Prywatność i RODO

Jako właściciel salonu codziennie pracujesz z danymi osobowymi: imionami i nazwiskami, numerami telefonów, adresami e-mail, szczegółami wizyt, a czasem także wrażliwymi notatkami zdrowotnymi. Salonnare zostało zbudowane tak, aby pomóc Ci odpowiedzialnie zarządzać tymi danymi i przestrzegać przepisów o ochronie prywatności, takich jak RODO.

Nie martw się, nie musisz być ekspertem prawnym. Ten przewodnik wyjaśnia praktyczne narzędzia, którymi dysponujesz. Istnieją dwa poziomy eksportu: dla pojedynczego klienta (z widoku karty klienta) oraz dla całego salonu (z Ustawień).

Co to jest RODO?

RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) to europejskie prawo o ochronie prywatności, które daje ludziom kontrolę nad ich danymi osobowymi. W skrócie, Twoi klienci mają prawo do:

• Wiedzieć, jakie dane o nich przechowujesz.
• Otrzymać kopię swoich danych.
• Poprosić Cię o usunięcie swoich danych.

Salonnare daje Ci narzędzia, aby obsłużyć te wnioski w kilku kliknięciach.

Eksportowanie danych jednego klienta (wniosek o dostęp)

Gdy klient pyta "Jakie dane o mnie przechowujesz?", eksportujesz pełny zapis tego jednego klienta. Robisz to w widoku karty klienta:

1. Przejdź do Klienci i otwórz kartę klienta.
2. Kliknij przycisk Eksportuj (z ikoną pobierania). Ten przycisk jest widoczny tylko dla administratorów.
3. Zostanie pobrany plik JSON o nazwie export-klant-<id>-<data>.json.
4. Wyślij ten plik do klienta.

Co znajduje się w eksporcie klienta?

Eksport zawiera wszystko, co jest powiązane z tym klientem:

• Pełny zapis klienta (dane kontaktowe, data urodzenia, adres, notatki).
• Wszystkie wizyty i ich status.
• Formuły kolorów i etykiety.
• Transakcje punktów lojalnościowych i karnety.
• Paragony z kasy, płatności za niestawienie się i zaliczki.
• Preferencje kontaktowe, wysłane zaproszenia do formularzy wywiadu oraz bony podarunkowe.

Notatki zdrowotne w eksporcie

Czy klient ma notatki zdrowotne (alergie, leki, schorzenia skórne) w bezpiecznym magazynie? Ponieważ ten eksport może utworzyć tylko administrator, te notatki są zawarte odszyfrowane. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy agent wsparcia Salonnare przegląda Twój salon w Twoim imieniu, notatki zdrowotne są wtedy zawsze pominięte w eksporcie. Plik wskazuje wtedy, że nie zostały one uwzględnione i muszą być zamówione osobno u upoważnionego pracownika.

Każda odszyfrowana notatka, która trafia do eksportu, jest rejestrowana w dzienniku dostępu magazynu. Dzięki temu można śledzić, kto i kiedy przeglądał jakie dane wrażliwe.

Usuwanie klienta (wniosek o usunięcie)

Gdy klient prosi "Usuń moje dane":

1. Przejdź do Klienci i otwórz kartę klienta.
2. Kliknij Edytuj klienta.
3. Na dole formularza kliknij Usuń klienta.
4. Potwierdź usunięcie.

Możesz to zrobić także z listy klientów: kliknij klienta prawym przyciskiem myszy (lub przytrzymaj) i wybierz Usuń.

Co się dzieje dalej

Po kliknięciu usuń:

• Klient natychmiast znika z Twoich list i wyników wyszukiwania.
• Czy klient miał kiedykolwiek wizytę? Wtedy zapis zostaje zanonimizowany: imię i nazwisko zamienia się na "Usunięty klient #", a adres e-mail, numery telefonów, adres, data urodzenia, płeć, notatki i ewentualne hasło do strony rezerwacji zostają usunięte. Wizyty pozostają w Twojej dokumentacji, ale nie można ich już powiązać z konkretną osobą. Opinie klienta pozostają, ale stają się anonimowe, a historia korespondencji e-mail klienta jest usuwana.
• Czy klient nigdy nie miał wizyty? Wtedy zapis zostaje całkowicie usunięty.

Eksportowanie całego salonu (poziom konta)

Możesz także wyeksportować pełną kopię wszystkich danych swojego salonu jednocześnie, nie jednego klienta, ale całą swoją dokumentację. Robisz to w Ustawieniach:

1. Przejdź do Ustawienia.
2. W grupie Zaawansowane otwórz sekcję Prywatność i RODO.
3. Kliknij Eksportuj JSON dla pełnego eksportu lub Eksportuj CSV dla płaskiej listy klientów.

Eksport JSON zawiera wszystkie Twoje tabele: klientów, wizyty, pracowników, produkty, paragony, bony podarunkowe, ustawienia i wiele więcej. Notatki zdrowotne z bezpiecznego magazynu są celowo wyłączone z tego eksportu; te eksportujesz dla każdego klienta z osobna (patrz wyżej). Jest to przydatne dla Twojej własnej dokumentacji, przy zmianie systemu lub do celów zgodności z przepisami.

Usuwanie konta Salonnare

W tej samej sekcji Prywatność i RODO możesz złożyć wniosek o usunięcie całego konta:

1. Przejdź do Ustawienia > Prywatność i RODO.
2. Kliknij Usuń moje konto i potwierdź w oknie dialogowym.

30-dniowy okres przejściowy

• Po złożeniu wniosku rozpoczyna się 30-dniowy okres przejściowy. W tym czasie Twoje konto jest oznaczone do usunięcia, ale jeszcze nie zostało usunięte.
• Zmieniłeś zdanie? Kliknij Anuluj usunięcie, aby w pełni przywrócić swoje konto.
• Dane Twojego salonu są trwale usuwane tylko po 30 dniach.

Jak długo przechowywane są dane?

Rodzaj danych	Jak długo są przechowywane
Dane osobowe klienta	Do momentu, gdy klient lub Ty poprosisz o usunięcie
Dane wizyt	Przechowywane jako zapisy, odłączone od danych osobowych po usunięciu
Dane finansowe	Co najmniej 7 lat (wymóg prawny ze względów podatkowych)
Notatki zdrowotne (magazyn)	Przechowywane w formie zaszyfrowanej, z automatycznym czyszczeniem po okresie przechowywania

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Salonnare przetwarza dane w Twoim imieniu. Umowę powierzenia przetwarzania danych możesz przeczytać na salonnare.com/pl/dpa. Jeśli potrzebujesz podpisanej kopii do swojej dokumentacji, zamów ją przez Wsparcie.

Nie komplikuj

Zgodność z przepisami o prywatności nie musi być skomplikowana. Trzy nawyki, które pomogą Ci działać zgodnie z przepisami:

1. Zbieraj tylko to, co potrzebujesz - nie wypełniaj każdego pola dla każdego klienta.
2. Odpowiadaj szybko na wnioski dotyczące danych, przycisk eksportu sprowadza to do kilku kliknięć.
3. Regularnie przeglądaj listę klientów i usuwaj nieaktualne zapisy.

Chcesz sprawdzić, kto pobrał eksporty? Zobacz Dziennik zdarzeń. Więcej o zarządzaniu klientami znajdziesz w Zarządzanie klientami.