Datenschutz und DSGVO

Als Saloninhaber arbeitest du taeglich mit personenbezogenen Informationen -- Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Termindetails und manchmal sensiblen Gesundheitsnotizen. Salonnare ist darauf ausgelegt, dir zu helfen, diese Daten verantwortungsvoll zu verwalten und Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einzuhalten.

Keine Sorge -- du musst kein Rechtsexperte sein. Diese Anleitung erklaert die praktischen Werkzeuge, die dir zur Verfuegung stehen. Es gibt zwei Exportebenen: pro einzelnem Kunden (aus der Kundendetailansicht) und fuer deinen gesamten Salon (ueber die Einstellungen).

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist ein europaeisches Datenschutzgesetz, das Menschen die Kontrolle ueber ihre personenbezogenen Daten gibt. Kurz gesagt haben deine Kunden das Recht:

• Zu wissen, welche Daten du ueber sie hast.
• Eine Kopie ihrer Daten zu erhalten.
• Dich zu bitten, ihre Daten zu loeschen.

Salonnare gibt dir die Werkzeuge, um diese Anfragen mit wenigen Klicks zu bearbeiten.

Einen einzelnen Kunden exportieren (Auskunftsersuchen)

Wenn ein Kunde fragt "Welche Daten habt ihr ueber mich?", exportierst du den vollstaendigen Datensatz dieses einen Kunden. Das geschieht in der Kundendetailansicht:

1. Gehe zu Kunden und oeffne das Profil des Kunden.
2. Klicke auf die Schaltflaeche Exportieren (mit dem Download-Symbol). Diese Schaltflaeche ist nur fuer Administratoren sichtbar.
3. Eine JSON-Datei wird mit dem Namen export-klant-<id>-<datum>.json heruntergeladen.
4. Sende diese Datei an den Kunden.

Was steht im Kunden-Export?

Der Export buendelt alles, was mit diesem Kunden verknuepft ist:

• Den vollstaendigen Kundendatensatz (Kontaktdaten, Geburtsdatum, Adresse, Notizen).
• Alle Termine und deren Status.
• Farbformeln, Labels und CRM-Segmente.
• Treuepunkt-Transaktionen und Mitgliedschaften.
• Kassenbelege (POS-Bestellungen), No-Show- und Anzahlungszahlungen.
• Kontaktpraeferenzen, gesendete Aufnahme-/Formulareinladungen und Geschenkgutscheine.

Gesundheitsnotizen im Export

Hat der Kunde Gesundheitsnotizen (Allergien, Medikamente, Hauterkrankungen) im sicheren Tresor? Diese werden nur entschluesselt aufgenommen, wenn du die Berechtigung hast, sie zu sehen -- das gilt automatisch fuer Administratoren und fuer Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung. Hast du keinen Zugriff, gibt der Export lediglich an, dass die Gesundheitsnotizen nicht enthalten sind und separat bei einem berechtigten Mitarbeiter angefordert werden muessen.

Jede entschluesselte Notiz, die in einem Export landet, wird im Zugriffsprotokoll des Tresors erfasst. So bleibt nachvollziehbar, wer wann welche sensiblen Daten eingesehen hat.

Einen Kunden loeschen (Loeschanfrage)

Wenn ein Kunde fragt "Loescht meine Daten":

1. Gehe zu Kunden und oeffne das Profil des Kunden.
2. Klicke auf Loeschen.
3. Bestaetige die Loeschung.

Was danach passiert

Nachdem du auf Loeschen geklickt hast:

• Der Kunde wird sofort ausgeblendet aus deinen Listen und Suchen.
• Die Terminhistorie bleibt fuer deine Unterlagen erhalten, wird aber von den personenbezogenen Daten getrennt.
• Die personenbezogenen Daten werden aus dem aktiven Datensatz entfernt.

Deinen gesamten Salon exportieren (Kontoebene)

Du kannst auch eine vollstaendige Kopie aller Salondaten auf einmal exportieren -- nicht einen Kunden, sondern deine gesamte Verwaltung. Das machst du in den Einstellungen:

1. Gehe zu Einstellungen.
2. Oeffne den Abschnitt Datenschutz & DSGVO.
3. Du findest dort zwei separate Schaltflaechen: JSON exportieren fuer einen vollstaendigen JSON-Export und CSV exportieren fuer eine CSV mit deiner Kundenliste.

Der JSON-Export enthaelt alle deine Tabellen: Kunden, Termine, Mitarbeiter, Produkte, Rechnungen, Kassenbelege, Einstellungen und mehr. Das ist nuetzlich fuer deine eigenen Unterlagen, beim Systemwechsel oder zu Compliance-Zwecken.

Dein Salonnare-Konto loeschen

Im selben Abschnitt Datenschutz & DSGVO kannst du eine Anfrage stellen, dein gesamtes Konto zu loeschen:

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz & DSGVO.
2. Klicke auf Mein Konto loeschen und bestaetige im Dialog.

Die 30-taegige Karenzzeit

• Nach der Anfrage beginnt eine 30-taegige Karenzzeit. Waehrend dieser Zeit ist dein Konto zur Loeschung markiert, aber noch nicht geloescht.
• Aenderst du deine Meinung? Klicke auf Loeschung abbrechen, um dein Konto vollstaendig wiederherzustellen.
• Erst nach 30 Tagen werden deine Salondaten endgueltig entfernt.

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Auftragsverarbeitungsvertrag

Salonnare verarbeitet Daten in deinem Auftrag. Wenn du einen formellen Auftragsverarbeitungsvertrag fuer deine Unterlagen benoetigst, kannst du ihn ueber die Supportseite anfordern.

Halte es einfach

Datenschutzkonformitaet muss nicht kompliziert sein. Drei Gewohnheiten, die dich auf der sicheren Seite halten:

1. Sammle nur, was du brauchst -- fuelle nicht jedes Feld fuer jeden Kunden aus.
2. Reagiere schnell auf Datenanfragen -- die Export-Schaltflaeche macht es zu einer Frage von Klicks.
3. Ueberpruefe deine Kundenliste regelmaessig und raeume alte Datensaetze auf.

Moechtest du pruefen, wer Exporte heruntergeladen hat? Siehe das Pruefprotokoll. Mehr zur Verwaltung deiner Kunden findest du unter Kunden verwalten.