Konfiguracja opłat za niestawienie się
Opłata za niestawienie się pozwala obciążyć klienta, gdy nie zjawi się na wizycie. Kwotę (procentową lub stałą) i zasady konfigurujesz raz. Gdy oznaczasz wizytę jako niestawienie się, Salonnare najpierw prosi o potwierdzenie, a potem w drugim kroku pozwala wybrać: e-mail przypominający bez linku do płatności, e-mail z opłatą za niestawienie się z linkiem do płatności (kwota jest pokazana przy wyborze), albo niewysyłanie niczego. Dzięki temu nigdy przypadkowo nie wyślesz rachunku.
Co jest potrzebne
Opłaty za niestawienie się wymagają połączenia Mollie lub Stripe. Salonnare używa Mollie, jeśli je skonfigurowałeś, w przeciwnym razie przechodzi na Stripe. Jeśli nie masz jeszcze dostawcy płatności, zobacz najpierw Konfiguracja płatności.
Konfiguracja opłat za niestawienie się
- Przejdź do Ustawienia.
- W grupie Finanse wybierz sekcję Opłata za niestawienie się.
- Włącz Włącz opłatę za niestawienie się.
- Skonfiguruj zasady:
| Ustawienie | Co robi |
|---|---|
| Typ opłaty | Wybierz Procent (procent ceny usługi) albo Stała kwota (stała kwota w euro). |
| Procent / Stała kwota | Procent (na przykład 50) albo stała kwota (na przykład 25). |
| Minimalna kwota | Tylko dla procentu. Najniższa opłata, która zostanie naliczona. Przykład: jeśli ustawisz 20% z minimum 10, usługa za 30 euro wciąż kosztuje 10 euro (nie 6 euro). |
| Okres na reakcję (godziny) | Opłata zostanie naliczona tylko po tym, jak minie taka liczba godzin od czasu wizyty. 0 = natychmiast. |
| Wymagaj karty (automatyczne obciążenie) | Pobierz dane karty podczas rezerwacji. Gdy oznaczysz wizytę jako niestawienie się i wybierzesz Opłata za niestawienie się, opłata jest naliczana na tę kartę automatycznie po okresie na reakcję. Wymaga Stripe i e-maila Wymagana opłata za niestawienie się (zobacz poniżej). |
- Kliknij Zapisz.
Nie możesz włączyć opłaty za niestawienie się bez wpisania kwoty. Salonnare wyświetli błąd walidacji.
Powszednie ustawienie to 50% ceny usługi z minimum 15 euro. Jest to sprawiedliwe wobec klientów, a jednocześnie chroni Twój przychód.
E-maile dotyczące opłat za niestawienie się nie są już w tej sekcji. Włączasz lub wyłączasz je w Ustawienia > Szablony e-maili: wiersz Wymagana opłata za niestawienie się to e-mail z opłatą i linkiem do płatności, wiersz Otrzymana opłata za niestawienie się to potwierdzenie po tym, jak klient zapłacił. Obie są domyślnie włączone. Do tej zmiany jeden przełącznik wysyłał obie wiadomości; Twoje dotychczasowe ustawienie zostało przeniesione, więc nic się nie zmienia, aż sam coś przełączysz. Zobacz Szablony e-maili.
Jeśli e-mail Wymagana opłata za niestawienie się jest wyłączony, żadna prośba o płatność nie jest wysyłana po niestawieniu się i nic nie jest naliczane: nie automatycznie, i nie wtedy, gdy sam oznaczysz wizytę jako niestawienie się. Dotyczy to też karty wcześniej zapisanej przez klienta: brak e-maila, brak obciążenia. W ten sposób możesz rejestrować niestawienia bez wysyłania klientowi rachunku.
Co dzieje się automatycznie przy niestawieniu się
Krok 1 - Oznacz wizytę jako niestawienie się
- Otwórz wizytę w kalendarzu (albo przez centrum powiadomień).
- Kliknij menu statusu (albo przycisk Oznacz jako niestawienie się) i potwierdź.
Najpierw pojawia się okno potwierdzenia z imieniem klienta, datą i usługą. Kliknij Tak, niestawienie się, a wizyta zostaje oznaczona jako niestawienie się tylko po wyborze e-maila w kroku 2.
Krok 2 - Wybierz e-mail (albo pomiń go)
Po potwierdzeniu drugie okno pokazuje trzy opcje:
| Opcja | Link do płatności | Kiedy dostępna |
|---|---|---|
| E-mail przypominający | Nie | Zawsze |
| Opłata za niestawienie się | Tak, z kwotą pokazaną przy wyborze. Jeśli klient ma zapisaną kartę, nie link, ale obciążenie tej karty | Tylko jeśli opłata za niestawienie się jest włączona, e-mail Wymagana opłata za niestawienie się jest włączony w twoich szablonach e-maili, ORAZ opłata dotyczy tej wizyty |
| Nie wysyłaj niczego | - | Zawsze |
Opcja opłaty za niestawienie się ma wyraźną etykietę "Zawiera link do płatności", więc nigdy nie pomylisz jej z e-mailem przypominającym. Wybierz opcję i kliknij Wyślij.
