Privacy e GDPR
Come titolare di un salone lavori ogni giorno con informazioni personali: nomi, numeri di telefono, indirizzi email, dettagli degli appuntamenti e a volte note sanitarie sensibili. Salonnare è progettato per aiutarti a gestire questi dati in modo responsabile e a rispettare le normative sulla privacy come il GDPR.
Non preoccuparti, non devi essere un esperto legale. Questa guida spiega gli strumenti pratici a tua disposizione. Ci sono due livelli di esportazione: per singolo cliente (dalla vista dettaglio cliente) e per l'intero salone (dalle Impostazioni).
Che cos'è il GDPR?
Il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) è una legge europea sulla privacy che dà alle persone il controllo sui propri dati personali. In breve, i tuoi clienti hanno il diritto di:
- Sapere quali dati conservi su di loro.
- Ottenere una copia dei propri dati.
- Chiederti di eliminare i propri dati.
Salonnare ti offre gli strumenti per gestire queste richieste in pochi clic.
Esportare un singolo cliente (richiesta di accesso)
Quando un cliente chiede "Quali dati avete su di me?", esporti la scheda completa di quel singolo cliente. Questo avviene nella vista dettaglio cliente:
- Vai su Clienti e apri il profilo del cliente.
- Clicca sul pulsante Esporta (con l'icona di download). Questo pulsante è visibile solo agli amministratori.
- Viene scaricato un file JSON chiamato
export-klant-<id>-<data>.json. - Invia questo file al cliente.
Cosa contiene l'esportazione del cliente?
L'esportazione raggruppa tutto ciò che è collegato a quel cliente:
- La scheda cliente completa (dati di contatto, data di nascita, indirizzo, note).
- Tutti gli appuntamenti e il loro stato.
- Formule colore ed etichette.
- Transazioni fedeltà e abbonamenti.
- Scontrini (cassa), pagamenti no-show e acconti.
- Preferenze di contatto, inviti al modulo di anamnesi/moduli inviati e buoni regalo.
Puoi avviare l'esportazione anche dall'elenco clienti: clic destro su un cliente (o pressione prolungata sul telefono) e scegli Esporta (GDPR).
Le note sanitarie nell'esportazione
Il cliente ha note sanitarie (allergie, farmaci, condizioni della pelle) nell'archivio protetto? Poiché solo gli amministratori possono creare questa esportazione, quelle note sono incluse decifrate. L'unica eccezione: quando un agente del supporto Salonnare sta visualizzando il tuo salone per tuo conto, le note sanitarie vengono sempre escluse dall'esportazione. Il file indica allora che non sono incluse e devono essere richieste separatamente a un collaboratore autorizzato.
Ogni nota decifrata che finisce in un'esportazione viene registrata nel registro degli accessi dell'archivio. Questo mantiene rintracciabile chi ha visualizzato quali dati sensibili e quando.
Eliminare un cliente (richiesta di cancellazione)
Quando un cliente chiede "Elimina i miei dati":
- Vai su Clienti e apri il profilo del cliente.
- Clicca su Modifica cliente.
- In fondo al modulo, clicca su Elimina cliente.
- Conferma l'eliminazione.
Puoi farlo anche dall'elenco clienti: clic destro sul cliente (o pressione prolungata) e scegli Elimina.
Un cliente che ha ancora appuntamenti futuri non può essere eliminato. Annulla o elimina prima quegli appuntamenti, poi riprova.
Cosa succede dopo
Dopo aver cliccato su elimina:
- Il cliente scompare immediatamente dai tuoi elenchi e dalle ricerche.
- Il cliente ha mai avuto un appuntamento? Allora la scheda viene resa anonima: il nome diventa "Verwijderde klant #
" e l'indirizzo email, i numeri di telefono, l'indirizzo, la data di nascita, il genere, le note ed eventuali password della pagina di prenotazione vengono eliminati. Gli appuntamenti vengono conservati per i tuoi archivi, ma non possono più essere collegati a una persona. Le recensioni del cliente restano ma diventano anonime, e la cronologia email del cliente viene eliminata. - Il cliente non ha mai avuto un appuntamento? Allora la scheda viene eliminata completamente.
