Jaką podstawę prawną wybrać dla danych o zdrowiu?
Chcesz zapisać alergię, leki, schorzenie skóry albo ciążę klientki? Salonnare najpierw prosi Cię o wybranie podstawy prawnej. Brzmi prawniczo, ale w rzeczywistości jest to odpowiedź na pytanie: "na jakiej podstawie mam prawo przechowywać te wrażliwe dane?". Ten przewodnik wyjaśnia cztery możliwości prostym językiem i mówi, kiedy stosować każdą z nich.
Czemu jest to traktowane osobno?
Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych osobowych (RODO art. 9). Myśl o alergiach, lekach, schorzeniach skóry czy ciąży. Te dane są dodatkowo wrażliwe, więc przepisy wymagają, aby była zapisana podstawa, na której je przechowujesz. W Salonnare żyją też w osobnym, zaszyfrowanym miejscu, odseparowanym od Twoich zwykłych notatek o kliencie.
Nie musisz być ekspertem prawnym. W większości przypadków wybór jest prosty: Wyraźna zgoda. Trzy pozostałe są przeznaczone na sytuacje wyjątkowe.
Cztery podstawy prawne
Wyraźna zgoda
Klientka wyraźnie daje Ci zgodę na przechowywanie tych danych o zdrowiu, na przykład na formularzu wywiadu albo ustnie przy recepcji.
- Kiedy to wybrać? W prawie każdym przypadku. Dla salonu to normalny, właściwy wybór.
- Przykład: klientka mówi Ci, że jest uczulona na pewien produkt, abyś mógł to uwzględnić.
Istotny interes życiowy
Zapisujesz dane, bo życie lub zdrowie klientki jest bezpośrednio zagrożone i w tym momencie nie da się poprosić o zgodę.
- Kiedy to wybrać? Prawie nigdy, tylko w prawdziwej sytuacji nagłej.
- Przykład: klientce robi się słabo i musisz zapisać informacje medyczne, gdy pytanie o zgodę nie jest możliwe.
Wykonanie umowy
Dane są absolutnie niezbędne, aby bezpiecznie przeprowadzić uzgodniony zabieg.
- Kiedy to wybrać? Rzadko, i tylko wtedy, gdy wyraźna zgoda naprawdę się nie sprawdza. W praktyce poproszenie o zgodę jest prawie zawsze jasnym i lepszym wyborem.
- Przykład: zabiegu nie można bezpiecznie przeprowadzić bez pewnych informacji o zdrowiu.
Interes publiczny w zakresie zdrowia
Przetwarzasz dane z powodu wyjątkowej sytuacji zdrowia publicznego, na przykład na żądanie władz.
- Kiedy to wybrać? Prawie nigdy w zwyczajnym salonie.
- Przykład: obowiązkowa rejestracja w czasie epidemii, na instrukcję władz.
Podsumowanie: co wybrać?
| Sytuacja | Podstawa prawna |
|---|---|
| Klientka daje Ci zgodę (przypadek standardowy) | Wyraźna zgoda |
| Sytuacja nagła, w której poproszenie o zgodę jest niemożliwe | Istotny interes życiowy |
| Absolutnie potrzebne dla bezpiecznego zabiegu | Wykonanie umowy |
| Wyjątkowa sytuacja zdrowia publicznego | Interes publiczny w zakresie zdrowia |
Czyli w większości przypadków wybierasz Wyraźną zgodę.
Jak zapisać to w Salonnare?
- Otwórz kartę klienta w Klienci.
- Przejdź do bloku Dane szczególnej kategorii (RODO art. 9).
- Kliknij Zapisz zgodę i wybierz podstawę prawną.
- Następnie możesz bezpiecznie przechowywać notatki zdrowotne w zaszyfrowanym archiwum.
Jeśli klientka wypełnia formularz wywiadu i wyraża tam zgodę, Salonnare automatycznie zapisuje to jako Wyraźną zgodę.
Bez zapisanej podstawy prawnej nie możesz przechowywać notatek zdrowotnych klienta. Klientka wycofuje zgodę później? Wybierz Wycofaj zgodę w tym samym bloku; istniejące notatki są wtedy zachowane tylko do odczytu. Jeśli chcesz tylko wybrać inną podstawę prawną, użyj Zmień podstawę.
Więcej o prywatności, eksporcie i usuwaniu znajdziesz w Prywatność i RODO. O zapisywaniu danych klienta ogólnie zobacz Zarządzanie klientami.