Le rendez-vous reste sur Planifié
Le client est venu, l'encaissement est fait, et pourtant le rendez-vous dans votre agenda est toujours sur Planifié. Il compte comme du travail non encaissé et reste dans votre liste À traiter. La raison est unique : Salonnare ne sait pas que ce ticket correspond à ce rendez-vous.
Pourquoi cela arrive
La liaison entre un ticket et un rendez-vous naît au moment de l'encaissement, mais uniquement lorsque vous encaissez le rendez-vous lui-même. Si vous saisissez le soin à la main en caisse -- vous tapez simplement la prestation dans le ticket -- cette ligne de caisse ne porte aucun rendez-vous. Le lien n'existe alors nulle part, et il ne se crée pas tout seul plus tard.
Conséquence :
- Le rendez-vous reste sur Planifié, alors qu'il est payé depuis longtemps.
- Il compte comme du travail non encaissé dans vos chiffres.
- Il reste dans le bloc À traiter du centre de notifications, celui qui alimente le chiffre rouge sur la cloche.
Ce que Salonnare fait de lui-même
Salonnare examine régulièrement les rendez-vous passés qui sont encore sur Planifié et cherche s'il existe, le même jour de salon, un ticket payé et terminé du même client.
Salonnare associe le ticket lui-même et passe le rendez-vous sur Terminé lorsque les quatre conditions suivantes sont réunies :
- Il existe exactement un ticket de ce type.
- Il existe exactement un rendez-vous bloqué de ce client ce jour-là.
- Aucun acompte payé ne reste non déduit.
- Le montant du ticket n'est pas très inférieur au prix du rendez-vous : au moins 60 pour cent.
Dans tous les autres cas, Salonnare n'associe rien et vous recevez une carte dans le centre de notifications, pour qu'un humain tranche. C'est volontaire : une supposition rattacherait de l'argent au mauvais rendez-vous, et c'est pire qu'un rendez-vous qui reste bloqué.
Le contrôle automatique est activé salon par salon. Si vous ne le voyez pas encore chez vous, vous pouvez toujours associer vous-même via la carte ci-dessous.
La carte dans le centre de notifications
La carte s'appelle Ticket à vérifier et se trouve dans le bloc À traiter. Elle indique elle-même pourquoi Salonnare n'a pas pu trancher seul :
| Ce qui se passe | Ce que vous faites |
|---|---|
| Plusieurs tickets payés autour de cette heure | Choisissez celui qui correspond à ce rendez-vous. |
| Plusieurs rendez-vous du même client le même jour | Déterminez vous-même quel rendez-vous ce ticket a payé. |
| Le montant du ticket s'écarte fortement du prix du rendez-vous | Vérifiez qu'il s'agit bien du même soin. |
| Un acompte payé reste non déduit | Vérifiez cela d'abord : le client a probablement payé deux fois. |
Cette dernière raison concerne de l'argent à rembourser éventuellement. Le client a payé un acompte et le ticket complet. Tirez cela au clair avant d'associer, car une fois associé le rendez-vous passe sur Terminé et le double paiement se remarque moins.
La carte propose ces boutons :
- Choisir un ticket -- retrouver le bon ticket (voir ci-dessous).
- Terminer sans ticket -- terminer le rendez-vous sans y rattacher de ticket.
- Absent et Annulé -- les issues habituelles, si le client n'est pas venu ou si le rendez-vous n'a pas eu lieu.
- Ouvrir le rendez-vous -- mène au rendez-vous dans l'agenda.
Il n'y a volontairement aucun bouton « plus tard ». Reporter quelque chose qui touche à l'argent ne fait que rendre le problème à nouveau invisible.
La carte habituelle Rendez-vous à traiter
À côté de cette nouvelle carte, Rendez-vous à traiter subsiste pour les rendez-vous passés sans aucun ticket. Elle remonte depuis peu à 90 jours au lieu de 2, il se peut donc qu'un vieux retard apparaisse d'un coup. Il était toujours là, simplement invisible. Les cartes arrivent progressivement -- au maximum 25 nouvelles par tour -- afin que votre liste ne déborde pas d'un seul coup.
