Wizyta pozostaje w statusie Zaplanowana
Klient był już u ciebie, sprzedaż została zarejestrowana, a mimo to wizyta w twoim kalendarzu wciąż jest w statusie Zaplanowana. Liczy się to jako praca, za którą nie zapłacono, i wciąż wisi na Twojej liście Do obsłużenia. Przyczyna jest jedna: Salonnare nie wie, że ten paragon należy do tej wizyty.
Dlaczego tak się dzieje
Połączenie między paragonem a wizytą powstaje przy kasie, ale tylko wtedy, gdy rozliczasz wizytę przez kasę. Jeśli wpiszesz usługę ręcznie wprost do paragonu przy kasie, ta pozycja na paragonie nie jest powiązana z żadną wizytą. Połączenie wtedy po prostu nigdzie nie istnieje i nie pojawi się samo później.
Skutek:
- Wizyta pozostaje w statusie Zaplanowana, mimo że dawno została zapłacona.
- Liczy się jako niezapłacona praca w twoich statystykach.
- Wciąż wisi w bloku Do obsłużenia w centrum powiadomień, czyli w bloku, z którego pochodzi czerwona liczba na dzwonku.
Co Salonnare robi samodzielnie
Salonnare co godzinę sprawdza wizyty, które są już w przeszłości i wciąż mają status Zaplanowana, i sprawdza, czy dla tego samego klienta i tego samego dnia salonu istnieje zapłacony, zakończony paragon.
Salonnare samodzielnie łączy paragon i ustawia wizytę na Zakończona, gdy spełnione jest wszystkich pięć poniższych warunków:
- Istnieje dokładnie jeden taki paragon.
- Istnieje dokładnie jedna zawieszona wizyta tego klienta w tym dniu.
- Nie istnieje żadna zapłacona zaliczka, która jest wciąż nieuregulowana i niewykorzystana.
- Paragon zawiera co najmniej jedną usługę, nie tylko produkty.
- Kwota paragonu nie jest znacznie niższa od ceny wizyty: co najmniej 60 procent.
W każdym innym przypadku Salonnare niczego nie łączy, a ty otrzymujesz kartę w centrum powiadomień, żeby decyzję podjął człowiek. To jest celowe: zgadywanie mogłoby przypisać pieniądze do niewłaściwej wizyty, a to gorsze niż wizyta, która zostaje zawieszona.
Automatyczne sprawdzenie działa raz na godzinę. Jeśli wizyta wciąż jest w statusie Zaplanowana, zawsze możesz połączyć ją ręcznie przez kartę opisaną poniżej.
Karta w centrum powiadomień
Karta nazywa się Paragon do sprawdzenia i znajduje się w bloku Do obsłużenia. Karta wskazuje przyczynę, dla której Salonnare nie mogło rozwiązać sprawy samodzielnie:
| Sytuacja | Co robisz |
|---|---|
| Kilka zapłaconych paragonów w tym samym czasie | Wybierz ten, który należy do tej wizyty. |
| Kilka wizyt tego samego klienta w tym samym dniu | Sam zdecyduj, za którą wizytę zapłacono tym paragonem. |
| Kwota paragonu znacząco różni się od ceny wizyty | Sprawdź, czy to naprawdę ta sama usługa. |
| Paragon zawiera tylko produkty, bez usługi | Sprawdź, czy to była osobna sprzedaż produktów, czy faktycznie dotyczy tej wizyty. |
| Zapłacona zaliczka jest wciąż nieuregulowana i nigdy nie została wykorzystana | Sprawdź to najpierw: klient prawdopodobnie zapłacił dwa razy. |
Ten ostatni przypadek dotyczy pieniędzy, które mogą wymagać zwrotu. Klient zapłacił zaliczkę i cały paragon. Wyjaśnij to przed połączeniem, bo po połączeniu wizyta jest oznaczona jako Zakończona i podwójną płatność trudniej zauważyć.
Karta zawiera następujące przyciski:
- Wybierz paragon - znajdź właściwy paragon (patrz poniżej).
- Zakończ bez paragonu - zakończ wizytę bez przypisywania paragonu.
- Niestawienie się i Odwołana - standardowe rozstrzygnięcia, gdy klient się nie zjawił albo wizyta nie doszła do skutku.
- Otwórz wizytę - przechodzi do wizyty w kalendarzu.
Celowo nie ma przycisku "później". Przycisk odkładania czegoś, co dotyka pieniędzy, tylko ponownie ukrywa problem.
Zwykła karta Wizyta do obsłużenia
Oprócz tej nowej karty wciąż istnieje Wizyta do obsłużenia dla wizyt, które są już w przeszłości i nie mają żadnego paragonu. Teraz obejmuje ona 90 dni wstecz, a nie 2 dni, więc może się okazać, że nagle widzisz starą zaległość. Ta zaległość zawsze istniała, po prostu nie była widoczna. Karty pojawiają się partiami, maksymalnie 25 nowych naraz, więc Twoja lista nie zostanie zalana od razu.
