Beurtenkaarten
Een beurtenkaart is een kaart met een vast aantal beurten, bijvoorbeeld 10 keer voor € 400. Je kiest zelf voor welke behandelingen de kaart geldt: één behandeling of meerdere. Eén beurt is één van die behandelingen. De klant betaalt de kaart in één keer en bij elk bezoek gaat er een beurt af, in de kassa of al bij het boeken.
Beurtenkaarten horen bij het Pro-plan.
Een beurtenkaart maken
-
Stap 1: Open Beurtenkaarten
Ga in de zijbalk naar Kaarten & bonnen > Beurtenkaarten en klik op Nieuwe kaart.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 2: Kies naam, behandelingen en aantal beurten
Geef de kaart een naam, bijvoorbeeld "10x Gelnagels opvullen". Kies de behandelingen waarvoor de kaart geldt en vul het aantal beurten in.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 3: Vul de prijs in
Vul de prijs van de hele kaart in. Daaronder zie je wat één beurt de klant kost en hoeveel ze bespaart ten opzichte van de losse prijs.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 4: Kies de geldigheid
Kies hoe lang de kaart geldig is: een aantal maanden na aankoop, of onbeperkt.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 5: Kies wat de klant online mag en wat er bij niet komen gebeurt
- Online te koop: de kaart staat op je boekingspagina en de klant kan hem daar kopen.
- Klant kan online boeken met de kaart: de klant kan op je boekingspagina een afspraak maken die met de kaart betaald wordt.
- Niet gekomen of te laat afgezegd: kies Beurt vervalt (standaard) of Beurt blijft staan. Wat "te laat" is, volgt de annuleringstermijn die je al voor je salon hebt ingesteld.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 6: Sla op
Klik op Opslaan. De kaart staat nu in de lijst en is te koop.
(Afbeelding vergroten)
Op dezelfde pagina stel je in hoeveel dagen vóór de vervaldatum de klant een herinneringsmail krijgt. Vul je 0 in, dan gaat er geen herinnering uit.
Omzet en btw
- Omzet en btw tellen bij de verkoop. De verkoop van de kaart is een gewone regel op de bon, met het btw-tarief van de eerste behandeling van de kaart. Kortingen werken op die regel net als op elke andere regel.
- Een beurt gebruiken kost € 0,00 op de bon: het geld is al bij de verkoop binnengekomen en geboekt.
- In rapportages en commissies is een beurt de kaartprijs gedeeld door het aantal beurten waard, net als bij een kuur. Een kaart van € 400 voor 10 beurten telt dus € 40 per beurt, en de commissie van de medewerker gaat over die € 40. Gaf je bij de verkoop korting op de bon, dan telt de prijs na korting.
Een beurtenkaart verkopen
In de kassa
-
Stap 1: Koppel de klant
Open de Kassa en koppel bovenaan de klant die de kaart koopt. Zonder klant kun je geen beurtenkaart verkopen: de kaart hoort altijd bij een klant.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 2: Kies de kaart
Open het tabblad Kaarten en klik op de beurtenkaart. Hij staat nu als regel op de bon.
(Afbeelding vergroten) -
Stap 3: Reken af
Klik op Afrekenen en kies de betaalmethode. Zodra de betaling rond is, staat de kaart bij de klant en krijgt ze hem per e-mail.
(Afbeelding vergroten)
Online
Staat Online te koop aan, dan ziet de klant op je boekingspagina het tabblad Beurtenkaarten. Ze kiest een kaart, vult haar gegevens in en betaalt via de online betaling van je salon (iDEAL, Bancontact of kaart, via Mollie of Stripe). Na de betaling staat de kaart bij haar klantkaart en krijgt ze hem per e-mail.
Een beurt gebruiken in de kassa
Zet je voor een klant met een beurtenkaart een behandeling op de bon die onder de kaart valt, dan betaalt de kassa die regel vanzelf met de kaart. Op de regel staat bijvoorbeeld Beurtenkaart · beurt 4 van 10 voor € 0,00. Onder de bon zie je hoeveel beurten er na het afrekenen over zijn: Na afrekenen: nog 6 beurten.