Choisir le bon ticket
Si vous cliquez sur Choisir un ticket, la fenêtre Choisissez le ticket qui correspond à ce rendez-vous s'ouvre avec tous les tickets payés de ce client ce jour-là. Pour chaque ticket, vous voyez :
- le montant et l'heure de l'encaissement ;
- le numéro de ticket ;
- combien de minutes avant ou après la fin du rendez-vous il a été encaissé (« 12 min après la fin » ou « 5 min avant la fin ») ;
- les lignes qui figurent sur le ticket.
Si un ticket est déjà rattaché à un autre rendez-vous, il porte la mention Déjà lié à un autre rendez-vous.
Cette mention est un avertissement, pas une interdiction. Deux rendez-vous encaissés sur un seul ticket, cela existe vraiment -- une mère qui paie pour elle et sa fille, par exemple. Ne choisissez un tel ticket que si vous êtes sûr que c'est bien le cas ici.
Dès que vous choisissez un ticket, le rendez-vous est Terminé. Vous voyez le message Ticket lié, rendez-vous terminé avec un bouton Annuler.
Terminer sans ticket
Si vous êtes certain que le soin a été réalisé mais qu'aucun ticket n'y correspond, choisissez Terminer sans ticket. Le rendez-vous passe sur Terminé sans ticket associé. Vous disposez de sept secondes pour revenir en arrière via le message qui apparaît.
Si le rendez-vous tombe dans un trimestre de TVA déjà clôturé, un avertissement s'affiche près du bouton : « Ce rendez-vous tombe dans une période de TVA clôturée. Le terminer sans ticket augmente le chiffre d’affaires et la base de TVA de ce trimestre. » Ce n'est pas un blocage -- cela peut être une correction justifiée -- mais c'est à faire en connaissance de cause.
Annuler une liaison
Une liaison créée par Salonnare lui-même, ou que vous avez choisie via la carte, se défait de deux façons :
- Juste après l'action -- cliquez sur Annuler dans le message qui apparaît.
- Plus tard via le détail du ticket -- en caisse, ouvrez la liste Commandes, cliquez sur le ticket et regardez sous Rendez-vous liés. Chaque rendez-vous y indique son origine -- Lié automatiquement ou Lié manuellement -- avec un bouton Annuler la liaison.
Dans les deux cas, le rendez-vous revient sur Planifié et la carte réapparaît dans À traiter, pour que vous puissiez la réexaminer.
Une liaison née de l'encaissement lui-même -- vous avez encaissé le rendez-vous depuis l'agenda ou la caisse -- porte l'origine Lié lors de l'encaissement et n'a aucun bouton d'annulation. Cette liaison est la vérité de ce ticket. La voie pour cela est le remboursement du ticket, qui supprime la liaison au passage.
Comment l'éviter
Encaissez un soin depuis le rendez-vous : la liaison naît immédiatement et le rendez-vous passe directement sur Terminé.
- Depuis l'agenda -- cliquez sur le rendez-vous et choisissez Encaisser. La caisse s'ouvre avec les soins de ce rendez-vous déjà dans le panier.
- Depuis le centre de notifications -- la carte Rendez-vous à traiter propose le même bouton Encaisser.
Si vous saisissez malgré tout un soin à la main alors que le client a encore un rendez-vous ouvert pour celui-ci, la caisse vous avertit juste au-dessus des totaux avec Cela correspond-il à un rendez-vous ? : « Ce soin a été saisi manuellement alors que le client a encore un rendez-vous ouvert pour celui-ci. Associez le rendez-vous, sinon le soin sera compté deux fois dans le chiffre d'affaires et la TVA. » Vous choisissez alors entre Associer le rendez-vous et Encaisser séparément.
Encaisser séparément est un choix à part entière, pas un message d'erreur. Un client qui prend quelque chose en plus, ou un soin sans rendez-vous, s'encaisse tout simplement séparément.
Sujets connexes
- Gérer les rendez-vous -- l'agenda, les statuts et le détail du rendez-vous.
- Caisse -- encaissement, tickets et liste des commandes.
- Notifications -- le centre de notifications et le bloc À traiter.
- Rapports -- où le travail encaissé et réalisé apparaît dans vos chiffres.