Datenschutz und DSGVO
Als Saloninhaber arbeitest du täglich mit personenbezogenen Informationen -- Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Termindetails und manchmal sensiblen Gesundheitsnotizen. Salonnare ist darauf ausgelegt, dir zu helfen, diese Daten verantwortungsvoll zu verwalten und Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einzuhalten.
Keine Sorge -- du musst kein Rechtsexperte sein. Diese Anleitung erklärt die praktischen Werkzeuge, die dir zur Verfügung stehen. Es gibt zwei Exportebenen: pro einzelnem Kunden (aus der Kundendetailansicht) und für deinen gesamten Salon (über die Einstellungen).
Was ist die DSGVO?
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist ein europäisches Datenschutzgesetz, das Menschen die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten gibt. Kurz gesagt haben deine Kunden das Recht:
- Zu wissen, welche Daten du über sie hast.
- Eine Kopie ihrer Daten zu erhalten.
- Dich zu bitten, ihre Daten zu löschen.
Salonnare gibt dir die Werkzeuge, um diese Anfragen mit wenigen Klicks zu bearbeiten.
Einen einzelnen Kunden exportieren (Auskunftsersuchen)
Wenn ein Kunde fragt "Welche Daten habt ihr über mich?", exportierst du den vollständigen Datensatz dieses einen Kunden. Das geschieht in der Kundendetailansicht:
- Gehe zu Kunden und öffne das Profil des Kunden.
- Klicke auf die Schaltfläche Exportieren (mit dem Download-Symbol). Diese Schaltfläche ist nur für Administratoren sichtbar.
- Eine JSON-Datei wird mit dem Namen
export-klant-<id>-<datum>.jsonheruntergeladen. - Sende diese Datei an den Kunden.
Was steht im Kunden-Export?
Der Export bündelt alles, was mit diesem Kunden verknüpft ist:
- Den vollständigen Kundendatensatz (Kontaktdaten, Geburtsdatum, Adresse, Notizen).
- Alle Termine und deren Status.
- Farbformeln, Labels und CRM-Segmente.
- Treuepunkt-Transaktionen und Mitgliedschaften.
- Kassenbelege (POS-Bestellungen), No-Show- und Anzahlungszahlungen.
- Kontaktpräferenzen, gesendete Aufnahme-/Formulareinladungen und Geschenkgutscheine.
Neben JSON kannst du auch eine vereinfachte CSV-Version abrufen. Sie enthält eine flache Zusammenfassung des Kundendatensatzes, der Termine und der Geschenkgutscheine -- praktisch, um sie schnell in einer Tabellenkalkulation zu öffnen.
Gesundheitsnotizen im Export
Hat der Kunde Gesundheitsnotizen (Allergien, Medikamente, Hauterkrankungen) im sicheren Tresor? Diese werden nur entschlüsselt aufgenommen, wenn du die Berechtigung hast, sie zu sehen -- das gilt automatisch für Administratoren und für Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung. Hast du keinen Zugriff, gibt der Export lediglich an, dass die Gesundheitsnotizen nicht enthalten sind und separat bei einem berechtigten Mitarbeiter angefordert werden müssen.
Jede entschlüsselte Notiz, die in einem Export landet, wird im Zugriffsprotokoll des Tresors erfasst. So bleibt nachvollziehbar, wer wann welche sensiblen Daten eingesehen hat.
Einen Kunden löschen (Löschanfrage)
Wenn ein Kunde fragt "Löscht meine Daten":
- Gehe zu Kunden und öffne das Profil des Kunden.
- Klicke auf Löschen.
- Bestätige die Löschung.
Was danach passiert
Nachdem du auf Löschen geklickt hast:
- Der Kunde wird sofort ausgeblendet aus deinen Listen und Suchen.
- Die Terminhistorie bleibt für deine Unterlagen erhalten, wird aber von den personenbezogenen Daten getrennt.
