Formulaires (anamnèse)
Avec les formulaires, vous recueillez des informations pertinentes auprès des clients, comme les allergies connues avant une coloration ou un questionnaire de type de peau avant un soin du visage. Un formulaire peut être rempli de deux manières : par un membre du personnel au salon (l'option par défaut) ou par le client lui-même via un lien sécurisé.
Vous travaillez avec les formulaires sur la page Formulaires (/app/formulieren). Elle indique, par client, si un formulaire a déjà été rempli, et permet de remplir, d'attribuer ou d'envoyer des formulaires au client. Vous configurez les champs d'un formulaire dans le constructeur de formulaire.
Créer un formulaire
- Accédez à Formulaires dans le menu latéral.
- Cliquez sur Gérer les formulaires en haut à droite. Cela ouvre l'aperçu de vos formulaires (sous Paramètres).
- Cliquez sur Nouveau formulaire.
- Donnez au formulaire un nom et une description facultative.
- Choisissez comment le formulaire est rempli (voir Choisir le mode de remplissage).
- Ajoutez les champs que vous souhaitez demander (voir Types de champ).
- Définissez la durée de conservation et l'interrupteur Actif.
- Cliquez sur Enregistrer.
Choisir le mode de remplissage
En haut du constructeur se trouve l'interrupteur Qui remplit le formulaire ? :
- Salon (personnel) -- l'option par défaut. Un membre du personnel remplit le formulaire au nom du client, par exemple pendant ou juste avant le rendez-vous. Vous pouvez toujours envoyer le formulaire au client sous forme de lien à tout moment.
- Client -- le client remplit lui-même le formulaire via un lien sécurisé. Avec ce mode, vous pouvez lier le formulaire à une ou plusieurs prestations, afin qu'il soit proposé automatiquement lorsqu'un client réserve une telle prestation.
Types de champ
| Type | Utilisation |
|---|---|
| Texte | Question ouverte courte (p. ex. nom du médecin traitant). |
| Zone de texte | Question ouverte plus longue (p. ex. décrivez votre problème de peau). |
| Choix multiple (unique) | Liste de sélection avec une seule réponse (p. ex. couleur des cheveux). |
| Choix multiple (plusieurs) | Liste de sélection où plusieurs réponses peuvent être cochées. |
| Case à cocher | Une seule case oui/non (p. ex. un consentement ou une confirmation). |
| Date | Champ de date (p. ex. date de naissance). |
| Nombre | Champ numérique. |
| Photo | La personne qui remplit téléverse jusqu'à 5 images (p. ex. photo de référence ou de peau). |
Pour chaque champ, vous pouvez définir :
- Obligatoire -- le formulaire ne peut pas être enregistré sans ce champ.
- Texte d'aide -- une explication sous la question.
- RGPD : donnée de catégorie particulière -- marque le champ comme donnée de santé (voir ci-dessous).
- Champ de consentement -- uniquement sur une case à cocher ; marque la case comme le consentement pour les données sensibles.
Pour les champs Choix multiple, vous saisissez les options, une par ligne. Pour un champ Photo, vous définissez le nombre maximal de photos.
Réorganisez les champs avec les flèches haut/bas ; supprimez un champ avec l'icône corbeille.
Données de santé et RGPD
Salonnare distingue les données ordinaires des données à caractère personnel de catégorie particulière (RGPD art. 9), telles que les allergies, les affections cutanées ou la prise de médicaments.
Activez RGPD : donnée de catégorie particulière pour un champ s'il concerne des données de santé. Ces réponses sont stockées chiffrées dans un coffre séparé avec AES-256-GCM -- à l'écart de la fiche client habituelle. Le champ reçoit un badge RGPD art. 9 dans le constructeur.
Faire remplir un formulaire par un membre du personnel
- Accédez à Formulaires et recherchez ou sélectionnez le client dans la liste.
