Kund:innen verwalten

Deine Kund:innen stehen im Mittelpunkt von allem, was du tust. Salonnare bewahrt ihre Daten, ihre Besuchshistorie und Vorlieben an einem Ort auf -- damit du immer weißt, wer auf deinem Stuhl sitzt. Seit dem 24. April 2026 gibt es einen separaten verschlüsselten Gesundheits-Tresor für medizinische Daten (siehe unten).

Eine Kundin suchen

1. Gehe zu Kund:innen in der Seitenleiste.
2. Beginne im Suchfeld oben zu tippen.
3. Suche nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Ergebnisse erscheinen während des Tippens, sodass du schnell findest, wen du suchst.

Eine neue Kundin anlegen

1. Gehe zu Kund:innen.
2. Klicke auf Kundin hinzufügen.
3. Fülle die Daten aus:
   • Name -- Vor- und Nachname.
   • E-Mail -- Für Buchungsbestätigungen, Belege und Marketing.
   • Telefon -- Eine Mobilnummer für den Kontakt.
   • Geburtsdatum -- Optional, aber praktisch für Geburtstagsnachrichten.
   • Adresse -- Optional.
4. Klicke auf Speichern.

Das war's -- die Kundin ist in deinem System und bereit zum Buchen.

Ein Kundenprofil ansehen

Klicke auf eine Kundin, um das vollständige Profil zu öffnen. Das Detailpanel bündelt alles zu dieser Kundin:

• Kontaktdaten -- Name, E-Mail, Telefon, optionaler Rechnungsname, Labels und das Loyalty-Stufen-Badge.
• Auto-Segmente -- automatisch berechnete Badges (wie Schläfer oder Vielausgeber), siehe Loyalty-Stufen und Kundensegmente.
• No-Show-Risiko -- ein Indikator basierend auf dem No-Show-Muster der Kundin.
• Erinnerungs-Pause -- schalte alle automatisierten Buchungserinnerungen für diese Kundin ein oder aus.
• Marketing-Präferenzen -- Opt-in/Opt-out pro Kanal (seit dem Phase-B-Compliance-Update vom 27. April 2026).
• Besuchshistorie -- die letzten Besuche mit Datum und Betrag.
• Belege -- aktuelle Kassenbelege dieser Kundin.
• Formulare -- ausgefüllte Intake-Formulare (siehe Formulare).
• Foto-Historie -- Portfoliofotos, die mit dieser Kundin verknüpft sind.
• Farbformeln -- erfasste Farbrezepte pro Kundin.
• Gesundheits-Tresor -- ein separater verschlüsselter Bereich für medizinische Daten (siehe unten).
• Statistiken -- Anzahl der Besuche, Gesamtumsatz und letzter Besuch.
• Guthaben -- der Guthabensaldo und die Guthabenhistorie (nur wenn Guthaben aktiviert ist).
• Geschenkgutscheine -- Geschenkgutscheine auf den Namen dieser Kundin mit Restbetrag und Ablaufdatum.
• Notizen -- interne Notizen, sichtbar für dein ganzes Team.

Unten im Panel befinden sich die Schaltflächen Bearbeiten, Exportieren und Kundin löschen.

Notizen hinzufügen

Notizen sind eine gute Möglichkeit, sich Kundenvorlieben, frühere Gespräche oder Behandlungsdetails zu merken.

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Gehe zum Bereich Notizen.
3. Tippe deine Notiz und klicke auf Speichern.

Notizen sind für dein ganzes Team sichtbar, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.

Warnhinweise -- wichtige Meldungen

Manche Informationen sind zu wichtig, um sie zu übersehen. Wenn eine Kundin eine Allergie, einen medizinischen Zustand oder eine besondere Anforderung hat, kannst du einen Warnhinweis setzen.

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Suche das Feld Warnhinweis.
3. Tippe die Warnung (zum Beispiel "Allergisch gegen Latexhandschuhe" oder "Empfindliche Kopfhaut").
4. Speichere.

Warnhinweise erscheinen in leuchtendem Orange, wenn jemand für diese Kundin eine Buchung anlegt oder bearbeitet. Sie sind unübersehbar.

Gesundheits-Tresor -- DSGVO Artikel 9

Allergien, Medikamente, Hautzustände und andere Gesundheitsdaten sind nach DSGVO Artikel 9 besondere Kategorien personenbezogener Daten. Salonnare bewahrt sie strikt getrennt von deinen normalen Kundennotizen in einem pro-Mandant verschlüsselten Tresor auf (AES-256-GCM mit Envelope-Verschlüsselung pro Salon).

So funktioniert es:

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Suche den Bereich Gesundheitsdaten.
3. Beim ersten Mal: Die Kundin muss ausdrücklich einwilligen (Einwilligungs-Flow). Ohne Einwilligung kannst du nichts erfassen.
4. Bitte die Kundin, ausdrücklich zu bestätigen, welche Daten du erfassen darfst.
5. Tippe auf Notiz hinzufügen -- gib Betreff, Datum und Details an.
6. Anhänge (z. B. ein Foto eines Patch-Tests) werden ebenfalls verschlüsselt gespeichert und sind nicht über eine normale URL erreichbar.

Wer Zugriff hat: nur Mitarbeiter:innen mit der Rollenberechtigung Gesundheitsnotizen ansehen (vom Inhaber festzulegen). Plattform-Impersonation kann diese Daten NICHT einsehen.

Aufbewahrung: standardmäßig 12 Monate nach dem letzten Termin, plus 30 Tage Karenz. Danach werden die Notizen automatisch gelöscht.

Siehe Datenschutz und DSGVO für den rechtlichen Kontext.

Labels

Labels helfen dir, Kund:innen auf einen Blick zu organisieren und zu erkennen. Du kannst Labels erstellen wie:

• "VIP"
• "Schwanger"
• "Neukund:in"
• "Geburtstag diesen Monat"

Füge Labels aus dem Kundenprofil hinzu. Sie erscheinen als farbige Badges in der Kundenliste, sodass wichtige Gruppen leicht zu erkennen sind. Labels sind außerdem das einzige Kundenmerkmal, nach dem du eine Kampagne filtern kannst.

Kundendaten bearbeiten

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Klicke auf Bearbeiten.
3. Passe an, was du brauchst.
4. Klicke auf Speichern.

Änderungen werden sofort wirksam.

Eine Kundin löschen

Wenn eine Kundin verlangt, aus deinem System entfernt zu werden:

1. Öffne das Profil.
2. Klicke auf Kundin löschen.
3. Bestätige.

Die Kundin wird sofort aus deinen Listen ausgeblendet, aber die Daten erhalten eine Karenzfrist von 30 Tagen, bevor sie endgültig gelöscht werden. Das gibt dir Zeit, es rückgängig zu machen, falls es ein Versehen war. Siehe Datenschutz und DSGVO für mehr Details.

Kundendaten exportieren

Verlangt eine Kundin eine Kopie all ihrer Daten (DSGVO-Auskunftsersuchen)? Aus dem Kunden-Detailpanel exportierst du alle Daten dieser einen Kundin:

1. Öffne das Kundenprofil.
2. Klicke unten auf Exportieren.
3. Es wird eine Datei mit allen Daten dieser Kundin heruntergeladen.

Das ist für Auskunfts- und Datenübertragbarkeitsersuchen gedacht. Siehe Datenschutz und DSGVO für den vollständigen Kontext rund um Exporte und Löschungen.