Prüfungsprotokoll
Das Prüfungsprotokoll ist das "Wer hat was wann getan" deines Salons. Jedes Mal, wenn jemand einen Termin erstellt, einen Kunden bearbeitet, eine Bestellung verarbeitet oder eine Einstellung ändert, wird das erfasst. So kannst du im Nachhinein genau nachvollziehen, was passiert ist -- nützlich für die Compliance (DSGVO-Rechenschaftspflicht) und für die Sicherheit deines Salons.
Wo finde ich es?
Das Prüfungsprotokoll befindet sich in deiner Berichterstattung:
- Gehe zu Berichte.
- Klicke auf den Tab Prüfungsprotokoll.
Der Inhalt des Prüfungsprotokolls ist nur für Administratoren sichtbar -- gerade weil es die Aktionen aller erfasst. Ein Mitarbeiter, der die Berichte öffnen darf, sieht den Tab zwar, für ihn bleibt er aber leer.
Was wird protokolliert?
Jede Zeile im Protokoll beschreibt eine Aktion. Pro Zeile siehst du:
- Zeitpunkt -- wann die Aktion stattfand.
- Benutzer -- wer die Aktion ausgeführt hat.
- Aktion -- die Art des Vorgangs: erstellen, ändern, löschen, anmelden, abmelden, exportieren oder ansehen.
- Entität -- worauf sich die Aktion bezog, zum Beispiel ein Termin, Kunde, Mitarbeiter, Dienst, Bestellung, Produkt, Einstellung oder Benutzer, mit der zugehörigen Nummer. Ein Anmeldeversuch erscheint als Anmeldung, ohne Nummer. Auch Kampagnen, Feiertage, Serientermine, Kassenbons und Zahlungsanbindungen haben einen eigenen, übersetzten Namen.
- Beschreibung -- eine kurze Zusammenfassung des Geschehens. Beschreibungen von An- und Abmeldungen und fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen stehen in der Sprache deines Bildschirms; andere freie Beschreibungen stehen auf Niederländisch, so wie sie erfasst wurden.
- IP-Adresse -- von welcher Adresse aus die Aktion ausgeführt wurde.
Änderungen aufklappen
Bei einer Änderung gibt es oft eine aufklappbare Zeile Änderungen. Klicke sie auf, um Feld für Feld zu sehen, was sich geändert hat: der alte Wert in Rot, der neue Wert in Grün. So siehst du genau, welche Telefonnummer, welcher Preis oder welcher Status angepasst wurde.
Im Protokoll filtern
Ein gut besuchter Salon erzeugt viele Protokollzeilen. Mit den Filtern oben findest du schnell, was du suchst:
- Entitätstyp -- zeige nur Aktionen auf zum Beispiel Kunden, Termine oder Bestellungen. Die Liste enthält jeden Typ, der im Protokoll deines Salons vorkommt.
- Aktion -- zeige nur einen bestimmten Typ, etwa nur Erstellungen, nur Änderungen oder nur Löschungen.
- Benutzer -- wähle einen Namen aus der Liste, um nur die Aktionen dieser Person zu sehen. Die Liste enthält alle, die im Protokoll vorkommen, also auch eine ehemalige Mitarbeiterin, die nicht mehr zu deinem Team gehört. Wähle Alle Benutzer, um wieder alle zu sehen.
- Datum -- das Protokoll folgt dem Zeitraum, den du oben in der Berichterstattung eingestellt hast (von/bis).
Kombiniere Filter, um gezielt zu suchen, zum Beispiel "alle Löschungen durch Mitarbeiter X im letzten Monat".
Das Protokoll ist paginiert. Unten blätterst du zu älteren Zeilen, wenn es mehr Ergebnisse gibt, als auf eine Seite passen.
Wofür verwendest du es?
In der Praxis beantwortet das Prüfungsprotokoll einige konkrete Fragen:
- Compliance (DSGVO) -- Wer hat Kundendaten exportiert oder eingesehen? Jeder Download des vollständigen Datenexports erscheint als eigene Zeile mit der Beschreibung "Data-export gedownload" (Datenexport heruntergeladen), sodass du deine Rechenschaftspflicht nachweisen kannst.
- Sicherheit -- Gab es ungewöhnliche Löschungen? Filtere nach der Aktion Gelöscht, um sie schnell zu erkennen.
- Streitigkeiten lösen -- "Wer hat diesen Termin storniert?" oder "Wer hat diesen Preis geändert?" Öffne die Änderung und du hast die Antwort.
- Team-Transparenz -- Eine faire, neutrale Aufzeichnung dessen, was im System geschieht, ohne jemandem über die Schulter zu schauen.
Das Prüfungsprotokoll ist als Nachschlagewerk gedacht, nicht als Mitarbeiterüberwachungsinstrument. Nutze es verantwortungsvoll und im Einklang mit den Vereinbarungen mit deinem Team.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Zeilen aus dem Protokoll löschen? Nein, das ist bewusst nicht möglich. Ein Prüfungsprotokoll hat nur dann Wert, wenn es nicht verändert werden kann -- deshalb ist es schreibgeschützt.
Werden auch meine eigenen Aktionen protokolliert? Ja. Jeder in deinem Salon wird erfasst, auch Administratoren. Das ist genau der Sinn eines Prüfungsprotokolls.
Sehe ich auch, was der Salonnare-Support in meinem Salon getan hat? Nein. Meldet sich jemand von Salonnare zur Unterstützung als dein Salon an, werden diese Aktionen separat bei Salonnare erfasst und erscheinen nicht in deinem Prüfungsprotokoll. Sie stehen also auch nie unter deinem Namen oder dem eines Mitarbeiters.
Kann Salonnare sehen, wer in meinem Salon aktiv ist? Ja, in begrenzter Form. Für den Support sieht Salonnare pro Salon, wann sich ein Mitarbeiter zuletzt angemeldet hat und mit welcher Methode, wann jemand zuletzt aktiv war, wie viele Aktionen es in den letzten 30 Tagen gab, und die Zeilen aus diesem Protokoll mit Zeitpunkt, Aktion und Beschreibung. Die geänderten Werte (was genau geändert wurde) und IP-Adressen sieht Salonnare dort nicht.
Möchtest du mehr über deine Daten und den Datenschutz erfahren? Siehe Datenschutz und DSGVO.