Gegevens importeren

Stap je over van een ander systeem of begin je met een bestaande klantenlijst? Met de CSV-import zet je in één keer een groot aantal klanten, diensten, producten of afspraken in Salonnare. De import loopt in vier stappen met een ingebouwde voorbeeldcontrole, zodat je vooraf ziet wat er wordt geïmporteerd en wat er misgaat.

Waar vind je de import?

1. Ga naar Instellingen > Geavanceerd > Importeren.
2. Kies bij de bron Salonnare (CSV per categorie). De andere keuze, Overstappen van andere software, is de wizard voor exports uit ander salonpakket; zie Overstappen van andere software.

Wat kun je importeren?

Er zijn vier importtypen:

• Klanten -- klantgegevens (naam, e-mail, telefoon, notities, geboortedatum).
• Diensten -- behandelingen (naam, duur, prijs, categorie, btw).
• Producten -- verkoopartikelen (naam, prijs, inkoopprijs, voorraad, categorie, SKU).
• Afspraken -- afspraken van bestaande klanten (klant-e-mail, starttijd, duur, medewerker, diensten, status, notities).

De vier stappen

Stap 1 -- Type kiezen

Kies of je klanten, diensten, producten of afspraken wilt importeren.

Stap 2 -- Bestand uploaden

Sleep je CSV-bestand in het uploadvak of klik om te bladeren. Heb je nog geen bestand in het juiste formaat? Klik dan op Template downloaden om een leeg CSV-sjabloon met de juiste kolomkoppen te krijgen. Vul dat sjabloon en upload het.

Sla je het bestand op vanuit Excel, dan hoef je niets om te zetten. Salonnare herkent zelf of de kolommen gescheiden zijn door een komma, een puntkomma of een tab, en leest ook letters als é en ë goed in uit een bestand dat Excel in de Nederlandse instelling opslaat.

Stap 3 -- Voorbeeld controleren

Na het uploaden parseert Salonnare je bestand en toont een voorbeeld met per rij een status:

• Geldig -- de rij wordt geïmporteerd.
• Fout -- de rij heeft een probleem (bijvoorbeeld een ontbrekende naam of een ongeldig e-mailadres) en wordt overgeslagen, met de reden erbij.
• Duplicaat -- de rij komt overeen met een bestaand record.

Bovenaan zie je de tellingen: hoeveel rijen geldig zijn, hoeveel fouten en hoeveel duplicaten.

Stap 4 -- Importeren

Klik op Importeren om de geldige rijen weg te schrijven. Daarna zie je een samenvatting: hoeveel records zijn geïmporteerd, overgeslagen en hoeveel fouten er waren.

Eigen bestand (met AI-hulp)

Heb je een export uit een ander systeem met eigen kolomnamen, dan hoef je die niet eerst om te bouwen naar ons sjabloon. Kies bij de bron Eigen bestand (met AI-hulp). Je dient dan een importaanvraag in, die wij controleren en goedkeuren voordat er iets in je gegevens verandert.

Zo werkt het

1. Soort kiezen: producten, diensten of klanten. Eén bestand per aanvraag; heb je producten én klanten, dan dien je twee aanvragen in.
2. Uploaden: een CSV- of Excelbestand (.xlsx) van maximaal 20 MB en 100.000 rijen. Kolommen met betaalgegevens (zoals IBAN of kaartnummers) worden nooit ingelezen. Een bestand met gezondheidsgegevens (allergieën, medicatie, behandelrapporten) wordt geweigerd: die horen in de beveiligde gezondheidskluis.
3. Koppeling nakijken: Salonnare koppelt de kolommen eerst zelf op naam; dat herkent ook de kolomnamen uit de Salonnare-sjablonen (in alle vijf de talen) en gangbare kassakoppen als "Verkoopprijs" of "Op voorraad". Klik op Laat AI een voorstel doen voor een voorstel per kolom, met een korte uitleg waarom. Je kunt elke kolom daarna zelf aan een ander veld hangen of negeren.
4. Bestaande bijwerken (standaard uit): staat dit uit, dan voegt de import alleen nieuwe items toe en blijven bestaande producten, diensten en klanten onaangeroerd. Zet je het aan, dan worden bestaande items bijgewerkt met de waarden uit je bestand. Een lege cel wist nooit een bestaande waarde.
5. Controleren: een proefrun laat zien hoeveel items nieuw zijn, hoeveel worden bijgewerkt en welke regels worden overgeslagen, met de reden erbij. Er wordt dan nog niets opgeslagen.
6. Indienen: je import wordt binnen 24 uur gecontroleerd en goedgekeurd. Tot die tijd verandert er niets in je gegevens. Wil je toch nog iets aanpassen, klik dan op Intrekken; de aanvraag gaat terug naar concept.

Na goedkeuring worden de gegevens weggeschreven en krijg je een e-mail en een melding in de app. Wordt de aanvraag afgewezen, dan zie je de reden bij de aanvraag (en in de e-mail). Er is dan niets veranderd; je kunt de koppeling aanpassen en opnieuw indienen.

Wat gaat er naar de AI?

