Termin bleibt auf Geplant stehen
Die Kundin war da, es wurde abgerechnet, und trotzdem steht der Termin im Kalender noch auf Geplant. Er zählt als nicht abgerechnete Arbeit und bleibt in deiner Liste Zu erledigen hängen. Dahinter steckt genau eine Ursache: Salonnare weiß nicht, dass dieser Beleg zu diesem Termin gehört.
Warum das passiert
Die Verknüpfung zwischen Beleg und Termin entsteht beim Abrechnen, aber nur dann, wenn du den Termin selbst abrechnest. Erfasst du die Behandlung von Hand an der Kasse -- du tippst die Leistung einfach in den Beleg -- dann trägt diese Belegzeile keinen Termin mit sich. Der Zusammenhang existiert dann nirgends, und er entsteht auch später nicht von selbst.
Die Folge:
- Der Termin bleibt auf Geplant stehen, obwohl längst bezahlt wurde.
- Er zählt in deinen Zahlen als nicht abgerechnete Arbeit.
- Er bleibt im Block Zu erledigen des Benachrichtigungscenters stehen -- dem Block, der die rote Zahl an der Glocke speist.
Was Salonnare von selbst tut
Salonnare schaut regelmäßig auf Termine, die in der Vergangenheit liegen und noch auf Geplant stehen, und prüft, ob es am selben Salontag einen bezahlten, abgeschlossenen Beleg derselben Kundin gibt.
Salonnare verknüpft den Beleg selbst und setzt den Termin auf Abgeschlossen, wenn alle vier folgenden Punkte zutreffen:
- Es gibt genau einen solchen Beleg.
- Es gibt genau einen hängengebliebenen Termin dieser Kundin an diesem Tag.
- Es steht keine bezahlte, aber noch nicht verrechnete Anzahlung offen.
- Der Belegbetrag liegt nicht weit unter dem Preis des Termins: mindestens 60 Prozent.
In jedem anderen Fall verknüpft Salonnare nichts, und du bekommst eine Karte im Benachrichtigungscenter, damit ein Mensch entscheidet. Das ist Absicht: Eine Vermutung würde Geld dem falschen Termin zuordnen, und das ist schlimmer als ein Termin, der hängen bleibt.
Die automatische Prüfung wird Salon für Salon freigeschaltet. Siehst du sie bei dir noch nicht, kannst du über die Karte unten jederzeit selbst verknüpfen.
Die Karte im Benachrichtigungscenter
Die Karte heißt Beleg prüfen und steht im Block Zu erledigen. Sie nennt selbst den Grund, warum Salonnare es nicht allein entscheiden konnte:
| Was los ist | Was du tust |
|---|---|
| Mehrere bezahlte Belege um diese Uhrzeit | Wähle den Beleg, der zu diesem Termin gehört. |
| Mehrere Termine derselben Kundin am selben Tag | Entscheide selbst, welcher Termin mit diesem Beleg bezahlt wurde. |
| Der Belegbetrag weicht stark vom Preis des Termins ab | Prüfe, ob es wirklich dieselbe Behandlung ist. |
| Es steht noch eine bezahlte, nicht verrechnete Anzahlung offen | Prüfe das zuerst: Die Kundin hat vermutlich doppelt bezahlt. |
Beim letzten Grund geht es um Geld, das möglicherweise zurück muss. Die Kundin hat eine Anzahlung und den vollen Beleg bezahlt. Kläre das, bevor du verknüpfst -- danach steht der Termin auf Abgeschlossen und die Doppelzahlung fällt weniger auf.
Auf der Karte stehen diese Schaltflächen:
- Beleg wählen -- den richtigen Beleg heraussuchen (siehe unten).
- Ohne Beleg abschließen -- den Termin abschließen, ohne einen Beleg anzuhängen.
- Nicht erschienen und Storniert -- die üblichen Abschlüsse, wenn die Kundin nicht da war oder der Termin nicht stattfand.
- Termin öffnen -- führt zum Termin im Kalender.
Eine "Später"-Schaltfläche gibt es bewusst nicht. Ein Aufschieben bei etwas, das Geld betrifft, macht das Problem nur wieder unsichtbar.
Die gewöhnliche Karte Termin abwickeln
Neben dieser neuen Karte bleibt Termin abwickeln für Termine bestehen, die vorbei sind und zu denen es gar keinen Beleg gibt. Sie schaut seit Kurzem 90 Tage zurück statt 2, es kann also sein, dass auf einmal ein alter Rückstand auftaucht. Der war immer schon da, nur nicht sichtbar. Die Karten kommen dosiert herein -- höchstens 25 neue pro Durchlauf -- damit deine Liste nicht auf einen Schlag überläuft.
