous detenez sur eux.
- Obtenir une copie de leurs donnees.
- Vous demander de supprimer leurs donnees.
Salonnare vous donne les outils pour traiter ces demandes en quelques clics.
Exporter un seul client (demande d'acces)
Lorsqu'un client demande "Quelles donnees avez-vous sur moi ?", vous exportez le dossier complet de ce client unique. Cela se fait dans la fiche client :
- Allez dans Clients et ouvrez le profil du client.
- Cliquez sur le bouton Exporter (avec l'icone de telechargement). Ce bouton n'est visible que pour les administrateurs.
- Un fichier JSON est telecharge, nomme
export-klant-<id>-<date>.json. - Envoyez ce fichier au client.
Que contient l'export du client ?
L'export regroupe tout ce qui est lie a ce client :
- Le dossier client complet (coordonnees, date de naissance, adresse, notes).
- Tous les rendez-vous et leur statut.
- Les formules de couleur, etiquettes et segments CRM.
- Les transactions de fidelite et les abonnements.
- Les tickets de caisse (commandes POS), les paiements de non-presentation et les acomptes.
- Les preferences de contact, les invitations de fiche/formulaire envoyees et les cartes-cadeaux.
Les notes de sante dans l'export
Le client a-t-il des notes de sante (allergies, medicaments, affections cutanees) dans le coffre-fort securise ? Celles-ci ne sont incluses dechiffrees que si vous avez le droit de les consulter -- ce qui s'applique automatiquement aux administrateurs et au personnel disposant de l'autorisation appropriee. Si vous n'avez pas acces, l'export indique simplement que les notes de sante ne sont pas incluses et doivent etre demandees separement a un membre du personnel autorise.
Chaque note dechiffree qui se retrouve dans un export est enregistree dans le journal d'acces du coffre-fort. Ainsi, on peut tracer qui a consulte quelles donnees sensibles et quand.
Supprimer un client (demande de suppression)
Lorsqu'un client demande "Supprimez mes donnees" :
- Allez dans Clients et ouvrez le profil du client.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez la suppression.
Ce qui se passe ensuite
Apres avoir clique sur supprimer :
- Le client est masque immediatement de vos listes et recherches.
- L'historique des rendez-vous est conserve pour vos archives, mais decouple des donnees personnelles.
- Les donnees personnelles sont retirees du dossier actif.
Exporter tout votre salon (niveau compte)
Vous pouvez aussi exporter une copie complete de toutes vos donnees de salon en une fois -- pas un seul client, mais l'ensemble de votre administration. Vous faites cela dans les Parametres :
- Allez dans Parametres.
- Ouvrez la section Confidentialité & RGPD.
- Vous y trouvez deux boutons distincts : Exporter JSON pour un export complet et Exporter CSV contenant votre liste de clients.
L'export JSON contient toutes vos tables : clients, rendez-vous, personnel, produits, factures, tickets de caisse, parametres et plus encore. C'est utile pour vos propres archives, lors d'un changement de systeme ou a des fins de conformite.
Supprimer votre compte Salonnare
Dans la meme section Confidentialité & RGPD, vous pouvez soumettre une demande de suppression de tout votre compte :
- Allez dans Parametres > Confidentialité & RGPD.
- Cliquez sur Supprimer mon compte et confirmez dans la boite de dialogue.
Le delai de grace de 30 jours
- Apres la demande, un delai de grace de 30 jours commence. Pendant cette periode, votre compte est marque pour suppression, mais pas encore efface.
- Vous changez d'avis ? Cliquez sur Annuler la suppression pour restaurer entierement votre compte.
- Ce n'est qu'apres 30 jours que vos donnees de salon sont definitivement supprimees.
Combien de temps les donnees sont-elles conservees ?
| Type de donnees | Duree de conservation |
|---|---|
| Donnees personnelles des clients | Jusqu'a ce que le client ou vous demandiez la suppression |
| Donnees de rendez-vous | Conservees comme archives, decouplees des donnees personnelles apres suppression |
| Donnees financieres | Au moins 7 ans (legalement requis pour les impots) |
| Notes de sante (coffre-fort) | Stockees chiffrees, avec nettoyage automatique apres la periode de conservation |
Contrat de sous-traitance
Salonnare traite les donnees pour votre compte. Si vous avez besoin d'un contrat de sous-traitance formel pour vos archives, vous pouvez en demander un depuis la page d'assistance.
Restez simple
La conformite a la vie privee n'a pas besoin d'etre compliquee. Trois habitudes qui vous gardent du bon cote :
- Ne collectez que ce dont vous avez besoin -- ne remplissez pas chaque champ pour chaque client.
- Repondez rapidement aux demandes de donnees -- le bouton d'export en fait une affaire de clics.
- Examinez votre liste de clients regulierement et nettoyez les vieux dossiers.
Vous voulez verifier qui a telecharge des exports ? Consultez le Journal d'audit. Pour en savoir plus sur la gestion de vos clients, consultez Gerer les clients.