Registo de auditoria
O registo de auditoria é o "quem fez o quê, quando" do teu salão. Sempre que alguém cria uma marcação, edita um cliente, processa um recibo ou altera uma definição, isso é registado. Isto permite-te seguir exatamente o que aconteceu posteriormente, útil para a conformidade (responsabilização no âmbito do RGPD) e para a segurança do teu salão.
Onde o encontro?
O registo de auditoria encontra-se nos teus relatórios:
- Vai a Relatórios.
- Clica no separador Registo de auditoria.
O conteúdo do registo de auditoria só é visível para administradores, precisamente porque regista as ações de todos. Um profissional autorizado a abrir relatórios vê o separador, mas este permanece vazio para ele.
O que é registado?
Cada linha do registo descreve uma ação. Por linha vês:
- Hora - quando a ação ocorreu.
- Utilizador - quem realizou a ação.
- Ação - o tipo de operação: criar, atualizar, eliminar, iniciar sessão, terminar sessão, exportar ou ver.
- Entidade - a que se aplicou a ação, por exemplo uma marcação, cliente, profissional, tratamento, recibo, produto, definição ou utilizador, com o número associado. Uma tentativa de início de sessão é mostrada como Início de sessão, sem número. As campanhas, feriados, marcações recorrentes, recibos e ligações de pagamento também têm o seu próprio nome traduzido.
- Descrição - um breve resumo do que aconteceu. As descrições de inícios de sessão, términos de sessão e tentativas falhadas de início de sessão são mostradas no idioma do teu ecrã; outras descrições em texto livre são mostradas em neerlandês, tal como foram registadas.
- Endereço IP - o endereço a partir do qual a ação foi realizada.
Expandir alterações
Numa edição, há frequentemente uma linha expansível de Alterações. Clica para a abrir e ver, campo a campo, o que mudou: o valor antigo em vermelho, o valor novo em verde. Assim, vês exatamente que número de telefone, que preço ou que estado foi ajustado.
Filtrar o registo
Um salão com muito movimento gera muitas linhas de registo. Os filtros no topo ajudam-te a encontrar rapidamente o que precisas:
- Tipo de entidade - mostra apenas ações sobre clientes, marcações ou recibos, por exemplo. A lista contém todos os tipos que aparecem no registo do teu salão.
- Ação - mostra apenas um determinado tipo, como apenas criações, apenas edições ou apenas eliminações.
- Utilizador - escolhe um nome da lista para ver apenas as ações dessa pessoa. A lista contém todos os que aparecem no registo, incluindo um antigo profissional que já não faz parte da tua equipa. Escolhe Todos os utilizadores para veres todos novamente.
- Data - o registo segue o período que definires no topo dos relatórios (de/até).
Combina filtros para procurar com precisão, por exemplo "todas as eliminações pelo profissional X no mês passado".
O registo é paginado. Na parte inferior avanças pelas páginas para linhas mais antigas quando há mais resultados do que os que cabem numa página.
Para que serve?
Na prática, o registo de auditoria responde a algumas perguntas concretas:
- Conformidade (RGPD) - Quem exportou ou viu dados de clientes? Cada transferência da exportação de dados completa aparece como a sua própria linha com a descrição "Data-export gedownload" (exportação de dados transferida), para que possas demonstrar a tua responsabilização.
- Segurança - Houve eliminações pouco habituais? Filtra pela ação Eliminado para as identificares rapidamente.
- Resolução de disputas - "Quem cancelou esta marcação?" ou "Quem alterou este preço?" Abre a alteração e tens a resposta.
- Transparência da equipa - Um registo justo e neutro do que acontece no sistema, sem estar a vigiar ninguém.
O registo de auditoria destina-se a ser uma referência, não uma ferramenta de vigilância da equipa. Usa-o de forma responsável e em conformidade com os acordos com a tua equipa.
Perguntas frequentes
Posso eliminar linhas do registo? Não, isso é deliberadamente impossível. Um registo de auditoria só tem valor se não puder ser alterado, por isso é apenas de leitura.
As minhas próprias ações também são registadas? Sim. Todos no teu salão são registados, incluindo administradores. É exatamente esse o objetivo de um registo de auditoria.
Também vejo o que o suporte do Salonnare fez no meu salão? Não. Quando alguém do Salonnare inicia sessão como o teu salão para te ajudar, essas ações são registadas separadamente no Salonnare e não aparecem no teu registo de auditoria. Por isso, nunca são mostradas sob o teu nome ou o nome de um dos teus profissionais.
O Salonnare pode ver quem está ativo no meu salão? Sim, de forma limitada. Para efeitos de suporte, o Salonnare pode ver, por salão, quando um profissional iniciou sessão por última vez e com que método, quando alguém esteve ativo por último, quantas ações houve nos últimos 30 dias, e as linhas deste registo com a hora, a ação e a descrição. O Salonnare não vê aí os valores alterados (o que mudou exatamente) nem os endereços IP.
Queres saber mais sobre os teus dados e a privacidade? Consulta Privacidade e RGPD.