- Die personenbezogenen Daten werden aus dem aktiven Datensatz entfernt.
Finanzdaten (Verkäufe, Rechnungen) müssen aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden. Selbst wenn ein Kunde gelöscht wird, bleiben diese Datensätze bestehen -- sie enthalten jedoch keine nachvollziehbaren personenbezogenen Daten mehr.
Deinen gesamten Salon exportieren (Kontoebene)
Du kannst auch eine vollständige Kopie aller Salondaten auf einmal exportieren -- nicht einen Kunden, sondern deine gesamte Verwaltung. Das machst du in den Einstellungen:
- Gehe zu Einstellungen.
- Öffne den Abschnitt Datenschutz & DSGVO.
- Du findest dort zwei separate Schaltflächen: JSON exportieren für einen vollständigen JSON-Export und CSV exportieren für eine CSV mit deiner Kundenliste.
Der JSON-Export enthält alle deine Tabellen: Kunden, Termine, Mitarbeiter, Produkte, Rechnungen, Kassenbelege, Einstellungen und mehr. Das ist nützlich für deine eigenen Unterlagen, beim Systemwechsel oder zu Compliance-Zwecken.
Auch dieser Export auf Kontoebene wird im Prüfprotokoll erfasst, sodass du später nachweisen kannst, wer wann einen Export heruntergeladen hat.
Dein Salonnare-Konto löschen
Im selben Abschnitt Datenschutz & DSGVO kannst du eine Anfrage stellen, dein gesamtes Konto zu löschen:
- Gehe zu Einstellungen > Datenschutz & DSGVO.
- Klicke auf Mein Konto löschen und bestätige im Dialog.
Die 30-tägige Karenzzeit
- Nach der Anfrage beginnt eine 30-tägige Karenzzeit. Während dieser Zeit ist dein Konto zur Löschung markiert, aber noch nicht gelöscht.
- Änderst du deine Meinung? Klicke auf Löschung abbrechen, um dein Konto vollständig wiederherzustellen.
- Erst nach 30 Tagen werden deine Salondaten endgültig entfernt.
Während der Karenzzeit kannst du weiterhin einen vollständigen Datenexport herunterladen, sodass du eine Kopie von allem behältst, bevor es endgültig weg ist.
Die 30-tägige Karenzzeit gilt für die Löschung deines Salonkontos. Das Löschen eines einzelnen Kunden erfolgt sofort (der Kunde verschwindet umgehend aus deinen Listen); dafür gibt es keine kontoweite Karenzzeit.
Wie lange werden Daten aufbewahrt?
| Art der Daten | Wie lange aufbewahrt |
|---|---|
| Persönliche Kundendaten | Bis der Kunde oder du die Löschung beantragst |
| Termindaten | Als Unterlagen aufbewahrt, nach Löschung von personenbezogenen Daten getrennt |
| Finanzdaten | Mindestens 7 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben für Steuern) |
| Gesundheitsnotizen (Tresor) | Verschlüsselt gespeichert, mit automatischer Bereinigung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist |
Auftragsverarbeitungsvertrag
Salonnare verarbeitet Daten in deinem Auftrag. Wenn du einen formellen Auftragsverarbeitungsvertrag für deine Unterlagen benötigst, kannst du ihn über die Supportseite anfordern.
Halte es einfach
Datenschutzkonformität muss nicht kompliziert sein. Drei Gewohnheiten, die dich auf der sicheren Seite halten:
- Sammle nur, was du brauchst -- fülle nicht jedes Feld für jeden Kunden aus.
- Reagiere schnell auf Datenanfragen -- die Export-Schaltfläche macht es zu einer Frage von Klicks.
- Überprüfe deine Kundenliste regelmäßig und räume alte Datensätze auf.
Möchtest du prüfen, wer Exporte heruntergeladen hat? Siehe das Prüfprotokoll. Mehr zur Verwaltung deiner Kunden findest du unter Kunden verwalten.