Migrer depuis un autre logiciel
Tu migres depuis un autre logiciel de salon ? L'assistant de migration récupère en une fois tes clients, prestations, produits, rendez-vous et absences, avec une détection par fichier, une correspondance que tu peux toujours ajuster toi-même, et une simulation obligatoire avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
Où trouver l'assistant ?
- Va dans Paramètres.
- Ouvre la section Import.
- Choisis Migrer depuis un autre logiciel.
Seul un administrateur peut importer.
Que récupères-tu ?
- Clients -- nom, e-mail, téléphone, adresse, date de naissance, points de fidélité et plus.
- Prestations -- nom, durée, prix, catégorie.
- Produits -- nom, prix, prix d'achat, stock, référence.
- Rendez-vous -- liés au client et à la ou les prestation(s), avec statut et notes.
- Absences -- congés et autres blocages dans l'agenda.
L'assistant reconnaît aussi un fichier d'employés, mais l'utilise uniquement pour faire correspondre les noms sur les rendez-vous et les absences -- aucun employé n'est créé automatiquement. Ajoute d'abord tes employés toi-même dans Paramètres, Employés ; l'import associera ensuite les rendez-vous par nom.
Que ne récupères-tu pas ?
Les données de paiement (numéros de carte, IBAN, CVV et similaires) ne sont jamais importées, même si une colonne les contient. Ces colonnes sont automatiquement bloquées et ne peuvent pas être associées.
Les comptes-rendus de soin et les fiches de consultation ne passent pas par cette voie. Un fichier qui semble contenir des données de santé (par exemple d'après son nom ou des en-têtes de colonnes comme allergies, médicaments ou grossesse) est refusé à l'import. Ces données ont leur place dans le coffre-fort santé sécurisé, avec un consentement propre à chaque client. Si tu associes quand même une colonne au champ notes d'un client, Salonnare filtre automatiquement le texte qui ressemble à des données de santé dans ces notes -- vérifie quand même toi-même par précaution.
Étapes d'export par fournisseur
Salonized
Dans Salonized, va dans Paramètres, Général, Export de données et demande les exports complets pour les clients, rendez-vous et absences. Ils sont préparés en arrière-plan et restent disponibles quatorze jours. Télécharge-les au format CSV.
Timely
Dans Timely, va dans Reports, choisis le rapport et exporte-le en CSV. Pour tout récupérer en une fois, demande l'export complet via le formulaire d'aide ; cela peut prendre jusqu'à 48 heures et est livré via un portail séparé. Télécharge tous les fichiers en une fois -- cliquer un par un donne des fichiers inutilisables.
Fresha
Clients : va dans Clients, Clients list, Options et télécharge en Excel ou CSV (le droit "Can download clients" est nécessaire). Rendez-vous : va dans Sales, Appointments, définis une plage de dates suffisamment large et exporte en CSV. Attention : le bouton Customize te permet de choisir les colonnes incluses -- garde-en un maximum.
Autre logiciel
Tu utilises un autre fournisseur (par exemple Phorest, Booksy, Mindbody ou Treatwell) ? Choisis alors Autre logiciel à l'étape 1. Rien n'est alors deviné -- tu associes les colonnes toi-même, et cela fonctionne avec n'importe quel fichier CSV ou Excel.
Les sept étapes
Étape 1 -- Choisir un logiciel
Choisis ton fournisseur, ou Autre logiciel s'il n'est pas dans la liste.
Étape 2 -- Export
Les instructions pour ton fournisseur, avec un avertissement indiquant que la plage de dates est souvent trop étroite par défaut -- élargis-la pour inclure tout ton historique.
Étape 3 -- Import
Importe tes fichiers d'export (CSV ou XLSX, dix fichiers maximum à la fois). Pas besoin de les trier -- l'assistant détecte le contenu de chaque fichier.
Étape 4 -- Détection
Pour chaque fichier, tu vois s'il a été reconnu et quel type de données il contient (clients, rendez-vous, ...). Si un profil a été utilisé, tu verras une mention bêta : vérifie la correspondance à l'étape suivante.
Étape 5 -- Correspondance
Vérifie et ajuste la correspondance entre tes colonnes et les champs Salonnare. Les colonnes de paiement n'apparaissent pas ici -- elles ne peuvent jamais être associées.
Étape 6 -- Simulation
La simulation est obligatoire : rien n'est encore enregistré. Tu vois exactement ce qui se passerait -- combien de nouveaux, mis à jour et ignorés. Si tu modifies ensuite quoi que ce soit dans un fichier ou une correspondance, tu devras relancer la simulation avant de pouvoir importer définitivement.
Étape 7 -- Résultat
Après Importer définitivement, tu vois les mêmes chiffres, ainsi que tes rapports d'import précédents de ce salon.
Le profil est en bêta
Chaque profil de fournisseur (Salonized, Timely, Fresha) est et reste en bêta. Les fournisseurs peuvent modifier leur export à tout moment sans préavis, vérifie donc toujours la correspondance à l'étape 5 -- tu peux tout y ajuster. Quelque chose semble incorrect ? Envoie ton fichier d'export à support@salonnare.com, et nous améliorerons le profil.
Mes clients reçoivent-ils des e-mails suite à cet import ?
Non, aucun. Chaque rendez-vous importé est marqué comme traité, de sorte qu'aucun rappel, confirmation ou demande d'avis ne suit derrière. Cela vaut aussi pour l'e-mail d'anniversaire des clients importés : il est ignoré pour l'année en cours.
Puis-je le relancer ?
Oui. Réimporter les mêmes fichiers est sûr : les clients, prestations, produits et rendez-vous déjà existants sont reconnus et ignorés (ou mis à jour pour les clients et produits) plutôt que dupliqués.
Questions fréquentes
Mon fichier est trop volumineux ou contient trop de lignes. Exporte par année et importe les fichiers l'un après l'autre.
J'ai un ancien fichier .xls. Nous ne pouvons pas lire ce format binaire. Ouvre le fichier et enregistre-le en .xlsx ou en CSV.
Mon fichier de rendez-vous ne retrouve pas le client. Importe aussi ton fichier clients, ou associe à l'étape 5 une colonne contenant l'adresse e-mail du client.
Tu préfères importer par catégorie (uniquement les clients, uniquement les prestations ou uniquement les produits) avec ton propre modèle CSV ? Voir Importer des données.