Formularios (anamnesis)
Con los formularios recopilas información relevante de los clientes, como alergias conocidas antes de una coloración o un cuestionario de tipo de piel antes de un tratamiento facial. Un formulario puede rellenarse de dos maneras: por un miembro del personal en el salón (la opción predeterminada) o por el propio cliente mediante un enlace seguro.
Trabajas con los formularios en la página Formularios (/app/formulieren). Muestra, por cliente, si ya se ha rellenado un formulario, y permite rellenar, asignar o enviar formularios al cliente. Los campos de un formulario se configuran en el creador de formularios.
Crear un formulario
- Ve a Formularios en el menú lateral.
- Haz clic en Gestionar formularios en la parte superior derecha. Esto abre el resumen de tus formularios (en Ajustes).
- Haz clic en Nuevo formulario.
- Da al formulario un nombre y una descripción opcional.
- Elige cómo se rellena el formulario (consulta Elegir el modo de rellenado).
- Añade los campos que quieras preguntar (consulta Tipos de campo).
- Configura el plazo de conservación y el interruptor Activo.
- Haz clic en Guardar.
Elegir el modo de rellenado
En la parte superior del creador encontrarás el interruptor ¿Quién rellena el formulario?:
- Salón (personal) -- la opción predeterminada. Un miembro del personal rellena el formulario en nombre del cliente, por ejemplo durante o justo antes de la cita. Además, siempre puedes enviar el formulario al cliente como enlace.
- Cliente -- el cliente rellena el formulario por sí mismo mediante un enlace seguro. Con este modo puedes vincular el formulario a uno o varios servicios, de modo que se ofrezca automáticamente cuando un cliente reserve ese servicio.
Tipos de campo
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Texto | Pregunta abierta corta (p. ej. nombre del médico de cabecera). |
| Área de texto | Pregunta abierta más larga (p. ej. describe tu problema de piel). |
| Opción múltiple (una) | Lista de selección con una sola respuesta (p. ej. color de pelo). |
| Opción múltiple (varias) | Lista de selección en la que se pueden marcar varias respuestas. |
| Casilla de verificación | Una sola marca sí/no (p. ej. un consentimiento o confirmación). |
| Fecha | Campo de fecha (p. ej. fecha de nacimiento). |
| Número | Campo numérico. |
| Foto | La persona que rellena sube hasta 5 imágenes (p. ej. foto de referencia o de la piel). |
Por campo puedes configurar:
- Obligatorio -- el formulario no puede guardarse sin este campo.
- Texto de ayuda -- una explicación debajo de la pregunta.
- RGPD: categoría especial de datos -- marca el campo como dato de salud (consulta más abajo).
- Campo de consentimiento -- solo en una casilla de verificación; marca la casilla como el consentimiento para datos sensibles.
En los campos de Opción múltiple introduces las opciones, una por línea. En un campo de Foto configuras el número máximo de fotos.
Ordena los campos con las flechas arriba/abajo; elimina un campo con el icono de la papelera.
Datos de salud y RGPD
Salonnare distingue entre datos ordinarios y datos personales de categoría especial (RGPD art. 9), como alergias, afecciones cutáneas o uso de medicación.
Activa RGPD: categoría especial de datos en un campo si se trata de datos de salud. Esas respuestas se almacenan cifradas en una bóveda separada con AES-256-GCM -- aparte de la ficha de cliente habitual. El campo recibe una insignia RGPD art. 9 en el creador.
Hacer que un miembro del personal rellene un formulario
- Ve a Formularios y busca o selecciona al cliente en la lista.
- Se abre el panel con los formularios de ese cliente. Haz clic en Rellenar ahora en el formulario correspondiente (o Editar si ya hay respuestas).
- Rellena los campos. En los campos de foto puedes subir fotos directamente.
- Haz clic en Guardar.
¿El cliente aún no tiene ningún formulario en la lista? Haz clic entonces en Asignar formulario, elige un formulario y luego Rellenar uno mismo.
Enviar un formulario al cliente
- En Formularios, abre el cliente.
- Haz clic en Enviar por correo al cliente en el formulario (o mediante Asignar formulario > Enviar por correo al cliente).
- El cliente recibe un correo con un enlace de rellenado seguro.
Cómo rellena el cliente el formulario
- El cliente abre el enlace seguro en el móvil o el ordenador.
- El cliente rellena los campos; el borrador se guarda automáticamente mientras escribe.
- En los campos sensibles (RGPD), el cliente debe dar primero su consentimiento mediante el campo de consentimiento.
- Tras Enviar, el formulario queda rellenado y visible en la página Formularios.
Consultar las respuestas
- Ve a Formularios y abre el cliente.
- En un formulario rellenado aparece el botón Consultar. Haz clic en él para ver las respuestas.
- Las fotos subidas se muestran como galería.
En la lista de clientes y en el panel de formularios ves, por formulario, si está Rellenado o No rellenado, y cuándo se envió por última vez. Las respuestas a los campos RGPD solo son visibles para los usuarios administradores o el personal con derechos de lectura de anamnesis explícitos; el acceso queda registrado.
Desactivar o eliminar un formulario
En el creador de formularios:
- Desactivar -- desactiva Activo. Un formulario de cliente deja entonces de ofrecerse automáticamente en nuevas reservas, pero las respuestas ya rellenadas se conservan.
- Eliminar -- elimina el formulario. Las respuestas anteriores se conservan según el plazo de conservación configurado.
Envío automático al crear la cita
Si un formulario está configurado en Cliente (el cliente lo rellena por sí mismo) y está vinculado a un servicio, Salonnare envía automáticamente el formulario en el momento en que se crea una cita para ese servicio -- siempre que el cliente no lo haya rellenado anteriormente.
El cliente recibe el enlace de rellenado seguro directamente junto con el correo de confirmación de la reserva. No es necesario enviarlo manualmente.
Eliminar respuestas (RGPD)
Si quieres eliminar las respuestas rellenadas de un cliente -- por ejemplo a petición suya en virtud del RGPD -- puedes hacerlo por formulario:
- Ve a Formularios y abre el cliente.
- Haz clic en Consultar en el formulario rellenado.
- Al final de las respuestas encontrarás el botón Eliminar respuestas.
- Confirma la eliminación.
Al eliminar se borran las respuestas ordinarias, las respuestas sensibles (art. 9) almacenadas de forma cifrada y las posibles fotos subidas. La retirada del consentimiento queda registrada en el registro de auditoría.
Página de anamnesis pública -- tu imagen de marca
La página en la que un cliente rellena el formulario se adapta a la configuración de tu salón:
- Logo -- tu logo de salón aparece en la parte superior de la página (según lo configurado en Ajustes > General).
- Color de acento -- los botones y la barra de acento usan el color de correo que has configurado en Ajustes > Branding.
- Pie de página "Powered by Salonnare" -- en la parte inferior de la página aparece una mención discreta. Con el plan Pro y la opción de etiqueta blanca, este pie de página desaparece.
Plazo de conservación
Cada formulario tiene un plazo de conservación en meses. Tras expirar, las respuestas se borran automáticamente mediante una tarea en segundo plano. El valor predeterminado es de 24 meses. Configura 0 para conservar las respuestas indefinidamente.