• Optioneel: er gaat alleen iets naar de AI als je zelf op Laat AI een voorstel doen klikt. Zonder die klik koppel je de kolommen zelf of op naam, en blijft alles binnen Salonnare.
• Klanten: alleen de kolomnamen en per kolom een typeprofiel (bijvoorbeeld "e-mailadres", "datum in de vorm DD-MM-JJJJ", "deels leeg"). De voorbeeldrijen die de AI ziet zijn volledig verzonnen. Geen enkele waarde uit je klantbestand verlaat Salonnare.
• Producten en diensten: kolomnamen, het typeprofiel en drie voorbeeldrijen. E-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's, postcodes en oude datums worden eerst vervangen, en vrije tekst van meer dan 40 tekens (zoals een lange omschrijving) gaat niet mee. Staan er in één kolom meerdere e-mailadressen, telefoonnummers of IBAN's, dan wordt de AI niet gebruikt.
• Bestand zonder kopregel: staat er bovenaan geen regel met kolomnamen maar meteen een klant of product, dan gaat het bestand niet naar de AI. Zet een regel met kolomnamen bovenaan, of koppel de kolommen zelf.
• De AI doet alleen een voorstel voor de koppeling. Het omzetten van de rijen zelf doet Salonnare, niet de AI.
• Wie de AI levert: Anthropic (Claude), in de Verenigde Staten. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen; alleen een verzoek dat hun automatische veiligheidscontrole markeert, kan tot 2 jaar bewaard blijven. Meer hierover in onze privacyverklaring, de verwerkersovereenkomst (artikel 16) en de lijst met sub-verwerkers.

Je kunt per maand 10 AI-voorstellen per salon aanvragen. Zijn ze op, dan koppel je de kolommen zelf; indienen blijft gewoon mogelijk.

Marketingtoestemming

Heeft je bestand een kolom met toestemming voor nieuwsbrieven of aanbiedingen (ja/nee), dan wordt die overgenomen, met de import als bron vastgelegd. Nee betekent dat de klant wordt afgemeld voor marketingmail. Ja heft een bestaande afmelding nooit op: heeft een klant zich zelf afgemeld, dan blijft dat zo.

CSV-formaat en kolommen

De kolomkoppen op de eerste regel zijn in het Nederlands en moeten exact kloppen. Gebruik bij voorkeur het downloadbare sjabloon. De velden per type:

Klanten

Kolom	Verplicht	Toelichting
naam	Ja	Naam van de klant
email	Nee	Geldig e-mailadres
telefoon	Nee	Telefoonnummer
notities	Nee	Vrije notitie
geboortedatum	Nee	Formaat JJJJ-MM-DD

Diensten

Kolom	Verplicht	Toelichting
naam	Ja	Naam van de behandeling
duur_min	Nee	Duur in minuten (standaard 30)
prijs	Nee	Prijs (komma of punt)
categorie	Nee	Naam van de dienstcategorie. Een bestaande categorie met die naam wordt hergebruikt (hoofdletters en spaties aan begin of eind tellen niet mee), anders wordt hij aangemaakt. Leeg = de dienst komt in de categorie Geïmporteerd
btw_percentage	Nee	Btw-percentage

Producten

Kolom	Verplicht	Toelichting
naam	Ja	Naam van het product
prijs	Nee	Verkoopprijs
inkoopprijs	Nee	Inkoopprijs
voorraad	Nee	Voorraadaantal
categorie	Nee	Naam van de productcategorie. Een bestaande categorie met die naam wordt hergebruikt (hoofdletters en spaties aan begin of eind tellen niet mee), anders wordt hij aangemaakt. Leeg = het nieuwe product komt in de categorie Geïmporteerd; een bestaand product houdt zijn eigen categorie
sku	Nee	Artikelcode. Leeg = Salonnare maakt er een uit de productnaam, zoals in het productformulier; bestaat die code al, dan komt er -2, -3 enzovoort achter. Staat SKU automatisch genereren uit, dan blijft de SKU leeg

Afspraken

Kolom	Verplicht	Toelichting
klant_email	Ja	E-mailadres van een klant die al in Salonnare staat
start	Ja	Datum en tijd als JJJJ-MM-DD UU:MM, in de tijd van je salon
duur_min	Nee	Duur in minuten; leeg = de duur van de diensten
medewerker	Nee	Naam van de medewerker; leeg = je enige of eerste actieve medewerker
diensten	Nee	Dienstnamen, gescheiden door komma's; een onbekende dienst wordt aangemaakt in de dienstcategorie Geïmporteerd
status	Nee	scheduled, completed, no_show of cancelled (standaard scheduled)
notities	Nee	Vrije notitie

Importeer eerst je klanten: een afspraak met een e-mailadres dat Salonnare niet kent, wordt als fout overgeslagen. Voor geïmporteerde afspraken gaan geen automatische mails naar klanten (zoals herinneringen of reviewverzoeken).

Hoe worden duplicaten afgehandeld?

Duplicaten worden herkend op een uniek veld: bij klanten op het e-mailadres, bij producten op de SKU en bij afspraken op de combinatie van klant en starttijd. (Diensten kennen geen duplicaatcontrole.) Een dubbele afspraak wordt altijd overgeslagen. Komt een klant- of productrij overeen met een bestaand record, dan kies je in de voorbeeldstap wat er gebeurt:

• Overslaan -- laat het bestaande record ongewijzigd.
• Bijwerken -- werk het bestaande record bij met de gegevens uit het CSV-bestand.

Bij Bijwerken betekent een lege cel: niet aanraken. Bij een klant blijven telefoon, notities en geboortedatum dan staan; bij een product de prijs, inkoopprijs, voorraad en categorie. De naam neemt Salonnare altijd over uit het bestand.

Een product zonder SKU in je bestand heeft niets om op te vergelijken en wordt dus altijd als nieuw product toegevoegd. Importeer je hetzelfde bestand twee keer, geef je producten dan een SKU.

Veelvoorkomende fouten

• Naam is verplicht -- elke rij moet een naam hebben.
• Ongeldig e-mailadres -- het e-mailadres heeft niet het juiste formaat.
• Ongeldige geboortedatum -- gebruik JJJJ-MM-DD.
• Ongeldige prijs of duur -- gebruik een getal; voor prijzen mag een komma of punt.

Wil je daarna je klantenlijst verder uitbouwen? Zie Klanten beheren. Voor je dienstenaanbod, zie Diensten.