Erstattungen und Gutschriften

Bringt eine Kundin ein Produkt zurück, oder stimmte etwas mit einer Behandlung nicht? Dann erstattest du den Beleg aus der Beleghistorie der Kasse. Der ursprüngliche Beleg bleibt dabei unverändert bestehen. Salonnare legt daneben eine Gutschrift an: einen zweiten Beleg mit negativen Zeilen, datiert auf den Tag der Erstattung.

So ändern sich Umsatz und MwSt. des ursprünglichen Tages nie nachträglich. Die Erstattung zählt in dem Zeitraum, in dem du sie vornimmst, und deine MwSt.-Übersicht senkt die Bemessungsgrundlage in diesem Zeitraum.

Wer darf erstatten?

• Erstatten kann jede Person mit dem Recht Kasse auf Ansehen + bearbeiten. Ein Administrator darf es immer. Rechte stellst du pro Mitarbeiterin ein, siehe Mitarbeiter.
• Geld als Guthaben zurückgeben kann nur ein Administrator.
• Die Option Über Stripe zurückbuchen sieht nur ein Administrator.

Einen Beleg erstatten

1. Öffne die Kasse und klicke oben rechts auf Bestellungen.
2. Klicke auf den Beleg und dann auf Erstatten. Du kannst auch mit der rechten Maustaste auf den Beleg klicken (auf dem Telefon: lange drücken) und Erstatten wählen.
3. Das Fenster Beleg erstatten öffnet sich. Alle Zeilen, die noch offen sind, sind bereits ausgewählt, mit der vollen Menge.
4. Willst du nicht alles erstatten? Senke die Menge pro Zeile mit der Minus-Schaltfläche (siehe Einen Teil erstatten unten).
5. Wähle, ob Produkte zurück ins Lager gehen und wie das Geld erstattet wird (siehe unten).
6. Trage bei Bedarf einen Grund ein. Er steht auf der Gutschrift und im Verlauf der Kundin.
7. Klicke auf Erstatten.

Du bekommst eine Meldung mit dem erstatteten Betrag. Die Gutschrift steht danach in der Beleghistorie.

Unter den Zeilen steht Ausgewählte Zeilen mit einem Betrag. Das ist der Betrag vor Rabatten. Den tatsächlichen Betrag berechnet Salonnare selbst: Gab es einen Rabatt auf dem Beleg, geht ein anteiliger Teil dieses Rabatts mit, sodass die Kundin nie mehr zurückbekommt, als sie für diese Zeilen bezahlt hat. Das Trinkgeld wird nicht erstattet.

Einen Teil erstatten

Du kannst pro Zeile wählen, wie viele Stück zurückgehen. Mit der Minus- und Plus-Schaltfläche stellst du die Menge ein; daneben siehst du, wie viel von dieser Zeile noch offen ist.

Du kannst einen Beleg in mehreren Schritten erstatten. Ist von einer Zeile schon etwas erstattet, zeigt das Fenster das als "bereits erstattet". Zusammen übersteigen die Erstattungen nie den Betrag des Belegs.

Hast du auf dem Beleg einen Gutschein verkauft, steht diese Zeile nicht im Fenster. Einen verkauften Gutschein kannst du nicht über eine Erstattung zurücknehmen: Sperre ihn stattdessen unter Gutscheine.

Zurück ins Lager

Ist unter den Zeilen, die du erstattest, ein Produkt, siehst du den Schalter Produkte zurück ins Lager. Er ist standardmäßig an: Der Bestand dieser Produkte steigt um die zurückgenommene Menge, mit einer Lagerbewegung, die auf die Gutschrift verweist.

Schalte ihn aus, wenn das Produkt nicht mehr verkauft werden kann, zum Beispiel weil es geöffnet oder beschädigt ist.

Wie wird das Geld erstattet?