Co wybór e-maila mówi o prośbie o płatność:
- Jeśli e-mail Wymagana opłata za niestawienie się jest wyłączony, na górze okna wyboru czytasz: Do klienta nie zostanie wysłana prośba o płatność na kwotę [kwota] i nic nie zostanie naliczone: e-mail "Wymagana opłata za niestawienie się" jest wyłączony w twoich szablonach e-maili. Opcja Opłata za niestawienie się jest wtedy niedostępna, a link Włącz w szablonach e-maili przenosi Cię do przełącznika.
- Jeśli e-mail jest włączony i opłata dotyczy, wybierz Opłata za niestawienie się: poniżej czytasz Jeśli wybierzesz Opłata za niestawienie się, klient otrzyma prośbę o płatność na kwotę [kwota] z linkiem do płatności.
- Jeśli klient ma zapisaną kartę (w ramach Wymagaj karty), opcja nazywa się wciąż Opłata za niestawienie się, ale oznacza: po okresie na reakcję kwota jest naliczana na tę kartę, bez odrębnego linku do płatności. Jeśli wybierzesz coś innego, nic nie jest naliczane.
Krok 3 - Salonnare oblicza i wysyła wybrany e-mail
- Salonnare oblicza opłatę na podstawie twoich ustawień (dla wielu usług, na podstawie sumy cen). Zapłacona zaliczka nie jest od niej odliczana.
- Jeśli ustawiony jest okres na reakcję i jeszcze nie minął, opcja opłaty za niestawienie się nie pokazuje kwoty i nie pojawia się na liście.
- Jeśli wybierzesz opłatę za niestawienie się, klient otrzymuje e-mail z datą wizyty, usługą, kwotą i linkiem do płatności.
- Jeśli wybierzesz e-mail przypominający, klient otrzymuje przyjazną wiadomość bez linku do płatności i bez kosztu.
- Jeśli wybierzesz niewysyłanie niczego, wizyta wciąż jest oznaczona jako niestawienie się, ale klient nie otrzymuje żadnej wiadomości. Żadna prośba o płatność nie jest wysyłana i nic nie jest naliczane, a okno mówi o tym od razu po wyborze.
Jeśli Wymagaj karty (automatyczne obciążenie) jest włączone i klient ma zapisaną kartę, opłata jest naliczana automatycznie z karty po okresie na reakcję, ale tylko jeśli wybierzesz Opłata za niestawienie się przy oznaczaniu i e-mail Wymagana opłata za niestawienie się jest włączony. Żaden odrębny link do płatności nie jest wysyłany. Jeśli oznaczysz wizytę jako niestawienie się w jakikolwiek inny sposób (e-mail przypominający, nie wysyłaj niczego, kilka wizyt na raz), nic nie jest naliczane.
Krok 4 - Klient płaci
- Klient klika link do płatności w e-mailu (tylko dla opcji opłaty za niestawienie się).
- Widzi bezpieczną stronę płatności (przez Mollie albo Stripe, zależnie od twoich ustawień).
- Wpisuje dane płatności i płaci.
Krok 5 - Potwierdzenie
Gdy klient zapłaci, opłata za niestawienie się jest rejestrowana jako zapłacona w raportach.
Znajdowanie opłat za niestawienie się
Chcesz zobaczyć wszystkie niestawienia się i status opłat?
- Przejdź do Raporty.
- Otwórz zakładkę Niestawienia się.
Na górze widzisz wskaźniki KPI:
| KPI | Co pokazuje |
|---|---|
| Łącznie niestawień się | Liczba przegapionych wizyt |
| Zapłacone | Liczba zapłaconych opłat za niestawienie się |
| Oczekujące | Liczba jeszcze niezapłaconych opłat |
| Łączne opłaty | Suma wszystkich naliczonych opłat |
| Zebrane opłaty | Suma zapłaconych opłat |
| Wskaźnik odzyskania | Procent opłat, które zostały zapłacone |
Jeśli są jeszcze otwarte prośby o płatność, zobaczysz najpierw Otwarte prośby o płatność: dla każdej prośby klienta, datę wizyty i kwotę. Przyciskiem Wyślij ponownie klient otrzymuje nowy link do płatności e-mailem (tylko dla prośby przez Stripe i jeśli e-mail Wymagana opłata za niestawienie się jest włączony; prośby przez Mollie nie można tu wysłać ponownie).
Poniżej znajdziesz Niestawienia się według klienta: tabela z liczbą niestawień się dla każdego klienta, ile z nich zostało zapłaconych i datą ostatniego niestawienia się.
Klienci, którzy wielokrotnie się nie zjawiają
W tych samych ustawieniach znajdziesz Oznaczanie wzorca niestawień się. Po włączeniu klienci, którzy osiągną próg, otrzymują odznakę ostrzegawczą w kalendarzu i w wyszukiwaniu wizyt.
- Próg (liczba niestawień się) - od tej liczby klient otrzymuje odznakę.
- Okno (miesiące) - niestawienia się są liczone w tym przedziale miesięcy.
Wskazówki, aby ograniczyć niestawienia się
Opłaty za niestawienie się są siatką bezpieczeństwa, ale lepsze jest zapobieganie:
- Wysyłaj przypomnienia - Salonnare może wysyłać automatyczne e-maile przypominające.
- Poproś o zaliczkę - zobacz Konfiguracja zaliczek.
- Ułatw zmianę terminu - klienci częściej się zjawiają, jeśli mogą łatwo przełożyć wizytę.
Chcesz wiedzieć więcej o płatnościach? Zobacz Konfiguracja płatności. Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu wizytami? Zobacz Zarządzanie wizytami.