Comptage des stocks

Au moins une fois par an, vous parcourez sans doute vos rayonnages avec une liste pour vérifier que votre stock correspond bien à ce qui s'y trouve réellement. Avec Comptage, vous faites cela avec votre téléphone ou votre tablette : vous scannez chaque produit, voyez immédiatement ce que Salonnare attend en stock, et enregistrez ce que vous comptez réellement. Point important à retenir : votre comptage ne modifie pas encore le stock. Ce n'est que lorsqu'un administrateur valide le comptage que tous les écarts sont répercutés sur le stock en une seule fois.

Démarrer un comptage

1. Ouvrez Produits & Services dans la barre latérale et allez à l'onglet Produits.
2. Cliquez sur Comptage, à côté de Tous les produits et Usage interne.
3. Salonnare ouvre le scanner et démarre (ou reprend) votre propre comptage.

Scanner un produit

1. Scannez le code-barres d'un produit.
2. Vous voyez le nom du produit, la catégorie, le stock attendu (ce que Salonnare enregistre actuellement) et le stock minimum.
3. Le champ de comptage est déjà rempli avec le stock attendu. La quantité sur l'étagère correspond ? Confirmez tout de suite. Elle ne correspond pas ? Corrigez le nombre pour indiquer ce que vous comptez réellement.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Juste après l'enregistrement, le scanner est aussitôt prêt pour le produit suivant, de sorte que vous puissiez parcourir tout le salon en une seule fois.

Un code-barres que Salonnare ne reconnaît pas

Vous scannez un code qui ne correspond à aucun produit ? Vous avez alors deux options :

• Rechercher par nom ou par SKU -- le produit existe peut-être déjà, mais son code-barres n'est pas encore enregistré dans le système.
• Créer un nouveau produit -- le code scanné est renseigné automatiquement, et vous complétez le reste.

Ce que l'enregistrement fait -- et ne fait pas

C'est le point le plus important à retenir : enregistrer ne modifie pas encore votre stock. Chaque comptage que vous enregistrez est consigné dans un journal de comptage -- une sorte de registre de votre comptage. Vos quantités en stock restent exactement telles qu'elles étaient, jusqu'à ce qu'un administrateur valide le comptage.

Les produits que vous ne scannez pas restent simplement inchangés -- ils ne sont tout simplement pas pris en compte. Vous pouvez ainsi aussi faire un comptage en plusieurs fois (par exemple d'abord les produits de coloration, puis le reste le lendemain) sans risquer de mettre par erreur un stock à zéro.

Corriger et valider (pour les administrateurs)

Une fois que vous (ou vos collègues) avez terminé de scanner, un administrateur vérifie le comptage avant de le rendre définitif :

1. Ouvrez Produits & Services > Produits > Comptage.
2. Cliquez sur Journaux d'inventaire. Un administrateur y voit les comptages de tous les membres du personnel ; un employé ne voit que son propre comptage.
3. Cliquez sur le comptage que vous souhaitez valider.
4. Vérifiez, pour chaque produit, le stock attendu, la quantité comptée et l'écart. Ce produit a-t-il déjà été enregistré dans un autre comptage encore ouvert d'un collègue ? Salonnare marque alors clairement cette ligne, avec l'autre quantité et le nom de la personne qui a compté -- choisissez lequel des deux comptages vous conservez et supprimez l'autre. Cela fait simplement partie du comptage à plusieurs, ce n'est pas une anomalie. La ligne ne correspond pas pour une autre raison ? Corrigez la quantité comptée, ou supprimez la ligne si le produit a été compté par erreur.
5. Cliquez sur Valider.

Avant de valider définitivement, Salonnare affiche le nombre de produits qui seront corrigés, le nombre de produits non comptés, et le nombre de produits pour lesquels un double comptage reste à régler -- vous savez ainsi immédiatement si le comptage était complet et s'il vous reste un choix à faire.

Une fois validé, le stock de chaque produit compté change en une seule fois pour atteindre la quantité réelle. Chaque écart génère sa propre ligne dans l'historique du stock, afin que vous puissiez toujours retracer plus tard l'origine d'une variation de stock.

Un comptage validé est en lecture seule

Une fois validé, un comptage ne peut plus être modifié -- même par un administrateur. Si vous découvrez une erreur par la suite, vous la corrigez comme d'habitude : via Ajuster le stock dans le menu contextuel du produit. Voir Inventaire et gestion des stocks. Cette correction obtient elle aussi sa propre ligne dans l'historique du stock.

Droits : qui peut faire quoi

Participer au comptage nécessite le droit Inventaire -- activé par défaut pour chaque employé, donc en pratique vous n'avez rien à configurer pour cela. Si un employé n'a pas ce droit (par exemple parce qu'un administrateur l'a désactivé) et n'a pas non plus le droit Stock, il ne verra même pas Produits & Services dans le menu latéral. Seul un administrateur peut corriger et valider les comptages.

Si un employé a le droit Inventaire mais aucun droit Stock (la situation par défaut pour la plupart des employés), Produits & Services ne lui montre que le mode comptage : pas d'onglets vers Services, Forfaits ou Promotions, et dans Produits aucun choix entre Tous les produits et Usage interne -- il arrive directement dans Comptage. Si Inventaire est réglé sur Voir + modifier, il peut vraiment scanner et enregistrer des comptages ; s'il est réglé sur Voir, il ne peut que consulter les journaux d'inventaire existants et ne peut pas démarrer de comptage lui-même. Un employé ayant le droit Stock réglé sur Voir ou plus voit la page complète comme décrit ci-dessus, avec tous les onglets.

Lorsque Salonnare reconnaît le produit scanné, vous ne voyez le bouton Modifier le produit dans l'écran de vérification que si vous avez également le droit Stock (modifier) -- le droit Inventaire seul n'y suffit pas. Si le code-barres est inconnu, il en va de même pour Créer un nouveau produit : ce bouton n'apparaît qu'avec le droit Stock, mais vous pouvez toujours rechercher par nom ou SKU.

Vous souhaitez ajuster cela par employé ? Allez dans Paramètres > Personnel, dépliez un membre de l'équipe et ouvrez l'onglet Droits :

• Inventaire -- activé par défaut pour tout le monde (scanner et enregistrer). Si vous le désactivez pour un employé qui n'a pas non plus le droit Stock, Produits & Services disparaît pour lui.
• Stock -- désactivé par défaut pour les employés. Nécessaire pour modifier un produit ou en créer un nouveau pendant le comptage.
• Journaux d'inventaire -- activé par défaut uniquement pour les administrateurs (corriger et valider). Vous voulez qu'un employé puisse aussi le faire ? Réglez ce droit sur Voir + modifier.

Sujets connexes

• Inventaire et gestion des stocks -- votre catalogue de produits, vos niveaux de stock et la correction de stock classique.
• Gérer le personnel -- définir les rôles et les droits par membre de l'équipe.
• Usage interne -- enregistrer la consommation des produits de backbar.