Mehrfachkarten

Eine Mehrfachkarte ist eine Karte mit einer festen Anzahl an Einheiten, zum Beispiel 10 Einheiten für 400 €. Du legst selbst fest, für welche Behandlungen die Karte gilt: für eine Behandlung oder für mehrere. Eine Einheit ist eine dieser Behandlungen. Die Kundin bezahlt die Karte auf einmal, und bei jedem Besuch wird eine Einheit abgezogen, an der Kasse oder schon bei der Buchung.

Mehrfachkarten gehören zum Pro-Plan.

Eine Mehrfachkarte erstellen

1. 1Schritt 1: Öffne Mehrfachkarten

   Gehe in der Seitenleiste zu Karten & Gutscheine > Mehrfachkarten und klicke auf Neue Karte.

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2. 2Schritt 2: Wähle Name, Behandlungen und Anzahl der Einheiten

   Gib der Karte einen Namen, zum Beispiel „10x Gelnägel auffüllen“. Wähle die Behandlungen, für die die Karte gilt, und trage die Anzahl der Einheiten ein.

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3. 3Schritt 3: Trage den Preis ein

   Trage den Preis der ganzen Karte ein. Darunter siehst du, was eine Einheit die Kundin kostet und wie viel sie gegenüber dem Einzelpreis spart.

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4. 4Schritt 4: Wähle die Gültigkeit

   Wähle, wie lange die Karte gültig ist: eine Anzahl Monate nach dem Kauf oder unbegrenzt.

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5. 5Schritt 5: Lege fest, was online möglich ist und was bei Nichterscheinen passiert
   • Online verkaufen: Die Karte erscheint auf deiner Buchungsseite und die Kundin kann sie dort kaufen.
   • Kundin kann mit der Karte online buchen: Die Kundin kann auf deiner Buchungsseite einen Termin buchen, der mit der Karte bezahlt wird.
   • Nicht erschienen oder zu spät abgesagt: Wähle Einheit verfällt (Standard) oder Einheit bleibt erhalten. Was „zu spät“ ist, richtet sich nach der Stornierungsfrist, die du für deinen Salon bereits eingestellt hast.

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6. 6Schritt 6: Speichere

   Klicke auf Speichern. Die Karte steht jetzt in der Liste und ist erhältlich.

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Auf derselben Seite stellst du ein, wie viele Tage vor dem Ablaufdatum die Kundin eine Erinnerungsmail bekommt. Trägst du 0 ein, wird keine Erinnerung verschickt.

Umsatz und Mehrwertsteuer

• Umsatz und Mehrwertsteuer zählen beim Verkauf. Der Verkauf der Karte ist eine normale Position auf dem Beleg, mit dem Steuersatz der ersten Behandlung der Karte. Rabatte wirken auf diese Position wie auf jede andere.
• Eine Einheit einlösen kostet 0,00 € auf dem Beleg: Das Geld ist beim Verkauf bereits eingegangen und verbucht.
• In Berichten und bei Provisionen ist eine Einheit den Kartenpreis geteilt durch die Anzahl der Einheiten wert, genau wie bei einer Kur. Eine Karte für 400 € mit 10 Einheiten zählt also 40 € pro Einheit, und die Provision der Mitarbeiterin wird auf diese 40 € berechnet. Gab es beim Verkauf einen Rabatt auf den Beleg, zählt der Preis nach Rabatt.

Eine Mehrfachkarte verkaufen

An der Kasse

1. 1Schritt 1: Verknüpfe die Kundin

   Öffne die Kasse und verknüpfe oben die Kundin, die die Karte kauft. Ohne Kundin kannst du keine Mehrfachkarte verkaufen: Die Karte gehört immer zu einer Kundin.

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2. 2Schritt 2: Wähle die Karte

   Öffne den Reiter Karten und klicke auf die Mehrfachkarte. Sie steht jetzt als Position auf dem Beleg.

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3. 3Schritt 3: Kassiere ab

   Klicke auf Kassieren und wähle die Zahlungsart. Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, steht die Karte bei der Kundin und sie bekommt sie per E-Mail.

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Online

Ist Online verkaufen eingeschaltet, sieht die Kundin auf deiner Buchungsseite den Reiter Mehrfachkarten. Sie wählt eine Karte, gibt ihre Daten ein und bezahlt über die Online-Zahlung deines Salons (iDEAL, Bancontact oder Karte, über Mollie oder Stripe). Nach der Zahlung steht die Karte in ihrer Kundenkarte und sie bekommt sie per E-Mail.

Eine Einheit an der Kasse einlösen

Setzt du für eine Kundin mit Mehrfachkarte eine Behandlung auf den Beleg, die unter die Karte fällt, bezahlt die Kasse diese Position automatisch mit der Karte. Auf der Position steht zum Beispiel Mehrfachkarte · Einheit 4 von 10 für 0,00 €. Unter dem Beleg siehst du, wie viele Einheiten nach dem Kassieren übrig sind: Nach dem Kassieren: noch 6 Einheiten.

