Formulare (Anamnese)
Mit Formularen sammelst du relevante Informationen von Kunden, etwa bekannte Allergien vor einer Haarfärbung oder einen Hauttyp-Fragebogen vor einer Gesichtsbehandlung. Ein Formular kann auf zwei Arten ausgefüllt werden: durch einen Mitarbeiter im Salon (die Standardeinstellung) oder durch den Kunden selbst über einen sicheren Link.
Du arbeitest mit Formularen auf der Seite Formulare (/app/formulieren). Dort siehst du je Kunde, ob bereits ein Formular ausgefüllt wurde, und kannst Formulare ausfüllen, zuweisen oder an den Kunden senden. Die Felder eines Formulars legst du im Formular-Builder fest.
Ein Formular erstellen
- Gehe im Seitenmenü zu Formulare.
- Klicke oben rechts auf Formulare verwalten. Dadurch öffnet sich die Formularübersicht (unter Einstellungen).
- Klicke auf Neues Formular.
- Gib dem Formular einen Namen und eine optionale Beschreibung.
- Wähle, wie das Formular ausgefüllt wird (siehe Ausfüllmethode wählen).
- Füge die Felder hinzu, die du abfragen möchtest (siehe Feldtypen).
- Lege die Aufbewahrungsfrist und den Schalter Aktiv fest.
- Klicke auf Speichern.
Ausfüllmethode wählen
Oben im Builder findest du den Schalter Wer füllt das Formular aus?:
- Salon (Mitarbeiter) -- die Standardeinstellung. Ein Mitarbeiter füllt das Formular im Namen des Kunden aus, zum Beispiel während oder kurz vor dem Termin. Du kannst das Formular jederzeit zusätzlich als Link an den Kunden senden.
- Kunde -- der Kunde füllt das Formular selbst über einen sicheren Link aus. Bei dieser Methode kannst du das Formular mit einer oder mehreren Behandlungen verknüpfen, sodass es automatisch angeboten wird, wenn ein Kunde eine solche Behandlung bucht.
Feldtypen
| Typ | Verwendung |
|---|---|
| Text | Kurze offene Frage (z. B. Name des Hausarztes). |
| Textfeld | Längere offene Frage (z. B. beschreibe dein Hautproblem). |
| Mehrfachauswahl (eine) | Auswahlliste mit einer Antwort (z. B. Haarfarbe). |
| Mehrfachauswahl (mehrere) | Auswahlliste, in der mehrere Antworten angekreuzt werden können. |
| Kontrollkästchen | Ein einzelnes Ja/Nein-Häkchen (z. B. eine Einwilligung oder Bestätigung). |
| Datum | Datumsfeld (z. B. Geburtsdatum). |
| Zahl | Numerisches Feld. |
| Foto | Die ausfüllende Person lädt bis zu 5 Bilder hoch (z. B. Referenz- oder Hautfoto). |
Pro Feld kannst du einstellen:
- Pflichtfeld -- das Formular kann ohne dieses Feld nicht gespeichert werden.
- Hilfetext -- eine Erläuterung unter der Frage.
- DSGVO: besondere Kategorie personenbezogener Daten -- markiert das Feld als Gesundheitsdaten (siehe unten).
- Einwilligungsfeld -- nur bei einem Kontrollkästchen; markiert das Häkchen als Einwilligung für sensible Daten.
Bei Mehrfachauswahl-Feldern gibst du die Optionen an, eine pro Zeile. Bei einem Foto-Feld legst du die maximale Anzahl an Fotos fest.
Felder ordnest du mit den Pfeilen nach oben/unten; mit dem Papierkorb-Symbol entfernst du ein Feld.
Gesundheitsdaten und DSGVO
Salonnare unterscheidet zwischen gewöhnlichen Daten und besonderen Kategorien personenbezogener Daten (DSGVO Art. 9), etwa Allergien, Hauterkrankungen oder Medikamenteneinnahme.
Aktiviere DSGVO: besondere Kategorie personenbezogener Daten für ein Feld, wenn es Gesundheitsdaten betrifft. Diese Antworten werden verschlüsselt in einem separaten Tresor mit AES-256-GCM gespeichert -- getrennt von der regulären Kundenkarte. Das Feld erhält im Builder ein DSGVO Art. 9-Abzeichen.
Ein Formular durch einen Mitarbeiter ausfüllen lassen
- Gehe zu Formulare und suche oder wähle den Kunden in der Liste aus.
