Inwentaryzacja

Przynajmniej raz w roku prawdopodobnie przechodzisz wzdłuż półek z listą, aby sprawdzić, czy Twój stan magazynowy wciąż zgadza się z tym, co faktycznie jest. Funkcją Inwentaryzacja robisz to telefonem lub tabletem: skanujesz każdy produkt, natychmiast widzisz, czego Salonnare oczekuje na półce, i zapisujesz to, co faktycznie liczysz. Ważne, aby wiedzieć: Twoje liczenie nie zmienia jeszcze stanu magazynowego. Tylko gdy administrator zaksięguje inwentaryzację, wszystkie różnice trafiają do magazynu jednocześnie.

Rozpoczęcie inwentaryzacji

1. Otwórz Produkty i usługi w menu bocznym i przejdź do zakładki Produkty.
2. Kliknij Inwentaryzacja, obok Wszystkie produkty i Zużycie wewnętrzne.
3. Salonnare otwiera skaner i rozpoczyna (lub kontynuuje) Twoją własną inwentaryzację.

Skanowanie produktu

1. Zeskanuj kod kreskowy produktu.
2. Zobaczysz nazwę produktu, kategorię, oczekiwany stan (to, co Salonnare aktualnie rejestruje) i minimalny stan.
3. Pole liczenia jest już wypełnione oczekiwanym stanem. Czy ilość na półce się zgadza? Potwierdź od razu. Nie zgadza się? Dostosuj liczbę do tego, co faktycznie liczysz.
4. Kliknij Zapisz.

Zaraz po zapisaniu skaner jest gotowy na kolejny produkt, więc możesz przejść przez cały salon za jednym razem.

Kod kreskowy, którego Salonnare nie rozpoznaje

Skanujesz kod, który nie należy do żadnego produktu? Masz dwie możliwości:

• Szukaj po nazwie lub SKU - produkt może już istnieć, ale jego kod kreskowy nie jest jeszcze w systemie.
• Utwórz nowy produkt - zeskanowany kod jest wypełniany automatycznie, resztę wypełniasz sam.

Co robi, a czego nie robi zapisywanie

To najważniejsza rzecz do zapamiętania: zapisanie nie zmienia jeszcze Twojego stanu magazynowego. Każde zapisane liczenie jest zapisywane w dzienniku inwentaryzacji - rodzaju logu Twojego liczenia. Twoje liczby magazynowe pozostają dokładnie takie same, aż administrator zaksięguje inwentaryzację.

Produkty, których nie skanujesz, są po prostu pozostawione bez zmian - po prostu nie liczą się do sumy. To oznacza, że możesz też przeprowadzić inwentaryzację w częściach (na przykład najpierw produkty kolorystyczne, resztę dzień później), bez przypadkowego wyzerowania czegokolwiek.

Korekta i księgowanie (dla administratorów)

Gdy Ty (lub Twoi koledzy) skończycie skanowanie, administrator sprawdza inwentaryzację przed jej ostatecznym zatwierdzeniem:

1. Otwórz Produkty i usługi > Produkty > Inwentaryzacja.
2. Kliknij Dzienniki inwentaryzacji. Administrator widzi tutaj liczenia każdego pracownika; pracownik widzi tylko swoje własne liczenie.
3. Kliknij inwentaryzację, którą chcesz zaksięgować.
4. Przejrzyj oczekiwany stan, policzoną ilość i różnicę dla każdego produktu. Czy ten sam produkt był już zarejestrowany w innej, wciąż otwartej inwentaryzacji kolegi? Salonnare wyraźnie oznacza ten wiersz, pokazując inną ilość i kto ją policzył - wybierz, które z dwóch liczeń zachowujesz, i usuń drugie. To normalna część liczenia w kilka osób, a nie błąd. Jeśli wiersz wygląda źle z innego powodu? Popraw policzoną ilość albo usuń wiersz, jeśli produkt został policzony przez pomyłkę.
5. Kliknij Zaksięguj.

Przed ostatecznym zaksięgowaniem Salonnare pokazuje, ile produktów zostanie skorygowanych, ile produktów nie zostało policzonych i ile produktów wciąż ma niewyjaśnioną podwójną liczbę - więc od razu wiesz, czy inwentaryzacja była kompletna i czy wciąż czeka na Ciebie jakaś decyzja.