Wil de klant deze keer toch gewoon betalen, klik dan op Toch los afrekenen: de regel krijgt de normale prijs en de kaart blijft onaangeroerd.
Producten vallen nooit onder een beurtenkaart; die reken je altijd los af.
Een afspraak boeken met de kaart
Je kunt een beurt al bij het boeken aan een afspraak koppelen:
- vanuit de klantkaart, met Beurt inplannen bij de beurtenkaart;
- in de afspraakeditor, waar je bij een klant met een passende kaart kiest om met de kaart te betalen;
- online door de klant zelf, als ze is ingelogd op je boekingspagina en de kaart online boeken toestaat: ze kiest Met mijn beurtenkaart. Er wordt dan geen aanbetaling gevraagd.
Bij het boeken wordt de beurt gereserveerd, nog niet afgeschreven. Pas bij het afrekenen of afronden van de afspraak gaat de beurt er echt af. In de agenda staat bij zo'n afspraak het label Kaart, en de afspraak telt als betaald.
Afzeggen en niet komen
- Op tijd afgezegd (vóór je annuleringstermijn ingaat): de beurt blijft op de kaart staan.
- Niet gekomen of te laat afgezegd: wat er gebeurt hangt af van de regel van de kaart. Bij Beurt vervalt gaat de beurt eraf, bij Beurt blijft staan komt hij terug op de kaart.
De beurtenkaart op de klantkaart
Op de klantkaart staat een blok met de beurtenkaarten van de klant. Per kaart zie je:
- een ring met het saldo: hoeveel beurten er nog over zijn;
- de gereserveerde beurten: afspraken waarvoor al een beurt klaarstaat;
- het logboek: elke aankoop, gebruikte beurt, correctie en verlenging met datum en het saldo erna.
Opgebruikte en verlopen kaarten zijn ingeklapt, zodat de kaarten die de klant nog kan gebruiken bovenaan staan.
Onder Meer vind je:
- Beurten toevoegen of afhalen met de hand, met een verplichte reden die in het logboek komt;
- Geldigheid verlengen naar een nieuwe datum, of onbeperkt;
- Overzetten naar een andere klant, bijvoorbeeld als de kaart een cadeau was;
- Terugbetalen van de beurten die nog open staan.
Terugbetalen
Je betaalt de open beurten naar verhouding terug: de kaartprijs gedeeld door het aantal beurten, keer het aantal open beurten. Voorbeeld: een kaart van € 400 voor 10 beurten met nog 4 open beurten geeft € 160 terug. Gaf je bij de verkoop korting op de bon, dan reken je met wat de klant echt betaalde: met € 40 korting is de kaart € 360, een beurt € 36 waard en gaat er bij 4 open beurten € 144 terug. Het geld gaat terug via de oorspronkelijke online betaling (Mollie of Stripe), contant, of als tegoed voor de klant.
Salonnare maakt daarbij een creditbon, zodat omzet en btw in je administratie meteen kloppen.
Verlopen
Op de vervaldatum gaat het saldo naar 0 en komt er een regel in het logboek. Een beurt die al voor een afspraak binnen de geldigheid gereserveerd was, blijft bruikbaar: die afspraak kan de klant gewoon met de kaart afrekenen.
Een verkochte kaart ongedaan maken
Een verkochte beurtenkaart kun je in de kassa crediteren of de bon annuleren, maar alleen als er nog geen enkele beurt van gebruikt is. Is de kaart al gebruikt, betaal dan de open beurten terug via de klantkaart (zie hierboven).
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met een kuur? Een kuur is dezelfde behandeling een aantal keer, met alle sessies meteen in de agenda. Een beurtenkaart is een tegoed van beurten dat de klant inzet wanneer ze wil, voor één of meer behandelingen.
Kan een klant meerdere beurtenkaarten hebben? Ja. Ze staan allemaal op de klantkaart, elk met een eigen saldo en logboek.
Wie mag beurtenkaarten maken en wijzigen? Standaard alleen de beheerder. Bij de rechten van een medewerker zet je de pagina Beurtenkaarten aan als je dat ook aan iemand anders wilt geven.