Möchte die Kundin diesmal doch normal bezahlen, klicke auf Doch einzeln abrechnen: Die Position bekommt den normalen Preis und die Karte bleibt unberührt.

Produkte fallen nie unter eine Mehrfachkarte; die rechnest du immer einzeln ab.

Einen Termin mit der Karte buchen

Du kannst eine Einheit schon bei der Buchung mit einem Termin verknüpfen:

• aus der Kundenkarte, mit Einheit einplanen bei der Mehrfachkarte;
• im Termineditor, wo du bei einer Kundin mit passender Karte wählst, mit der Karte zu bezahlen;
• online durch die Kundin selbst, wenn sie auf deiner Buchungsseite angemeldet ist und die Karte Online-Buchungen erlaubt: Sie wählt Mit meiner Mehrfachkarte. Eine Anzahlung wird dann nicht verlangt.

Bei der Buchung wird die Einheit reserviert, noch nicht abgezogen. Erst beim Kassieren oder Abschließen des Termins wird die Einheit wirklich abgezogen. Im Kalender trägt ein solcher Termin das Label Karte, und der Termin gilt als bezahlt.

Absagen und Nichterscheinen

• Rechtzeitig abgesagt (bevor deine Stornierungsfrist beginnt): Die Einheit bleibt auf der Karte.
• Nicht erschienen oder zu spät abgesagt: Was passiert, hängt von der Regel der Karte ab. Bei Einheit verfällt wird die Einheit abgezogen, bei Einheit bleibt erhalten kommt sie zurück auf die Karte.

Die Mehrfachkarte in der Kundenkarte

In der Kundenkarte gibt es einen Bereich mit den Mehrfachkarten der Kundin. Pro Karte siehst du:

• einen Ring mit dem Guthaben: wie viele Einheiten noch übrig sind;
• die reservierten Einheiten: Termine, für die schon eine Einheit bereitsteht;
• das Protokoll: jeden Kauf, jede eingelöste Einheit, Korrektur und Verlängerung mit Datum und dem Stand danach.

Aufgebrauchte und abgelaufene Karten sind eingeklappt, sodass die Karten, die die Kundin noch nutzen kann, oben stehen.

Unter Mehr findest du:

• Einheiten hinzufügen oder abziehen von Hand, mit einem Pflichtgrund, der ins Protokoll kommt;
• Gültigkeit verlängern auf ein neues Datum oder unbegrenzt;
• Übertragen auf eine andere Kundin, zum Beispiel wenn die Karte ein Geschenk war;
• Erstatten der Einheiten, die noch offen sind.

Erstatten

Du erstattest die offenen Einheiten anteilig: der Kartenpreis geteilt durch die Anzahl der Einheiten, mal die Anzahl der offenen Einheiten. Beispiel: Eine Karte für 400 € mit 10 Einheiten und noch 4 offenen Einheiten ergibt 160 € zurück. Gab es beim Verkauf einen Rabatt auf den Beleg, rechnest du mit dem, was die Kundin tatsächlich bezahlt hat: mit 40 € Rabatt kostet die Karte 360 €, eine Einheit ist 36 € wert und bei 4 offenen Einheiten gehen 144 € zurück. Das Geld geht über die ursprüngliche Online-Zahlung (Mollie oder Stripe), bar oder als Kundenguthaben zurück.

Salonnare erstellt dabei einen Gutschriftsbeleg, damit Umsatz und Mehrwertsteuer in deiner Buchhaltung sofort stimmen.

Ablauf

Am Ablaufdatum geht das Guthaben auf 0 und im Protokoll erscheint eine Zeile. Eine Einheit, die schon für einen Termin innerhalb der Gültigkeit reserviert war, bleibt nutzbar: Diesen Termin kann die Kundin ganz normal mit der Karte bezahlen.

Eine verkaufte Karte rückgängig machen

Eine verkaufte Mehrfachkarte kannst du an der Kasse gutschreiben oder den Beleg stornieren, aber nur, wenn noch keine einzige Einheit eingelöst wurde. Wurde die Karte schon genutzt, erstatte die offenen Einheiten über die Kundenkarte (siehe oben).

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zu einer Kur? Eine Kur ist dieselbe Behandlung mehrmals, mit allen Sitzungen sofort im Kalender. Eine Mehrfachkarte ist ein Guthaben an Einheiten, das die Kundin einsetzt, wann sie möchte, für eine oder mehrere Behandlungen.

Kann eine Kundin mehrere Mehrfachkarten haben? Ja. Sie stehen alle in der Kundenkarte, jede mit eigenem Guthaben und Protokoll.

Wer darf Mehrfachkarten erstellen und ändern? Standardmäßig nur die Administratorin. In den Rechten einer Mitarbeiterin schaltest du die Seite Mehrfachkarten ein, wenn du das auch jemand anderem erlauben möchtest.