Po zaksięgowaniu stan magazynowy każdego policzonego produktu zmienia się jednocześnie na rzeczywistą ilość. Każda różnica otrzymuje swój własny wiersz w historii magazynowej, więc zawsze możesz później ustalić, skąd pochodzi skok w stanie magazynowym.

Czy produkt został usunięty po tym, jak został policzony? Wtedy jego wiersz liczenia jest pomijany, bo nie ma już stanu magazynowego do skorygowania. Resztę inwentaryzacji księguje się normalnie, a Ty otrzymujesz komunikat o liczbie pominiętych wierszy. Na liście taki wiersz nazywa się "Usunięty produkt", a potwierdzenie przed zaksięgowaniem już go wyklucza.

Zaksięgowana inwentaryzacja jest tylko do odczytu

Po zaksięgowaniu inwentaryzacji nie można jej już zmienić - nawet przez administratora. Jeśli później odkryjesz błąd, poprawiasz go w zwykły sposób: przez Skoryguj stan w menu produktu dostępnym prawym przyciskiem myszy. Zobacz Produkty i usługi oraz zarządzanie magazynem. Ta korekta również otrzymuje swój własny wiersz w historii magazynowej.

Uprawnienia: kto może co

Inwentaryzacja wymaga uprawnienia Inwentaryzacja - jest ono domyślnie włączone dla każdego pracownika, więc w praktyce nie musisz nic w tej sprawie ustawiać. Jeśli pracownik nie ma tego uprawnienia (na przykład bo administrator je wyłączył) i nie ma też uprawnienia Magazyn, nie zobaczy w menu bocznym nawet Produkty i usługi. Domyślnie tylko administrator może korygować i księgować inwentaryzacje (zobacz Dzienniki inwentaryzacji poniżej).

Jeśli pracownik ma Inwentaryzację, ale wcale nie ma uprawnienia Magazyn (domyślne dla większości pracowników), Produkty i usługi pokazuje mu tylko tryb inwentaryzacji: żadnych zakładek Usługi lub Promocje i żadnego wyboru między Wszystkie produkty i Zużycie wewnętrzne w Produktach - trafia bezpośrednio do Inwentaryzacji. Z Inwentaryzacją ustawioną na Widok + edycja może rzeczywiście skanować i zapisywać inwentaryzacje; z ustawieniem Widok może tylko przeglądać istniejące dzienniki inwentaryzacji i nie może samodzielnie rozpocząć inwentaryzacji. Pracownik z Magazynem ustawionym na Widok lub wyżej widzi pełną stronę, jak opisano powyżej, włącznie z zakładkami.

Gdy Salonnare rozpoznaje zeskanowany produkt, przycisk Edytuj produkt na ekranie przeglądu zobaczysz tylko wtedy, gdy masz też uprawnienie Magazyn (edycja) - samo uprawnienie Inwentaryzacja do tego nie wystarcza. Gdy kod kreskowy jest nieznany, to samo dotyczy Utwórz nowy produkt: ten przycisk pojawia się tylko z uprawnieniem Magazyn, ale zawsze możesz wyszukać po nazwie lub SKU.

Chcesz to dostosować dla poszczególnych pracowników? Przejdź do Ustawienia > Pracownicy, rozwiń pracownika i otwórz zakładkę Uprawnienia:

• Inwentaryzacja - domyślnie włączona dla każdego (skanowanie i zapisywanie). Wyłącz to dla pracownika, który też nie ma uprawnienia Magazyn, i Produkty i usługi zniknie dla niego.
• Magazyn - domyślnie wyłączone dla pracowników. Potrzebne do edycji produktu lub utworzenia nowego podczas liczenia.
• Dzienniki inwentaryzacji - domyślnie włączone tylko dla administratorów (korekta i księgowanie). Chcesz, aby pracownik też mógł to robić? Ustaw to uprawnienie na Widok + edycja.

Powiązane tematy

• Produkty i usługi oraz zarządzanie magazynem - Twój katalog produktów, stany magazynowe i zwykła korekta magazynowa.
• Zarządzanie pracownikami - ustawianie ról i uprawnień dla każdego pracownika.
• Zużycie wewnętrzne - rejestrowanie zużycia produktów backbar.