L'appuntamento resta su Programmato
Il cliente è venuto, la vendita è stata registrata, eppure l'appuntamento nella tua agenda è ancora su Programmato. Conta come lavoro non pagato e resta nella tua lista Da gestire. C'è un solo motivo per questo: Salonnare non sa che questo scontrino appartiene a quell'appuntamento.
Perché succede
Il collegamento tra uno scontrino e un appuntamento viene creato al momento del pagamento in cassa, ma solo quando incassi partendo dall'appuntamento. Se registri il trattamento a mano in cassa, digitando direttamente il trattamento nello scontrino, quella riga dello scontrino non porta con sé nessun appuntamento. Il collegamento allora non esiste da nessuna parte, e non apparirà da solo più avanti.
Il risultato:
- L'appuntamento resta su Programmato, anche se è stato pagato molto tempo fa.
- Conta come lavoro non pagato nei tuoi dati.
- Resta nel blocco Da gestire del centro notifiche, il blocco che alimenta il numero rosso sulla campanella.
Cosa fa Salonnare da sé
Salonnare controlla ogni ora gli appuntamenti nel passato ancora su Programmato, e verifica se esiste uno scontrino pagato e completato per lo stesso cliente nello stesso giorno del salone.
Salonnare collega lo scontrino da solo e imposta l'appuntamento su Completato quando tutte e cinque le condizioni seguenti sono vere:
- C'è esattamente un solo scontrino del genere.
- C'è esattamente un solo appuntamento bloccato per quel cliente in quel giorno.
- Non c'è nessun acconto pagato ancora in sospeso e non applicato.
- Lo scontrino contiene almeno un trattamento, non solo prodotti.
- L'importo dello scontrino non è molto inferiore al prezzo dell'appuntamento: almeno il 60 percento.
In qualsiasi altro caso Salonnare non collega nulla e ricevi una scheda nel centro notifiche, così decide una persona. Questo è intenzionale: una supposizione potrebbe collegare del denaro all'appuntamento sbagliato, e questo è peggio di un appuntamento che resta bloccato.
Il controllo automatico viene eseguito una volta all'ora. Se un appuntamento è ancora su Programmato, puoi sempre collegarlo manualmente tramite la scheda sotto.
La scheda nel centro notifiche
La scheda si chiama Scontrino da controllare e si trova nel blocco Da gestire. La scheda indica il motivo per cui Salonnare non ha potuto gestirlo da solo:
| Cosa succede | Cosa fai |
|---|---|
| Più scontrini pagati nello stesso periodo | Scegli quello che appartiene a questo appuntamento. |
| Più appuntamenti per lo stesso cliente lo stesso giorno | Decidi tu stesso a quale appuntamento quello scontrino ha pagato. |
| L'importo dello scontrino differisce molto dal prezzo dell'appuntamento | Controlla se si tratta davvero dello stesso trattamento. |
| Lo scontrino contiene solo prodotti, nessun trattamento | Controlla se era una vendita di prodotti separata oppure appartiene davvero all'appuntamento. |
| Un acconto pagato è ancora in sospeso e non è mai stato applicato | Controlla questo per primo: il cliente ha probabilmente pagato due volte. |
Quest'ultimo motivo riguarda denaro che potrebbe dover essere rimborsato. Il cliente ha pagato un acconto e lo scontrino completo. Risolvi la questione prima di collegare, perché una volta collegato l'appuntamento appare come Completato e il doppio pagamento diventa più difficile da individuare.
La scheda porta questi pulsanti:
- Scegli scontrino - trova lo scontrino giusto (vedi sotto).
- Completa senza scontrino - completa l'appuntamento senza collegare uno scontrino.
- No-show e Annullato - gli esiti abituali, se il cliente non si è presentato o l'appuntamento non si è svolto.
- Apri appuntamento - va all'appuntamento in agenda.
Non c'è intenzionalmente un pulsante "più tardi". Un pulsante di rinvio su qualcosa che riguarda il denaro renderebbe solo di nuovo invisibile il problema.
La normale scheda Appuntamento da gestire
Oltre a questa nuova scheda, Appuntamento da gestire esiste ancora per gli appuntamenti nel passato senza alcuno scontrino. Ora guarda indietro di 90 giorni invece di 2, quindi potresti vedere apparire improvvisamente un vecchio arretrato. Quell'arretrato c'era sempre, semplicemente non era visibile. Le schede arrivano in gruppi, al massimo 25 nuove per round, così la tua lista non si riempie tutta in una volta.
