Wechsel von anderer Software
Wechselst du von einer anderen Salon-Software? Der Migrationsassistent übernimmt deine Kunden, Dienstleistungen, Produkte, Termine und Abwesenheiten in einem Durchgang, mit einer Erkennung pro Datei, einer Zuordnung, die du immer selbst anpassen kannst, und einem verpflichtenden Testlauf, bevor irgendetwas gespeichert wird.
Wo findest du den Assistenten?
- Gehe zu Einstellungen.
- Öffne den Bereich Import.
- Wähle Wechsel von anderer Software.
Nur ein Administrator kann importieren.
Was übernimmst du?
- Kunden -- Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Bonuspunkte und mehr.
- Dienstleistungen -- Name, Dauer, Preis, Kategorie.
- Produkte -- Name, Preis, Einkaufspreis, Bestand, Artikelnummer.
- Termine -- verknüpft mit dem Kunden und der/den Dienstleistung(en), mit Status und Notizen.
- Abwesenheiten -- Urlaub und andere Sperrungen im Kalender.
Der Assistent erkennt auch eine Mitarbeiterdatei, nutzt sie aber nur, um Namen bei Terminen und Abwesenheiten abzugleichen -- es werden keine Mitarbeiter automatisch angelegt. Füge deine Mitarbeiter zuerst selbst unter Einstellungen, Mitarbeiter hinzu; der Import verknüpft Termine danach anhand des Namens.
Was übernimmst du nicht?
Zahlungsdaten (Kartennummern, IBAN, CVV und Ähnliches) werden nie eingelesen, auch nicht wenn eine Spalte sie enthält. Solche Spalten werden automatisch blockiert und können nicht zugeordnet werden.
Behandlungsberichte und Anamnesebögen kommen auf diesem Weg nicht mit. Eine Datei, die wie Gesundheitsdaten aussieht (zum Beispiel anhand des Dateinamens oder Spaltenüberschriften wie Allergien, Medikamente oder Schwangerschaft), wird beim Hochladen abgelehnt. Diese Daten gehören in den gesicherten Gesundheitstresor, mit einer eigenen Einwilligung pro Kunde. Ordnest du trotzdem eine Spalte dem Notizfeld eines Kunden zu, filtert Salonnare Text, der wie Gesundheitsdaten aussieht, automatisch aus diesen Notizen heraus -- prüfe sicherheitshalber trotzdem selbst.
Exportschritte pro Anbieter
Salonized
Gehe in Salonized zu Einstellungen, Allgemein, Datenexport und fordere die Lifetime-Exporte für Kunden, Termine und Abwesenheiten an. Sie werden im Hintergrund vorbereitet und bleiben vierzehn Tage verfügbar. Lade sie als CSV herunter.
Timely
Gehe in Timely zu Reports, wähle den Bericht aus und exportiere als CSV. Möchtest du alles auf einmal, fordere über das Hilfeformular den vollständigen Export an; das kann bis zu 48 Stunden dauern und wird über ein separates Portal geliefert. Lade alle Dateien auf einmal herunter -- einzeln anklicken ergibt unbrauchbare Dateien.
Fresha
Kunden: gehe zu Clients, Clients list, Options und lade als Excel oder CSV herunter (du benötigst die Berechtigung "Can download clients"). Termine: gehe zu Sales, Appointments, setze einen ausreichend großen Zeitraum und exportiere als CSV. Achtung: Mit der Schaltfläche Customize legst du selbst fest, welche Spalten enthalten sind -- lasse so viele wie möglich aktiviert.
Andere Software
Nutzt du einen anderen Anbieter (zum Beispiel Phorest, Booksy, Mindbody oder Treatwell)? Wähle dann in Schritt 1 Andere Software. Dann wird nichts geraten -- du ordnest die Spalten selbst zu, und das funktioniert mit jeder CSV- oder Excel-Datei.
Die sieben Schritte
Schritt 1 -- Anbieter wählen
Wähle deinen Anbieter, oder Andere Software, falls er nicht aufgeführt ist.
Schritt 2 -- Export
Die Anleitung für deinen Anbieter, mit dem Hinweis, dass der Zeitraum standardmäßig oft zu eng eingestellt ist -- erweitere ihn, um deine gesamte Historie mitzunehmen.
Schritt 3 -- Hochladen
Lade deine Exportdateien hoch (CSV oder XLSX, maximal zehn Dateien auf einmal). Du musst nichts sortieren -- der Assistent erkennt pro Datei, was darin steht.
Schritt 4 -- Erkennen
Pro Datei siehst du, ob sie erkannt wurde und welche Art von Daten sie enthält (Kunden, Termine, ...). Wurde ein Profil verwendet, siehst du eine Beta-Meldung: Prüfe die Zuordnung im nächsten Schritt.
Schritt 5 -- Zuordnen
Prüfe und passe die Zuordnung zwischen deinen Spalten und den Salonnare-Feldern an. Zahlungsspalten stehen hier nicht -- die können nie zugeordnet werden.
Schritt 6 -- Testlauf
Der Testlauf ist verpflichtend: Es wird noch nichts gespeichert. Du siehst genau, was passieren würde -- wie viele neu, aktualisiert und übersprungen. Änderst du danach noch etwas an einer Datei oder Zuordnung, musst du den Testlauf erneut ausführen, bevor du endgültig importieren kannst.
Schritt 7 -- Ergebnis
Nach Endgültig importieren siehst du dieselben Zahlen, plus deine früheren Importberichte aus diesem Salon.
Das Profil ist Beta
Jedes Anbieterprofil (Salonized, Timely, Fresha) ist und bleibt Beta. Anbieter können ihren Export jederzeit ohne Ankündigung ändern, prüfe daher die Zuordnung in Schritt 5 immer -- dort kannst du alles anpassen. Sieht etwas nicht richtig aus? Schicke deine Exportdatei an support@salonnare.com, dann verbessern wir das Profil.
Bekommen meine Kunden E-Mails durch diesen Import?
Nein, keine einzige. Jeder importierte Termin wird als erledigt markiert, sodass keine Erinnerung, Bestätigung oder Bewertungsanfrage danach noch verschickt wird. Das gilt auch für die Geburtstags-E-Mail importierter Kunden: Sie wird für das laufende Jahr übersprungen.
Kann ich es noch einmal ausführen?
Ja. Dieselben Dateien noch einmal hochzuladen ist sicher: Kunden, Dienstleistungen, Produkte und Termine, die bereits existieren, werden erkannt und übersprungen (oder bei Kunden und Produkten aktualisiert), statt doppelt angelegt zu werden.
Häufig gestellte Fragen
Meine Datei ist zu groß oder hat zu viele Zeilen. Exportiere pro Jahr und importiere die Dateien nacheinander.
Ich habe eine alte .xls-Datei. Dieses binäre Format können wir nicht lesen. Öffne die Datei und speichere sie als .xlsx oder als CSV.
Meine Termindatei findet den Kunden nicht. Lade auch deine Kundendatei hoch, oder ordne in Schritt 5 eine Spalte mit der E-Mail-Adresse des Kunden zu.
Möchtest du lieber pro Kategorie (nur Kunden, nur Dienstleistungen oder nur Produkte) mit einer eigenen CSV-Vorlage importieren? Siehe Daten importieren.