Prüfprotokoll
Das Prüfprotokoll ist das "Wer hat was wann getan" deines Salons. Jedes Mal, wenn jemand einen Termin erstellt, einen Kunden bearbeitet, eine Bestellung verarbeitet oder eine Einstellung ändert, wird das erfasst. So kannst du im Nachhinein genau nachvollziehen, was passiert ist -- nützlich für die Compliance (DSGVO-Rechenschaftspflicht) und für die Sicherheit deines Salons.
Wo finde ich es?
Das Prüfprotokoll befindet sich in deiner Berichterstattung:
- Gehe zu Berichte.
- Klicke auf den Tab Prüfprotokoll.
Das Prüfprotokoll ist nur für Administratoren zugänglich. Normale Mitarbeiter sehen diesen Tab nicht -- gerade weil er die Aktionen aller erfasst.
Was wird protokolliert?
Jede Zeile im Protokoll beschreibt eine Aktion. Pro Zeile siehst du:
- Zeitpunkt -- wann die Aktion stattfand.
- Benutzer -- wer die Aktion ausgeführt hat.
- Aktion -- die Art des Vorgangs: erstellen, ändern, löschen, anmelden, abmelden, exportieren oder ansehen.
- Entität -- worauf sich die Aktion bezog, zum Beispiel ein Termin, Kunde, Mitarbeiter, Dienst, Bestellung, Produkt, Einstellung oder Benutzer, mit der zugehörigen Nummer.
- Beschreibung -- eine kurze Zusammenfassung des Geschehens.
- IP-Adresse -- von welcher Adresse aus die Aktion ausgeführt wurde.
Änderungen aufklappen
Bei einer Änderung gibt es oft eine aufklappbare Zeile Änderungen. Klicke sie auf, um Feld für Feld zu sehen, was sich geändert hat: der alte Wert in Rot, der neue Wert in Grün. So siehst du genau, welche Telefonnummer, welcher Preis oder welcher Status angepasst wurde.
Im Protokoll filtern
Ein gut besuchter Salon erzeugt viele Protokollzeilen. Mit den Filtern oben findest du schnell, was du suchst:
- Entitätstyp -- zeige nur Aktionen auf zum Beispiel Kunden, Termine oder Bestellungen.
- Aktion -- zeige nur einen bestimmten Typ, etwa nur Löschungen oder nur Exporte.
- Benutzer -- filtere nach einem bestimmten Mitarbeiter.
- Datum -- das Protokoll folgt dem Zeitraum, den du oben in der Berichterstattung eingestellt hast (von/bis).
Kombiniere Filter, um gezielt zu suchen, zum Beispiel "alle Löschungen durch Mitarbeiter X im letzten Monat".
Das Protokoll ist paginiert. Unten blätterst du zu älteren Zeilen, wenn es mehr Ergebnisse gibt, als auf eine Seite passen.
Wofür verwendest du es?
In der Praxis beantwortet das Prüfprotokoll einige konkrete Fragen:
- Compliance (DSGVO) -- Wer hat Kundendaten exportiert oder eingesehen? Jeder Datenexport erscheint als
export-Aktion, sodass du deine Rechenschaftspflicht nachweisen kannst. - Sicherheit -- Gab es ungewöhnliche Anmeldeversuche oder Löschungen? Filtere nach der Aktion, um sie schnell zu erkennen.
- Streitigkeiten lösen -- "Wer hat diesen Termin storniert?" oder "Wer hat diesen Preis geändert?" Öffne die Änderung und du hast die Antwort.
- Team-Transparenz -- Eine faire, neutrale Aufzeichnung dessen, was im System geschieht, ohne jemandem über die Schulter zu schauen.
Das Prüfprotokoll ist als Nachschlagewerk gedacht, nicht als Mitarbeiterüberwachungsinstrument. Nutze es verantwortungsvoll und im Einklang mit den Vereinbarungen mit deinem Team.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Zeilen aus dem Protokoll löschen? Nein, das ist bewusst nicht möglich. Ein Prüfprotokoll hat nur dann Wert, wenn es nicht verändert werden kann -- deshalb ist es schreibgeschützt.
Werden auch meine eigenen Aktionen protokolliert? Ja. Jeder wird erfasst, auch Administratoren. Das ist genau der Sinn eines Prüfprotokolls.
Möchtest du mehr über deine Daten und den Datenschutz erfahren? Siehe Datenschutz und DSGVO.