Bestandszählung

Führe einmal im Jahr eine vollständige Bestandszählung mit dem Scanner durch -- scanne jedes Produkt, prüfe oder korrigiere die Menge, und lass einen Administrator die Differenzen auf einmal buchen.

Bestandszählung

Mindestens einmal im Jahr gehst du wahrscheinlich mit einer Liste durch dein Lager, um zu prüfen, ob dein Bestand noch mit dem übereinstimmt, was tatsächlich da ist. Mit Zählen machst du das mit deinem Handy oder Tablet: Du scannst jedes Produkt, siehst sofort, was Salonnare als Bestand erwartet, und trägst ein, was du wirklich zählst. Wichtig zu wissen: Deine Zählung ändert den Bestand noch nicht. Erst wenn ein Administrator die Zählung bucht, gehen alle Differenzen auf einmal in den Bestand ein.

Eine Zählung starten

  1. Öffne Produkte & Dienstleistungen in der Seitenleiste und gehe zum Reiter Produkte.
  2. Klicke auf Zählen, neben Alle Produkte und Eigenverbrauch.
  3. Salonnare öffnet den Scanner und startet (oder setzt fort) deine eigene Zählung.

Zählt ihr gleichzeitig zu mehreren durch den Salon? Kein Problem -- jeder zählt in seiner eigenen Zählung. Scannt jemand zufällig dasselbe Produkt wie ein Kollege, ist das beim Zählen selbst kein Problem: Erst beim Buchen sieht der Administrator, dass das Produkt doppelt gezählt wurde, und entfernt einfach eine der beiden Zählungen.

Ein Produkt scannen

  1. Scanne den Barcode eines Produkts.
  2. Du siehst den Produktnamen, die Kategorie, den erwarteten Bestand (was Salonnare aktuell registriert) und den Mindestbestand.
  3. Das Zählfeld ist bereits mit dem erwarteten Bestand vorausgefüllt. Stimmt die Menge im Regal? Dann bestätige sofort. Stimmt sie nicht? Passe die Zahl auf das an, was du wirklich zählst.
  4. Klicke auf Speichern.

Direkt nach dem Speichern ist der Scanner sofort wieder bereit für das nächste Produkt, sodass du in einem Rutsch durch den ganzen Salon gehen kannst.

Ein Barcode, den Salonnare nicht erkennt

Scannst du einen Code, der zu keinem Produkt gehört? Dann hast du zwei Möglichkeiten:

  • Nach Name oder SKU suchen -- vielleicht existiert das Produkt schon, aber der Barcode fehlt noch im System.
  • Neues Produkt anlegen -- der gescannte Code wird automatisch beim Produkt eingetragen, den Rest füllst du aus.

Was das Speichern tut -- und was nicht

Das ist das Wichtigste, was du dir merken solltest: Speichern ändert deinen Bestand noch nicht. Jede Zählung, die du speicherst, wird in einem Zählungsjournal festgehalten -- eine Art Protokoll deiner Zählung. Deine Bestandszahlen bleiben genau so, wie sie waren, bis ein Administrator die Zählung bucht.

Produkte, die du nicht scannst, bleiben einfach unangetastet -- sie zählen schlicht nicht mit. So kannst du eine Zählung auch in mehreren Etappen erledigen (zum Beispiel erst die Farbprodukte, den Rest einen Tag später), ohne dass versehentlich etwas auf null gesetzt wird.

Korrigieren und buchen (für Administratoren)

Sobald du (oder deine Kolleginnen und Kollegen) mit dem Scannen fertig seid, prüft ein Administrator die Zählung, bevor er sie endgültig macht:

  1. Öffne Produkte & Dienstleistungen > Produkte > Zählen.
  2. Klicke auf Zählungsjournale. Ein Administrator sieht hier die Zählungen aller Mitarbeiter; ein Mitarbeiter sieht nur seine eigene Zählung.
  3. Klicke auf die Zählung, die du buchen möchtest.
  4. Prüfe pro Produkt den erwarteten Bestand, die gezählte Menge und die Differenz. Wurde dasselbe Produkt bereits in einer anderen, noch offenen Zählung eines Kollegen erfasst? Salonnare markiert diese Zeile dann deutlich, mit der anderen Menge und wer sie gezählt hat -- wähle, welche der beiden Zählungen du behältst, und lösche die andere. Das gehört ganz normal zum gemeinsamen Zählen dazu, es ist keine Störung. Stimmt eine Zeile aus einem anderen Grund nicht? Korrigiere die gezählte Menge, oder lösche die Zeile, wenn das Produkt versehentlich mitgezählt wurde.
  5. Klicke auf Buchen.