- Le panneau avec les formulaires de ce client s'ouvre. Cliquez sur Remplir maintenant sur le formulaire concerné (ou Modifier si des réponses existent déjà).
- Remplissez les champs. Sur les champs photo, vous pouvez téléverser des photos directement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le client n'a pas encore de formulaire dans la liste ? Cliquez alors sur Attribuer un formulaire, choisissez un formulaire puis Remplir soi-même.
Envoyer un formulaire au client
- Dans Formulaires, ouvrez le client.
- Cliquez sur Envoyer au client par e-mail sur le formulaire (ou via Attribuer un formulaire > Envoyer au client par e-mail).
- Le client reçoit un e-mail avec un lien de remplissage sécurisé.
Comment un client remplit le formulaire
- Le client ouvre le lien sécurisé sur téléphone ou ordinateur.
- Le client remplit les champs ; le brouillon est enregistré automatiquement au fil de la saisie.
- Pour les champs sensibles (RGPD), le client doit d'abord donner son consentement via le champ de consentement.
- Après Envoyer, le formulaire est rempli et visible sur la page Formulaires.
Consulter les réponses
- Accédez à Formulaires et ouvrez le client.
- Sur un formulaire rempli, le bouton Consulter apparaît. Cliquez dessus pour voir les réponses.
- Les photos téléversées sont affichées sous forme de galerie.
Dans la liste des clients et le panneau des formulaires, vous voyez par formulaire s'il est Rempli ou Non rempli, et quand il a été envoyé pour la dernière fois. Les réponses aux champs RGPD ne sont visibles que pour les utilisateurs administrateurs ou le personnel disposant de droits de lecture explicites sur l'anamnèse ; l'accès est journalisé.
Désactiver ou supprimer un formulaire
Dans le constructeur de formulaire :
- Désactiver -- désactivez Actif. Un formulaire client n'est alors plus proposé automatiquement pour les nouvelles réservations, mais les réponses déjà remplies sont conservées.
- Supprimer -- supprime le formulaire. Les réponses antérieures sont conservées selon la durée de conservation définie.
Envoi automatique lors de la création du rendez-vous
Si un formulaire est configuré sur Client (le client le remplit lui-même) et qu'il est lié à une prestation, Salonnare envoie automatiquement le formulaire au moment où un rendez-vous pour cette prestation est créé -- à condition que le client ne l'ait pas encore rempli auparavant.
Le client reçoit un lien de remplissage sécurisé directement avec l'e-mail de confirmation de réservation. Aucun envoi manuel n'est nécessaire.
Supprimer les réponses (RGPD)
Si vous souhaitez supprimer les réponses remplies d'un client -- par exemple à sa demande dans le cadre du RGPD -- vous pouvez le faire par formulaire :
- Accédez à Formulaires et ouvrez le client.
- Cliquez sur Consulter sur le formulaire rempli.
- En bas des réponses, vous trouverez le bouton Supprimer les réponses.
- Confirmez la suppression.
La suppression efface les réponses ordinaires, les réponses sensibles (art. 9) stockées chiffrées et les éventuelles photos téléversées. Le retrait du consentement est consigné dans le journal d'audit.
Page d'anamnèse publique -- votre image de marque
La page sur laquelle un client remplit le formulaire s'adapte à vos paramètres de salon :
- Logo -- votre logo de salon apparaît en haut de la page (tel que défini dans Paramètres > Général).
- Couleur d'accent -- les boutons et la barre d'accent utilisent la couleur d'e-mail que vous avez définie dans Paramètres > Branding.
- Pied de page "Powered by Salonnare" -- un crédit discret apparaît en bas de la page. Avec le plan Pro et l'option marque blanche, ce pied de page disparaît.
Durée de conservation
Chaque formulaire a une durée de conservation en mois. À son expiration, les réponses sont effacées automatiquement par une tâche d'arrière-plan. La valeur par défaut est de 24 mois. Définissez 0 pour conserver les réponses indéfiniment.