Privacidade e RGPD
Como proprietário de um salão trabalhas todos os dias com informação pessoal, nomes, números de telefone, endereços de e-mail, detalhes de marcações, e por vezes notas de saúde sensíveis. O Salonnare foi construído para te ajudar a gerir estes dados de forma responsável e a cumprir regulamentos de privacidade como o RGPD.
Não te preocupes, não precisas de ser especialista jurídico. Este guia explica as ferramentas práticas à tua disposição. Existem dois níveis de exportação: por cliente individual (a partir da vista de detalhe do cliente) e para todo o teu salão (a partir das Definições).
O que é o RGPD?
O RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é uma lei europeia de privacidade que dá às pessoas controlo sobre os seus dados pessoais. Em resumo, os teus clientes têm o direito de:
- Saber que dados tens sobre eles.
- Obter uma cópia dos seus dados.
- Pedir-te para eliminares os seus dados.
O Salonnare dá-te as ferramentas para tratar estes pedidos em poucos cliques.
Exportar um cliente (pedido de acesso)
Quando um cliente pergunta "Que dados têm sobre mim?", exportas o registo completo desse único cliente. Isto acontece na vista de detalhe do cliente:
- Vai a Clientes e abre o perfil do cliente.
- Clica no botão Exportar (com o ícone de download). Este botão só é visível para administradores.
- É descarregado um ficheiro JSON com o nome
export-klant-<id>-<data>.json. - Envia este ficheiro ao cliente.
O que está incluído na exportação do cliente?
A exportação agrupa tudo o que está ligado a esse cliente:
- O registo completo do cliente (dados de contacto, data de nascimento, endereço, notas).
- Todas as marcações e o seu estado.
- Fórmulas de cor e etiquetas.
- Transações de fidelização e subscrições.
- Recibos (da caixa), pagamentos de taxas de falta e de sinais.
- Preferências de contacto, convites para formulários de admissão enviados, e vales-oferta.
Também podes iniciar a exportação a partir da lista de clientes: clica com o botão direito num cliente (ou mantém premido no teu telemóvel) e escolhe Exportar (RGPD).
Notas de saúde na exportação
O cliente tem notas de saúde (alergias, medicação, condições de pele) no cofre seguro? Como só os administradores podem criar esta exportação, essas notas são incluídas desencriptadas. A única exceção: quando um agente de suporte do Salonnare está a ver o teu salão em teu nome, as notas de saúde são sempre deixadas de fora da exportação. O ficheiro indica então que não estão incluídas e devem ser pedidas separadamente a um profissional autorizado.
Cada nota desencriptada que acaba numa exportação é registada no registo de acessos do cofre. Isto mantém rastreável quem viu que dados sensíveis e quando.
Eliminar um cliente (pedido de eliminação)
Quando um cliente pede "Elimina os meus dados":
- Vai a Clientes e abre o perfil do cliente.
- Clica em Editar cliente.
- No fundo do formulário, clica em Eliminar cliente.
- Confirma a eliminação.
Também podes fazer isto a partir da lista de clientes: clica com o botão direito no cliente (ou mantém premido) e escolhe Eliminar.
Um cliente que ainda tenha marcações futuras não pode ser eliminado. Cancela ou elimina primeiro essas marcações, e tenta de novo.
O que acontece a seguir
Depois de clicares em eliminar:
- O cliente desaparece imediatamente das tuas listas e pesquisas.
- O cliente já teve alguma marcação? Então o registo é anonimizado: o nome passa a "Cliente eliminado #<número>" e o endereço de e-mail, números de telefone, endereço, data de nascimento, género, notas e qualquer palavra-passe da página de marcações são apagados. As marcações são mantidas para os teus registos, mas já não podem ser associadas a uma pessoa. As avaliações do cliente permanecem mas ficam anónimas, e o histórico de e-mails do cliente é eliminado.
- O cliente nunca teve nenhuma marcação? Então o registo é eliminado por completo.
Os dados financeiros (vendas, faturas) têm de ser conservados para fins fiscais. Mesmo quando um cliente é eliminado, estes registos permanecem, mas já não contêm dados pessoais rastreáveis.
Exportar todo o teu salão (nível de conta)
Também podes exportar uma cópia completa de todos os dados do teu salão de uma vez, não um cliente, mas toda a tua administração. Fazes isto nas Definições:
- Vai a Definições.
- No grupo Avançado, abre a secção Privacidade e RGPD.
- Clica em Exportar JSON para uma exportação completa, ou Exportar CSV para uma lista plana de clientes.
A exportação JSON contém todas as tuas tabelas: clientes, marcações, profissionais, produtos, recibos, vales-oferta, definições, e mais. As notas de saúde do cofre seguro são deliberadamente deixadas de fora; essas exportas por cliente (ver acima). Isto é útil para os teus próprios registos, ao mudar de sistema, ou para fins de conformidade.
Esta exportação a nível de conta também é registada no Registo de Auditoria, para que mais tarde possas provar quem descarregou uma exportação e quando.
Eliminar a tua conta Salonnare
Na mesma secção Privacidade e RGPD podes submeter um pedido para eliminar toda a tua conta:
- Vai a Definições > Privacidade e RGPD.
- Clica em Eliminar a minha conta e confirma na caixa de diálogo.
O período de carência de 30 dias
- Depois do pedido, inicia-se um período de carência de 30 dias. Durante este período a tua conta é marcada para eliminação, mas ainda não é apagada.
- Mudaste de ideias? Clica em Cancelar eliminação para restaurares totalmente a tua conta.
- Só depois de 30 dias os dados do teu salão são removidos permanentemente.
Durante o período de carência ainda podes descarregar uma exportação completa de dados, para manteres uma cópia de tudo antes de desaparecer para sempre.
O período de carência de 30 dias aplica-se à eliminação da conta do teu salão. Eliminar um cliente individual é imediato (o cliente desaparece das tuas listas de imediato); não existe período de carência a nível de conta para isso.
Quanto tempo são conservados os dados?
| Tipo de dados | Quanto tempo são conservados |
|---|---|
| Dados pessoais do cliente | Até o cliente ou tu pedires a eliminação |
| Dados de marcações | Conservados como registos, desassociados de dados pessoais após eliminação |
| Dados financeiros | Pelo menos 7 anos (exigido por lei para fins fiscais) |
| Notas de saúde (cofre) | Armazenadas encriptadas, com limpeza automática após o período de retenção |
Acordo de processamento de dados
O Salonnare processa dados em teu nome. Podes ler o acordo de processamento de dados em salonnare.com/en/dpa. Se precisares de uma cópia assinada para os teus registos, pede-a através do Suporte.
Mantém isto simples
A conformidade com a privacidade não precisa de ser complicada. Três hábitos que te mantêm no lado certo:
- Só recolhe o que precisas - não preenchas todos os campos para todos os clientes.
- Responde rapidamente a pedidos de dados, o botão de exportação torna isto uma questão de cliques.
- Revê a tua lista de clientes regularmente e limpa registos antigos.
Queres verificar quem descarregou exportações? Vê o Registo de Auditoria. Para saber mais sobre gerir os teus clientes, vê Gerir clientes.