Scegliere lo scontrino giusto
Quando clicchi su Scegli scontrino, si apre la finestra Scegli lo scontrino che appartiene a questo appuntamento con ogni scontrino pagato per quel cliente in quel giorno. Per ogni scontrino vedi:
- l'importo e l'orario in cui è stato registrato;
- il numero dello scontrino;
- quanti minuti prima o dopo la fine dell'appuntamento è stato registrato ("12 minuti dopo la fine" o "5 minuti prima della fine");
- le righe sullo scontrino.
Se uno scontrino è già collegato a un altro appuntamento, viene contrassegnato come Già collegato a un altro appuntamento.
Quel contrassegno è un avviso, non un divieto. Due appuntamenti saldati con un solo scontrino succede davvero, una madre che paga per sé e per la figlia, ad esempio. Scegli uno scontrino del genere solo quando sei sicuro che sia davvero andata così.
Non appena scegli uno scontrino l'appuntamento diventa subito Completato. Vedrai il messaggio Scontrino collegato, appuntamento completato con un pulsante Annulla.
Un appuntamento che diventa Completato perché gli viene collegato a posteriori uno scontrino, automaticamente da Salonnare o da te tramite Scegli scontrino, non riceve una richiesta di recensione. Un collegamento di questo tipo è una correzione amministrativa, e per questo non viene inviata nessuna email al cliente. Se incassi l'appuntamento in cassa, la richiesta di recensione viene invece inviata: la mattina successiva alle 09:00 nel fuso orario del tuo salone. Se scegli Completa senza scontrino, anche la richiesta parte la mattina dopo alle 09:00, proprio come quando completi dall'agenda; mai subito (vedi Recensioni dei clienti).
Completare senza scontrino
Se sei sicuro che il trattamento sia stato effettuato ma non c'è nessuno scontrino che gli appartiene, scegli Completa senza scontrino. L'appuntamento passa a Completato senza nessuno scontrino collegato. Hai sette secondi per annullare questa azione tramite il messaggio che appare.
Se l'appuntamento rientra in un trimestre IVA già chiuso, appare un avviso vicino al pulsante: "Questo appuntamento rientra in un periodo IVA chiuso. Completarlo senza uno scontrino aumenta il fatturato e la base IVA di quel trimestre." Non è un blocco, potrebbe trattarsi di una correzione del tutto legittima, ma è qualcosa da fare consapevolmente.
Annullare un collegamento
Un collegamento che Salonnare ha creato da solo, o che hai scelto tramite la scheda, può essere annullato in due modi:
- Subito dopo l'azione - clicca su Annulla nel messaggio che appare.
- Più tardi tramite il dettaglio dello scontrino - in cassa, apri l'elenco Scontrini, clicca sullo scontrino e guarda sotto Appuntamenti collegati. Ogni appuntamento mostra da dove viene il suo collegamento, Collegato automaticamente o Collegato manualmente, con un pulsante Annulla collegamento.
In entrambi i casi l'appuntamento torna su Programmato e la scheda ritorna in Da gestire, così puoi valutarlo di nuovo.
Un collegamento creato direttamente al pagamento in cassa (hai incassato l'appuntamento dall'agenda o dalla cassa) porta l'origine Collegato alla cassa e non ha un pulsante di annullamento. Quel collegamento è la verità di quello scontrino. Il percorso in quel caso è il rimborso dello scontrino, che elimina il collegamento insieme a esso.
Come prevenirlo
Incassa un trattamento partendo dall'appuntamento e il collegamento viene creato immediatamente, lasciando l'appuntamento su Completato da subito:
- Dall'agenda - clicca sull'appuntamento e scegli Incassa. La cassa si apre con i trattamenti di quell'appuntamento già nel carrello.
- Dal centro notifiche - la scheda Appuntamento da gestire ha lo stesso pulsante Incassa.
Se invece registri un trattamento a mano mentre il cliente ha ancora un appuntamento aperto per quello, la cassa ti avvisa appena sopra i totali con Questo appartiene a un appuntamento?: "Questo trattamento è stato battuto manualmente mentre il cliente ha ancora un appuntamento aperto per esso. Collega l'appuntamento, altrimenti conta due volte nel fatturato e nell'IVA." Lì scegli tra Collega appuntamento e Mantieni separati.
Mantieni separati è una scelta a tutti gli effetti, non un errore. Un cliente che compra qualcosa in più, o un trattamento senza appuntamento, viene semplicemente registrato separatamente.
Argomenti correlati
- Gestire gli appuntamenti - l'agenda, gli stati e il dettaglio dell'appuntamento.
- Punto vendita - pagamento in cassa, scontrini e l'elenco degli scontrini.
- Notifiche - il centro notifiche e il blocco Da gestire.
- Report - dove finisce il lavoro pagato e svolto nei tuoi dati.