Wybieranie właściwego paragonu
Po kliknięciu Wybierz paragon otwiera się okno Wybierz paragon, który należy do tej wizyty z każdym zapłaconym paragonem tego klienta z tego dnia. Przy każdym paragonie widzisz:
- kwotę i godzinę, w której został zarejestrowany;
- numer paragonu;
- liczbę minut przed lub po zakończeniu wizyty, kiedy został zarejestrowany ("12 min po zakończeniu" albo "5 min przed zakończeniem");
- pozycje na paragonie.
Jeśli paragon jest już powiązany z inną wizytą, jest oznaczony jako Już powiązany z inną wizytą.
To oznaczenie jest ostrzeżeniem, nie zakazem. Dwie wizyty rozliczone jednym paragonem naprawdę się zdarzają, na przykład mama płacąca za siebie i za córkę. Wybierz taki paragon tylko wtedy, gdy jesteś pewny, że tak było w tym przypadku.
Po wybraniu paragonu wizyta jest od razu Zakończona. Zobaczysz komunikat Paragon połączony, wizyta zakończona z przyciskiem Wycofaj.
Wizyta, która staje się Zakończona, ponieważ paragon zostaje do niej przypisany po fakcie, automatycznie przez Salonnare albo przez ciebie przez Wybierz paragon, nie otrzymuje prośby o opinię. Takie połączenie jest korektą administracyjną i żaden e-mail nie jest z tego powodu wysyłany do klienta. Jeśli rozliczasz wizytę w kasie, prośba o opinię zostaje wysłana: następnego ranka o 09:00 w strefie czasowej Twojego salonu. Jeśli wybierzesz Zakończ bez paragonu, prośba również zostaje wysłana następnego dnia rano o 09:00, tak jak przy zakończeniu wizyty w kalendarzu; nigdy od razu (zobacz Opinie klientów).
Zakończanie bez paragonu
Jeśli jesteś pewny, że usługa została wykonana, ale nie ma paragonu, który do niej należy, wybierz Zakończ bez paragonu. Wizyta przechodzi do statusu Zakończona bez przypisanego paragonu. Masz siedem sekund, aby to wycofać przez komunikat, który się pojawia.
Jeśli wizyta przypada na kwartał VAT, który jest już zamknięty, przy przycisku pojawia się ostrzeżenie: "Ta wizyta przypada na zamknięty okres VAT. Zakończenie jej bez paragonu zwiększa przychód i podstawę VAT tego kwartału." Nie jest to blokada, może to być w pełni uzasadniona korekta, ale to krok, który należy wykonać świadomie.
Wycofywanie połączenia
Połączenie, które Salonnare utworzyło samodzielnie, albo które wybrałeś przez kartę, można wycofać dwoma sposobami:
- Zaraz po akcji - kliknij Wycofaj w komunikacie, który się pojawia.
- Później, przez szczegóły paragonu - w kasie otwórz listę Paragony, kliknij paragon i zobacz sekcję Powiązane wizyty. Każda wizyta pokazuje, skąd pochodzi połączenie, Połączono automatycznie albo Połączono ręcznie, z przyciskiem Wycofaj połączenie.
W obu przypadkach wizyta wraca do statusu Zaplanowana, a karta wraca do bloku Do obsłużenia, abyś mógł ją ponownie ocenić.
Połączenie utworzone już przy samej kasie, czyli gdy rozliczyłeś wizytę z kalendarza lub kasy, ma pochodzenie Połączono przy kasie i nie ma przycisku wycofania. To połączenie jest prawdą tego paragonu. Właściwą ścieżką jest zwrot paragonu, co usuwa to połączenie wraz z nim.
Jak tego uniknąć
Rozlicz usługę z wizyty i połączenie powstaje od razu, a wizyta natychmiast zostaje Zakończona:
- Z kalendarza - kliknij wizytę i wybierz Rozlicz. Kasa otwiera się z usługami z tej wizyty już w koszyku.
- Z centrum powiadomień - karta Wizyta do obsłużenia ma ten sam przycisk Rozlicz.
Jeśli jednak wpiszesz usługę ręcznie, podczas gdy klient wciąż ma otwartą wizytę na tę usługę, kasa ostrzeże Cię tuż nad sumą komunikatem Czy to dotyczy wizyty?: "Ta usługa została wpisana ręcznie, podczas gdy klient wciąż ma dla niej otwartą wizytę. Połącz wizytę, w przeciwnym razie liczy się dwukrotnie w przychodzie i VAT." Wybierasz tam między Połącz wizytę a Potraktuj osobno.
Potraktuj osobno to pełnoprawny wybór, nie błąd. Klient kupujący coś dodatkowego albo usługa bez wizyty jest po prostu rozliczana osobno.
Powiązane tematy
- Zarządzanie wizytami - kalendarz, statusy i szczegóły wizyty.
- Kasa - rozliczanie i lista paragonów.
- Powiadomienia - centrum powiadomień i blok Do obsłużenia.
- Raporty - gdzie zapłacona i wykonana praca trafia w twoich statystykach.