Reembolsos e notas de crédito

Um cliente está a devolver um produto, ou algo correu mal num tratamento? Então reembolsas o recibo a partir do histórico de recibos da Caixa. O recibo original mantém-se como está. O Salonnare adiciona uma nota de crédito junto a ele: um segundo recibo com linhas negativas, datado do dia do reembolso.

Assim, a faturação e o IVA do dia original nunca mudam depois. O reembolso conta no período em que o fazes, e o teu resumo de IVA reduz a base tributável nesse período.

Quem pode reembolsar?

• Qualquer pessoa com a permissão de Caixa definida como Ver + editar pode reembolsar. Um administrador pode sempre. Defines as permissões por profissional, consulta Profissionais.
• Só um administrador pode devolver o dinheiro como saldo.
• Só um administrador vê a opção de reembolsar automaticamente (Reembolso via Mollie ou Reembolso via Stripe).

Reembolsar um recibo

1. Abre a Caixa e clica em Recibos no canto superior direito.
2. Clica no recibo e depois em Reembolsar. Também podes clicar com o botão direito no recibo (num telemóvel: mantém premido) e escolher Reembolsar.
3. Abre-se a janela Reembolsar recibo. Todas as linhas ainda abertas já estão selecionadas, com a respetiva quantidade total.
4. Não queres reembolsar tudo? Reduz a quantidade por linha com o botão de menos (ver Reembolsar parte de um recibo abaixo).
5. Escolhe se os produtos voltam ao stock e como o dinheiro é devolvido (ver abaixo).
6. Opcionalmente, indica um motivo. Esse motivo vai para a nota de crédito e para o histórico do cliente.
7. Clica em Reembolsar.

Recebes uma mensagem com o valor reembolsado. A nota de crédito aparece depois no histórico de recibos.

Abaixo das linhas, Linhas selecionadas mostra um valor. Esse é o valor antes de descontos. O Salonnare calcula o valor real por si: se houve um desconto no recibo, uma parte proporcional desse desconto é incluída, para que o cliente nunca receba de volta mais do que pagou por essas linhas. A gorjeta não é reembolsada.

Reembolsar parte de um recibo

Podes escolher por linha quantos itens voltam. Usa os botões de menos e mais para definir a quantidade; ao lado vês quantos dessa linha ainda estão em aberto.

Podes reembolsar um recibo em vários passos. Se parte de uma linha já tiver sido reembolsada, a janela mostra-a como "já reembolsado". Em conjunto, os reembolsos nunca excedem o valor do recibo.

Se vendeste um vale-oferta no recibo, só o podes reembolsar se estiver completamente por utilizar: ainda ativo, com o saldo total e nunca resgatado. Esse vale-oferta já está selecionado na janela. Após o reembolso fica inválido e o seu saldo é zero. Se já tiver sido parcialmente utilizado, não podes selecionar essa linha e o motivo é mostrado abaixo dela; ainda podes reembolsar as outras linhas do recibo. Assim, ninguém recebe de volta saldo que já foi gasto.

Reposição em stock

Se as linhas que reembolsas incluírem um produto, vês o interruptor Repor produtos em stock. Está ativado por predefinição: o stock desses produtos aumenta pela quantidade devolvida, com um movimento de stock que remete para a nota de crédito.

Desliga o interruptor se o produto já não puder ser vendido, por exemplo porque foi aberto ou está danificado.

Como é devolvido o dinheiro?

Em Como é devolvido o dinheiro? escolhes uma destas opções:

Opção	O que acontece	Quando está visível
Dinheiro, ou manualmente através do terminal de pagamento	O Salonnare regista o reembolso. Tu devolves o dinheiro, em dinheiro ou com o teu terminal de pagamento.	Sempre
Reembolso via Mollie ou Reembolso via Stripe	O Salonnare reembolsa automaticamente o valor no pagamento original.	Para um recibo pago com Mollie (terminal ou link de pagamento) enquanto a tua conta Mollie está ligada, para um link de pagamento Stripe, e para um recibo pago com Stripe através do aluguer de posto de trabalho. Só para um administrador
Como saldo no perfil do cliente	O valor é adicionado como saldo de cliente ao cartão do cliente.	Quando és administrador, há um cliente associado ao recibo e Saldo de cliente está ativado

Se o reembolso na Mollie ou no Stripe falhar, a nota de crédito é criada mas o dinheiro ainda não foi devolvido. Recebes uma mensagem sobre isso. Reembolsa o valor tu mesmo no painel desse serviço de pagamento.

O que mais é revertido

Um reembolso reverte mais do que apenas o dinheiro:

• Pontos de fidelização -- os pontos que o cliente ganhou com o recibo são deduzidos novamente, proporcionalmente num reembolso parcial. Com um reembolso total, o cliente recupera quaisquer pontos que tenha resgatado.
• Vale-oferta -- se o recibo foi (parcialmente) pago com um vale-oferta, esse valor volta para o vale-oferta. Um vale-oferta vazio volta a ficar utilizável; um vale-oferta bloqueado ou expirado permanece assim.
• Sinal -- num reembolso total, um sinal que foi aplicado volta a ficar disponível.
• Saldo de cliente -- o saldo que o cliente gastou no recibo volta para o seu perfil num reembolso total.
• Comissão -- a comissão sobre as linhas reembolsadas é cancelada, mesmo que já tenha sido paga.

Duas coisas mantêm-se como estavam. A marcação mantém-se Concluída, porque o tratamento foi realizado; só o dinheiro é devolvido. E a utilização de um código de desconto continua a contar para o máximo dessa promoção.

Encontrar reembolsos

No histórico de recibos (Caixa > Recibos) o estado mostra o que aconteceu a um recibo:

• Reembolsado -- tudo no recibo foi reembolsado.
• Parcialmente reembolsado -- parte foi reembolsada.
• Nota de crédito -- o próprio recibo é uma nota de crédito, com um número a começar por CREDIT.

Com o filtro Estado escolhes Reembolsado (recibos de que algo foi reembolsado) ou Nota de crédito. A faturação no topo do histórico de recibos é líquida: uma nota de crédito conta com o seu valor negativo. Uma nota de crédito não conta como um recibo extra.

Numeração. Os números de recibo (VERKOOP2601, VERKOOP2602, ...) e os números de nota de crédito (CREDIT2601, ...) seguem uma sequência por salão, cada um na sua própria série. Cada série recomeça todos os anos; os dois dígitos depois da palavra são o ano. Uma cobrança ou reembolso que não se conclui não usa nenhum número, por isso não há falhas na sequência. Os recibos que já tinham um número mantêm-no, e a série continua a partir do teu número mais alto. Em recibos mais antigos podes ainda ver falhas na sequência: antes, todos os salões partilhavam um único contador.

Se houver um cliente associado ao recibo, o reembolso também aparece no cartão do cliente em Histórico de reembolsos, com a forma como o dinheiro foi devolvido.

O que não é possível

• Eliminar um recibo pago. Reembolsas um recibo pago; eliminar só é possível para um recibo que ainda não foi pago.
• Reembolsar um recibo não pago. Ainda não foi pago nada, por isso eliminas o recibo em vez de o reembolsar.
• Reembolsar uma nota de crédito, ou um recibo que já foi totalmente reembolsado. O botão Reembolsar fica então desativado.
• Reembolsar mais do que o que ainda está em aberto. Por linha não podes selecionar mais itens do que os que restam.
• Alterar valores num recibo. Corriges um valor com um reembolso, por isso é adicionada uma nota de crédito junto a ele.