A marcação permanece em Agendada
O cliente já esteve presente, a venda foi registada, e ainda assim a marcação na tua agenda continua em Agendada. Conta como trabalho que não foi pago e continua a aparecer na tua lista Para tratar. Há uma razão para isso: o Salonnare não sabe que este recibo pertence a essa marcação.
Porque acontece
A associação entre um recibo e uma marcação é criada no momento da cobrança, mas apenas quando cobras a própria marcação. Se registares o tratamento manualmente na caixa, escrevendo o tratamento diretamente no recibo, essa linha do recibo não transporta nenhuma marcação consigo. A ligação não existe então em lugar nenhum, e não vai aparecer por si mesma mais tarde.
O resultado:
- A marcação continua em Agendada, mesmo que tenha sido paga há muito tempo.
- Conta como trabalho não pago nas tuas estatísticas.
- Continua no bloco Para tratar do centro de notificações, o bloco que alimenta o número vermelho no sino.
O que o Salonnare faz por si próprio
O Salonnare verifica de hora em hora as marcações que já passaram e continuam em Agendada, e verifica se existe um recibo pago e concluído para o mesmo cliente nesse mesmo dia do salão.
O Salonnare associa o recibo por si próprio e define a marcação como Concluída quando as cinco condições seguintes se verificam todas:
- Existe exatamente um recibo desses.
- Existe exatamente uma marcação presa para esse cliente nesse dia.
- Não há nenhum sinal pago ainda por liquidar e não aplicado.
- O recibo contém pelo menos um tratamento, não apenas produtos.
- O valor do recibo não está muito abaixo do preço da marcação: pelo menos 60 por cento.
Em qualquer outro caso o Salonnare não associa nada e recebes um cartão no centro de notificações, para que uma pessoa decida. Isto é intencional: um palpite associaria dinheiro à marcação errada, e isso é pior do que uma marcação que fica presa.
A verificação automática ocorre uma vez por hora. Se uma marcação continuar em Agendada, podes sempre associá-la manualmente através do cartão abaixo.
O cartão no centro de notificações
O cartão chama-se Recibo a verificar e encontra-se no bloco Para tratar. O cartão indica o motivo pelo qual o Salonnare não conseguiu resolver isto por si só:
| O que está a acontecer | O que fazer |
|---|---|
| Vários recibos pagos nessa altura | Escolhe o que pertence a esta marcação. |
| Várias marcações para o mesmo cliente no mesmo dia | Decide tu mesmo qual a marcação que esse recibo pagou. |
| O valor do recibo difere fortemente do preço da marcação | Verifica se se trata realmente do mesmo tratamento. |
| O recibo contém apenas produtos, nenhum tratamento | Verifica se foi uma venda de produto separada ou se pertence mesmo à marcação. |
| Um sinal pago continua por liquidar e nunca foi aplicado | Verifica isto primeiro: o cliente provavelmente pagou duas vezes. |
Este último motivo tem a ver com dinheiro que pode precisar de ser reembolsado. O cliente pagou um sinal e o recibo completo. Resolve isso antes de associar, porque depois de associada a marcação aparece como Concluída e o pagamento duplicado é mais difícil de detetar.
O cartão tem estes botões:
- Escolher recibo - encontra o recibo correto (ver abaixo).
- Concluir sem recibo - conclui a marcação sem associar um recibo.
- Marcar falta e Cancelar - os resultados habituais, caso o cliente não tenha comparecido ou a marcação não se tenha realizado.
- Abrir marcação - vai para a marcação na agenda.
Não há propositadamente nenhum botão "mais tarde". Um botão de adiamento em algo que envolve dinheiro apenas torna o problema invisível de novo.
O cartão normal Marcação a tratar
Juntamente com este novo cartão, Marcação a tratar continua a existir para marcações que já passaram e não têm nenhum recibo associado. Agora olha para trás 90 dias em vez de 2, pelo que podes ver de repente surgir um atraso antigo. Esse atraso já existia, apenas não era visível. Os cartões chegam em lotes, no máximo 25 novos por ronda, para que a tua lista não inunde de uma só vez.