I dati finanziari (vendite, fatture) devono essere conservati per scopi fiscali. Anche quando un cliente viene eliminato, questi record restano, ma non contengono più dati personali rintracciabili.
Esportare l'intero salone (a livello di account)
Puoi anche esportare una copia completa di tutti i dati del tuo salone in una volta sola, non un singolo cliente, ma la tua amministrazione completa. Lo fai in Impostazioni:
- Vai su Impostazioni.
- Nel gruppo Avanzate, apri la sezione Privacy e GDPR.
- Clicca su Esporta JSON per un'esportazione completa, oppure su Esporta CSV per un elenco clienti semplificato.
L'esportazione JSON contiene tutte le tue tabelle: clienti, appuntamenti, collaboratori, prodotti, scontrini, buoni regalo, impostazioni e altro ancora. Le note sanitarie dall'archivio protetto non sono deliberatamente incluse; quelle le esporti per singolo cliente (vedi sopra). È utile per i tuoi archivi, quando passi ad un altro sistema, o per scopi di conformità.
Anche questa esportazione a livello di account viene registrata nel registro di controllo, così puoi dimostrare in seguito chi ha scaricato un'esportazione e quando.
Eliminare il tuo account Salonnare
Nella stessa sezione Privacy e GDPR puoi inviare una richiesta per eliminare l'intero account:
- Vai su Impostazioni > Privacy e GDPR.
- Clicca su Elimina il mio account e conferma nella finestra di dialogo.
Il periodo di tolleranza di 30 giorni
- Dopo la richiesta, inizia un periodo di tolleranza di 30 giorni. Durante questo periodo il tuo account è contrassegnato per l'eliminazione, ma non ancora cancellato.
- Hai cambiato idea? Clicca su Annulla eliminazione per ripristinare completamente il tuo account.
- Solo dopo 30 giorni i dati del tuo salone vengono rimossi definitivamente.
Durante il periodo di tolleranza puoi ancora scaricare un'esportazione completa dei dati, così conservi una copia di tutto prima che venga eliminato per sempre.
Il periodo di tolleranza di 30 giorni si applica all'eliminazione dell'account del tuo salone. L'eliminazione di un singolo cliente è immediata (il cliente scompare subito dai tuoi elenchi); per questo non esiste un periodo di tolleranza a livello di account.
Per quanto tempo vengono conservati i dati?
| Tipo di dato | Per quanto tempo viene conservato |
|---|---|
| Dati personali del cliente | Finché il cliente o tu non richiedi l'eliminazione |
| Dati degli appuntamenti | Conservati come archivio, disaccoppiati dai dati personali dopo l'eliminazione |
| Dati finanziari | Almeno 7 anni (obbligo legale per scopi fiscali) |
| Note sanitarie (archivio) | Conservate criptate, con pulizia automatica dopo il periodo di conservazione |
Accordo sul trattamento dei dati
Salonnare tratta i dati per tuo conto. Puoi leggere l'accordo sul trattamento dei dati su salonnare.com/en/dpa. Se hai bisogno di una copia firmata per i tuoi archivi, richiedila tramite Assistenza.
Mantienilo semplice
La conformità alla privacy non deve essere complicata. Tre abitudini che ti mantengono dalla parte giusta:
- Raccogli solo ciò che ti serve: non compilare ogni campo per ogni cliente.
- Rispondi rapidamente alle richieste sui dati: il pulsante di esportazione lo rende una questione di pochi clic.
- Rivedi regolarmente il tuo elenco clienti e pulisci i vecchi record.
Vuoi controllare chi ha scaricato le esportazioni? Vedi il registro di controllo. Per saperne di più sulla gestione dei tuoi clienti, vedi Gestire i clienti.