Bevor du endgültig buchst, zeigt Salonnare dir, für wie viele Produkte eine Korrektur erfolgt, wie viele Produkte nicht gezählt wurden, und für wie viele Produkte noch eine doppelte Zählung offensteht -- so weißt du sofort, ob die Zählung vollständig war und ob noch eine Entscheidung auf dich wartet.

Das Buchen kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe die Zeilen also gut, bevor du auf Buchen klickst.

Nach dem Buchen ändert sich der Bestand jedes gezählten Produkts auf einen Schlag auf die tatsächliche Menge. Für jede Differenz entsteht eine eigene Zeile in der Bestandshistorie, sodass du später immer nachvollziehen kannst, woher ein Sprung im Bestand kam.

Eine gebuchte Zählung ist schreibgeschützt

Einmal gebucht, kann eine Zählung nicht mehr geändert werden -- auch nicht von einem Administrator. Entdeckst du hinterher trotzdem einen Fehler, korrigierst du ihn wie gewohnt: über Bestand anpassen im Kontextmenü des Produkts. Siehe Lager & Bestandsverwaltung. Auch diese Korrektur erhält eine eigene Zeile in der Bestandshistorie.

Berechtigungen: Wer darf was

Mitzählen erfordert das Recht Bestandszählung -- das ist standardmäßig für jeden Mitarbeiter aktiviert, du musst also in der Praxis nichts dafür einrichten. Hat ein Mitarbeiter dieses Recht nicht (z. B. weil ein Administrator es deaktiviert hat) und auch kein Lager-Recht, sieht er Produkte & Dienstleistungen nicht einmal in der Seitenleiste. Nur ein Administrator darf Zählungen korrigieren und buchen.

Hat ein Mitarbeiter zwar Bestandszählung, aber kein Lager-Recht (die Standardsituation für die meisten Mitarbeiter), zeigt Produkte & Dienstleistungen für ihn nur den Zählmodus: keine Reiter zu Dienstleistungen, Pakete oder Aktionen, und innerhalb von Produkte keine Wahl zwischen Alle Produkte und Eigenverbrauch -- er landet direkt in Zählen. Steht Bestandszählung dabei auf Ansehen + bearbeiten, kann er dort auch wirklich scannen und Zählungen speichern; steht es auf Ansehen, kann er nur bestehende Zählungsjournale einsehen und startet selbst keine Zählung. Hat ein Mitarbeiter Lager auf Ansehen oder höher, sieht er die vollständige Seite wie oben beschrieben, inklusive aller Reiter.

Erkennt Salonnare das gescannte Produkt, siehst du im Überprüfungsbildschirm die Schaltfläche Produkt bearbeiten nur, wenn du zusätzlich das Recht Lager (bearbeiten) hast -- das Recht Bestandszählung allein reicht dafür nicht aus. Ist der Barcode unbekannt, gilt dasselbe für Neues Produkt anlegen: Diese Schaltfläche erscheint nur mit dem Recht Lager, nach Name oder SKU suchen kannst du aber immer.

Möchtest du das pro Mitarbeiter anpassen? Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter, klappe ein Teammitglied auf und öffne den Reiter Berechtigungen:

  • Bestandszählung -- standardmäßig für alle aktiviert (Scannen und Speichern). Deaktivierst du dies für einen Mitarbeiter ohne Lager-Recht, verschwindet Produkte & Dienstleistungen für ihn.
  • Lager -- standardmäßig für Mitarbeiter deaktiviert. Nötig, um während des Zählens ein Produkt zu bearbeiten oder ein neues anzulegen.
  • Zählungsjournale -- standardmäßig nur für Administratoren aktiviert (Korrigieren und Buchen). Soll ein Mitarbeiter das auch dürfen, setze dieses Recht auf Ansehen + bearbeiten.

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