Escolher o recibo certo
Quando clicas em Escolher recibo, abre-se a janela Escolhe o recibo que pertence a esta marcação com todos os recibos pagos para esse cliente nesse dia. Por recibo vês:
- o valor e a hora em que foi registado;
- o número do recibo;
- quantos minutos antes ou depois do fim da marcação foi registado ("12 min após o fim" ou "5 min antes do fim");
- as linhas do recibo.
Se um recibo já estiver associado a outra marcação, está marcado como Já associado a outra marcação.
Essa indicação é um aviso, não uma proibição. Duas marcações liquidadas num só recibo acontece realmente, por exemplo uma mãe a pagar por si e pela filha. Escolhe esse recibo apenas quando tiveres a certeza de que foi isso que aconteceu aqui.
Depois de escolheres um recibo, a marcação fica Concluída de imediato. Vês a mensagem Recibo associado, marcação concluída com um botão Anular.
Uma marcação que se torna Concluída porque um recibo lhe é associado posteriormente, automaticamente pelo Salonnare ou por ti através de Escolher recibo, não recebe nenhum pedido de avaliação. Essa associação é uma correção administrativa, e por causa dela não é enviado nenhum e-mail ao cliente. Se cobrares a marcação na caixa, o pedido de avaliação é enviado: na manhã seguinte às 09:00 no fuso horário do teu salão. Se escolheres Concluir sem recibo, o pedido também é enviado na manhã seguinte às 09:00, tal como ao concluir na agenda; nunca de imediato (ver Avaliações de clientes).
Concluir sem recibo
Se tiveres a certeza de que o tratamento foi realizado mas não existe nenhum recibo que lhe pertença, escolhe Concluir sem recibo. A marcação passa a Concluída sem nenhum recibo associado. Tens sete segundos para anular isso através da mensagem que aparece.
Se a marcação cair num trimestre de IVA já encerrado, aparece um aviso junto ao botão: "Esta marcação situa-se num período de IVA já encerrado. Concluí-la sem recibo aumenta a faturação e a base de IVA desse trimestre." Isto não é um bloqueio, pode perfeitamente ser uma correção justificada, mas é algo a fazer deliberadamente.
Anular uma associação
Uma associação que o Salonnare criou por si próprio, ou que escolheste através do cartão, pode ser anulada de duas formas:
- Logo após a ação - clica em Anular na mensagem que aparece.
- Mais tarde através do detalhe do recibo - na caixa, abre a lista Recibos, clica no recibo e verifica em Marcações associadas. Cada marcação mostra de onde veio a sua associação, Associada automaticamente ou Associada manualmente, com um botão Desfazer associação.
Em ambos os casos a marcação volta a Agendada e o cartão regressa a Para tratar, para que o possas avaliar novamente.
Uma associação criada na própria cobrança, cobraste a marcação a partir da agenda ou da caixa, tem a origem Associada na cobrança e não tem botão de anulação. Essa associação é a verdade desse recibo. O caminho nesse caso é reembolsar o recibo, o que elimina a associação junto com ele.
Como evitar isto
Cobra um tratamento a partir da marcação e a associação é criada de imediato, deixando a marcação logo em Concluída:
- A partir da agenda - clica na marcação e escolhe Cobrar. A caixa abre com os tratamentos dessa marcação já no carrinho.
- A partir do centro de notificações - o cartão Marcação a tratar tem o mesmo botão Cobrar.
Se registares um tratamento manualmente enquanto o cliente ainda tem uma marcação em aberto para ele, a caixa avisa-te logo acima dos totais com Isto pertence a uma marcação?: "Este tratamento foi registado manualmente enquanto o cliente ainda tem uma marcação aberta para o mesmo. Associa a marcação, caso contrário conta duas vezes para a faturação e o IVA." Aí escolhes entre Associar marcação e Manter separado.
Manter separado é uma escolha válida, não um erro. Um cliente a comprar algo extra, ou um tratamento sem marcação, é simplesmente registado em separado.
Tópicos relacionados
- Gerir marcações - a agenda, os estados e o detalhe da marcação.
- Caixa - cobrar, recibos e a lista de recibos.
- Notificações - o centro de notificações e o bloco Para tratar.
- Relatórios - onde o trabalho pago e entregue acaba nas tuas estatísticas.