Den richtigen Beleg wählen
Klickst du auf Beleg wählen, öffnet sich das Fenster Wähle den Beleg, der zu diesem Termin gehört mit allen bezahlten Belegen dieser Kundin an diesem Tag. Pro Beleg siehst du:
- den Betrag und die Uhrzeit der Abrechnung;
- die Belegnummer;
- wie viele Minuten vor oder nach dem Ende des Termins abgerechnet wurde ("12 Min. nach Ende" oder "5 Min. vor Ende");
- die Positionen auf dem Beleg.
Hängt ein Beleg bereits an einem anderen Termin, trägt er den Hinweis Bereits mit einem anderen Termin verknüpft.
Dieser Hinweis ist eine Warnung, kein Verbot. Zwei Termine, die zusammen auf einem Beleg abgerechnet wurden, kommen wirklich vor -- etwa eine Mutter, die für sich und ihre Tochter zahlt. Wähle einen solchen Beleg nur, wenn du sicher bist, dass es hier so war.
Wählst du einen Beleg, ist der Termin sofort Abgeschlossen. Du siehst die Meldung Beleg verknüpft, Termin abgeschlossen mit der Schaltfläche Rückgängig.
Ohne Beleg abschließen
Bist du sicher, dass die Behandlung erbracht wurde, es aber keinen passenden Beleg gibt, wähle Ohne Beleg abschließen. Der Termin geht auf Abgeschlossen ohne verknüpften Beleg. Du hast sieben Sekunden Zeit, das über die erscheinende Meldung zurückzunehmen.
Liegt der Termin in einem bereits abgeschlossenen Umsatzsteuerzeitraum, erscheint eine Warnung an der Schaltfläche: "Dieser Termin fällt in einen abgeschlossenen Umsatzsteuerzeitraum. Ohne Beleg abzuschließen erhöht Umsatz und Steuerbemessungsgrundlage dieses Quartals." Das ist keine Sperre -- es kann eine berechtigte Korrektur sein -- aber es ist etwas, das man bewusst tun sollte.
Eine Verknüpfung rückgängig machen
Eine Verknüpfung, die Salonnare selbst gelegt hat oder die du über die Karte gewählt hast, lässt sich auf zwei Wegen zurücknehmen:
- Direkt nach der Aktion -- klicke auf Rückgängig in der erscheinenden Meldung.
- Später über das Belegdetail -- öffne an der Kasse die Liste Bestellungen, klicke den Beleg an und schau unter Verknüpfte Termine. Dort steht pro Termin die Herkunft -- Automatisch verknüpft oder Manuell verknüpft -- mit der Schaltfläche Verknüpfung aufheben.
In beiden Fällen geht der Termin zurück auf Geplant und die Karte kehrt in Zu erledigen zurück, damit du sie erneut beurteilen kannst.
Eine Verknüpfung, die beim Abrechnen selbst entstanden ist -- du hast den Termin aus dem Kalender oder der Kasse abgerechnet -- trägt die Herkunft Beim Abrechnen verknüpft und hat keine Schaltfläche zum Aufheben. Diese Verknüpfung ist die Wahrheit dieses Belegs. Der Weg dafür ist die Rückerstattung des Belegs; dabei fällt die Verknüpfung mit weg.
Wie du es vermeidest
Rechne eine Behandlung vom Termin aus ab, dann entsteht die Verknüpfung sofort und der Termin steht direkt auf Abgeschlossen:
- Aus dem Kalender -- klicke auf den Termin und wähle Abrechnen. Die Kasse öffnet sich mit den Behandlungen dieses Termins im Warenkorb.
- Aus dem Benachrichtigungscenter -- die Karte Termin abwickeln hat dieselbe Schaltfläche Abrechnung.
Erfasst du eine Behandlung doch von Hand, während die Kundin dafür noch einen offenen Termin hat, warnt dich die Kasse direkt über den Summen mit Gehört das zu einem Termin?: "Diese Behandlung wurde manuell erfasst, obwohl der Kunde dafür noch einen offenen Termin hat. Verknüpfen Sie den Termin, sonst zählt die Behandlung doppelt in Umsatz und Mehrwertsteuer." Dort wählst du zwischen Termin verknüpfen und Einzeln erfassen.
Einzeln erfassen ist eine vollwertige Entscheidung, keine Fehlermeldung. Kauft eine Kundin etwas zusätzlich oder gibt es eine Behandlung ohne Termin, erfasst du das einfach einzeln.
Verwandte Themen
- Termine verwalten -- Kalender, Status und Termindetail.
- Kasse -- Abrechnen, Belege und die Bestellliste.
- Benachrichtigungen -- das Benachrichtigungscenter und der Block Zu erledigen.
- Berichte -- wo abgerechnete und erbrachte Arbeit in deinen Zahlen landet.