- Das Panel mit den Formularen dieses Kunden öffnet sich. Klicke beim passenden Formular auf Jetzt ausfüllen (oder Bearbeiten, wenn bereits Antworten vorliegen).
- Fülle die Felder aus. Bei Foto-Feldern kannst du direkt Fotos hochladen.
- Klicke auf Speichern.
Hat der Kunde noch kein Formular in der Liste? Klicke dann auf Formular zuweisen, wähle ein Formular und anschließend Selbst ausfüllen.
Ein Formular an den Kunden senden
- Öffne in Formulare den Kunden.
- Klicke beim Formular auf An Kunden mailen (oder über Formular zuweisen > An Kunden mailen).
- Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem sicheren Ausfüll-Link.
Wie ein Kunde das Formular ausfüllt
- Der Kunde öffnet den sicheren Link auf Handy oder Computer.
- Der Kunde füllt die Felder aus; der Entwurf wird beim Tippen automatisch gespeichert.
- Bei sensiblen (DSGVO-)Feldern muss der Kunde zuerst über das Einwilligungsfeld zustimmen.
- Nach Absenden ist das Formular ausgefüllt und auf der Formulare-Seite sichtbar.
Antworten ansehen
- Gehe zu Formulare und öffne den Kunden.
- Bei einem ausgefüllten Formular erscheint die Schaltfläche Ansehen. Klicke darauf, um die Antworten zu sehen.
- Hochgeladene Fotos werden als Galerie angezeigt.
In der Kundenliste und im Formular-Panel siehst du je Formular, ob es Ausgefüllt oder Nicht ausgefüllt ist und wann es zuletzt gesendet wurde. Antworten auf DSGVO-Felder sind nur für Admin-Benutzer oder Mitarbeiter mit ausdrücklichen Anamnese-Leserechten sichtbar; der Zugriff wird protokolliert.
Ein Formular deaktivieren oder löschen
Im Formular-Builder:
- Deaktivieren -- schalte Aktiv aus. Ein Kundenformular wird dann bei neuen Buchungen nicht mehr automatisch angeboten, aber bereits ausgefüllte Antworten bleiben erhalten.
- Löschen -- entfernt das Formular. Frühere Antworten bleiben gemäß der eingestellten Aufbewahrungsfrist erhalten.
Automatisches Versenden bei der Terminbuchung
Wenn ein Formular auf Kunde (der Kunde füllt es selbst aus) eingestellt ist und mit einer Behandlung verknüpft ist, sendet Salonnare das Formular automatisch in dem Moment, in dem ein Termin für diese Behandlung erstellt wird -- vorausgesetzt, der Kunde hat es nicht bereits zuvor ausgefüllt.
Der Kunde erhält den sicheren Ausfüll-Link direkt zusammen mit der Buchungsbestätigung per E-Mail. Nichts muss manuell gesendet werden.
Antworten löschen (DSGVO)
Wenn du die ausgefüllten Antworten eines Kunden löschen möchtest -- zum Beispiel auf dessen Anfrage gemäß DSGVO -- kannst du das je Formular tun:
- Gehe zu Formulare und öffne den Kunden.
- Klicke beim ausgefüllten Formular auf Ansehen.
- Am Ende der Antworten findest du die Schaltfläche Antworten löschen.
- Bestätige die Löschung.
Beim Löschen werden die gewöhnlichen Antworten, die verschlüsselt gespeicherten sensiblen (Art. 9) Antworten sowie etwaige hochgeladene Fotos entfernt. Der Widerruf der Einwilligung wird im Prüfprotokoll festgehalten.
Öffentliche Anamnese-Seite -- dein Erscheinungsbild
Die Seite, auf der ein Kunde das Formular ausfüllt, passt sich deinen Saloneinstellungen an:
- Logo -- dein Salonlogo erscheint oben auf der Seite (wie unter Einstellungen > Allgemein eingestellt).
- Akzentfarbe -- Schaltflächen und Akzentbalken verwenden die E-Mail-Farbe, die du unter Einstellungen > Branding eingestellt hast.
- "Powered by Salonnare"-Fußzeile -- am Ende der Seite steht ein dezenter Hinweis. Beim Pro-Plan mit der White-Label-Option verschwindet diese Fußzeile.
Aufbewahrungsfrist
Jedes Formular hat eine Aufbewahrungsfrist in Monaten. Nach Ablauf werden die Antworten automatisch von einer Hintergrundaufgabe gelöscht. Die Standardeinstellung beträgt 24 Monate. Stelle 0 ein, um Antworten unbegrenzt aufzubewahren.