Unter Wie wird das Geld erstattet? wählst du eine dieser Optionen:

Option	Was passiert	Wann sichtbar
Bar oder manuell über das Kartenterminal	Salonnare hält die Erstattung fest. Das Geld gibst du selbst zurück: bar oder mit deinem Kartenterminal.	Immer
Über Stripe zurückbuchen	Salonnare bucht den Betrag automatisch auf die Stripe-Zahlung zurück.	Nur bei einem Beleg, der über Stuhlmiete mit Stripe bezahlt wurde, und nur für einen Administrator
Als Guthaben im Kundenprofil	Der Betrag wird als Kundenguthaben auf die Kundenkarte gebucht.	Wenn du Administrator bist, eine Kundin auf dem Beleg steht und Kundenguthaben aktiviert ist

Schlägt die Rückbuchung bei Stripe fehl, ist die Gutschrift zwar angelegt, das Geld aber noch nicht zurück. Du bekommst dazu eine Meldung. Erstatte den Betrag dann selbst im Stripe-Dashboard.

Was sonst noch zurückgedreht wird

Eine Erstattung dreht mehr zurück als nur das Geld:

• Treuepunkte -- Punkte, die die Kundin mit dem Beleg gesammelt hat, werden wieder abgezogen, bei einer Teilerstattung anteilig. Bei einer vollständigen Erstattung bekommt die Kundin eingelöste Punkte zurück.
• Gutschein -- wurde der Beleg (teilweise) mit einem Gutschein bezahlt, geht dieser Betrag zurück auf den Gutschein. Ein leerer Gutschein wird wieder nutzbar; ein gesperrter oder abgelaufener Gutschein bleibt es.
• Anzahlung -- bei einer vollständigen Erstattung wird eine verrechnete Anzahlung wieder frei.
• Kundenguthaben -- Guthaben, das die Kundin auf dem Beleg eingesetzt hat, geht bei einer vollständigen Erstattung zurück auf ihr Profil.
• Provision -- die Provision auf die erstatteten Zeilen entfällt, auch wenn sie schon ausgezahlt war.

Zwei Dinge bleiben, wie sie waren. Der Termin bleibt auf Abgeschlossen, denn die Behandlung wurde ausgeführt; nur das Geld geht zurück. Und die Nutzung eines Rabattcodes zählt weiterhin zum Maximum dieser Aktion.

Erstattungen wiederfinden

In der Beleghistorie (Kasse > Bestellungen) zeigt der Status, was mit einem Beleg passiert ist:

• Erstattet -- alles auf dem Beleg wurde erstattet.
• Teilweise erstattet -- ein Teil wurde erstattet.
• Gutschrift -- das ist selbst eine Gutschrift, mit einer Nummer, die mit CREDIT beginnt.

Mit dem Filter Status wählst du Erstattet (Belege, von denen etwas erstattet wurde) oder Gutschrift. Der Umsatz oben in der Beleghistorie ist netto: Eine Gutschrift zählt mit ihrem negativen Betrag. Eine Gutschrift zählt nicht als zusätzliche Bestellung.

Steht eine Kundin auf dem Beleg, erscheint die Erstattung auch auf der Kundenkarte unter Rückerstattungsverlauf, mit der Art, wie das Geld zurückging.

Was nicht geht

• Einen bezahlten Beleg löschen. Einen bezahlten Beleg erstattest du; löschen geht nur bei einem Beleg, der noch nicht bezahlt ist.
• Einen unbezahlten Beleg erstatten. Es wurde noch nichts bezahlt, also löschst du den Beleg, statt ihn zu erstatten.
• Eine Gutschrift erstatten, oder einen Beleg, der schon vollständig erstattet ist. Die Schaltfläche Erstatten ist dann deaktiviert.
• Mehr erstatten, als noch offen ist. Pro Zeile kannst du nicht mehr Stück wählen, als noch übrig sind.
• Beträge auf einem Beleg ändern. Einen Betrag korrigierst du mit einer Erstattung, sodass eine Gutschrift daneben kommt.